2020-06-29 長崎県長崎市

エクセルの“差し込み印刷”機能で「おくやみ」申請書作成をサポート。

※下記はジチタイワークスVol.10（2020年6月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。

長崎市地域支援室では、平成31年3月から、「おくやみ」申請書作成支援システムの運用を開始した。これまでの死亡後の手続きでは、来庁者が庁舎内の複数の窓口に出向く必要があり、亡くなった人の状況によっては申請書に同じ項目を何度も書く必要があった。また、職員もどこまで手続きが済んでいるかをその都度確認しなければならず、負担を感じていた。

そこで、同年1月に窓口を一本化。来庁者の移動を無くし、申請書記入の負担を軽減させた。さらに情報システム課へ協力を仰ぎ、エクセルの“差し込み印刷”機能を用いて申請書作成支援のシステムを構築。名前や住所などを一度記入すれば各様式に反映されるようになり、受付時間を平均2分ほど短縮した。担当者は「手続きにかかる時間が減り、帳票の確認漏れが起こりにくくなりました。同年11月にはこのシステムを一部改修し、住所異動に伴う申請書作成支援システムも稼働させています」と話す。