学校と市の情報連携や自動翻訳機能で、多くの保護者に届きやすくする。

学校からの緊急連絡や保護者からの欠席連絡をスムーズにするために。

市から住民への防災情報の配信に、一斉メールを利用していた同市。学校からの連絡も、緊急の場合にはメールを活用していた。しかし、コロナ禍を経験し、教育現場からは“健康チェックや欠席連絡など、学校と保護者が相互に連絡できるようにしたい”という要望があったそうだ。また、同市は製造業が盛んな土地柄で、外国籍の家庭が多い。市内の児童・生徒の約10%が外国籍で、多い学校では全校の約3割にのぼるという。特に割合の多いフィリピン・ブラジル国籍の家庭への対応については学校に通訳が常駐し、メールは翻訳したものを送信していた。

「外国籍の保護者には電話でも伝わりにくいという課題がありました。メールは短い文に整え、翻訳を依頼してから送っていたので、どうしても時間がかかっていたのです」と真野さん。

市のDX推進実行計画で、スマホアプリの導入を掲げ、「スパイラルローキャス（取材時はバイザー）」のメール配信システムを令和5年1月に「すぐメールPl us＋（プラス）」へ更新。前述の課題を踏まえ、同時期に学校向けの連絡システム「すぐーる」と連携させることになったという。

毎朝の電話対応に追われなくなり市教委も各校の状況が分かる。

すぐーるは、学校から情報を届けるだけでなく、保護者からの出欠連絡を受け取ることも可能。これまで欠席の際は電話しか連絡方法がなかったが、今では各クラスの担任がシステム上で受け取れるため、管理がスムーズになったそうだ。「コロナで欠席者が多かった時期は、授業前の約1時間、電話がつながりにくくなることもありました。担任は教室と職員室を行き来して欠席状況を確認していたので、随分業務が効率化されます」。外国籍の家庭が多い同市では、自動翻訳機能も重宝しているという。受け取る側が13の言語から設定できるため、通訳を介することなくスムーズに配信でき、双方にとって便利になる。

また、教育委員会にとってのメリットも大きい。雷など悪天候の際は子どもたちを下校させることができず、保護者に迎えを依頼するそうだが、以前は市教委が各学校に電話して対応状況を確認していた。今ではシステムを通して学校の対応が把握できるという。「入学前の、学級が決まっていない新入生への連絡に活用するケースもあります。今年は入学式の日が悪天候で、予定通りに実施できるか分からない状況でした。過去にない事態でしたが、連絡システムを使ってよかったです」と真野さん。

従来は紙だった学級通信なども、パソコンで制作してそのまま送信できる。国や県からの情報も以前は紙で配布していたが、市教委から掲載元のURLを共有する形で配信しているそうだ。働き方改革やペーパーレスにつながり、コンパクトな内容をより高い頻度で配信することもできるようになる。

システム連携で、市が配信する子育て情報なども届けられる。

市のメール配信システムと連携させたことで、今後は市教委や学校以外の情報も、保護者に配信していくという。「市の子育て情報などは、すぐーるを活用する保護者にとって必要な情報でしょう。すぐーると連携していれば、ほぼ全ての児童・生徒の保護者に届けられるため、有益な情報をより高確率で伝えられます」と金子さん。

すぐーるを利用する保護者の約9割が市の情報を受信しているといい、届け先が増えることは市にとっても効果的だ。さらに、観光・レジャー情報や、各種給付金に関する案内、災害情報なども、各担当者が必要に応じて配信していくという。

「DX担当にとって、自治体が配信するメールの登録者をどう増やすかが課題でした。教育現場と連携することで、入園・入学のたびに一定数の増加が見込めるので、メリットは大きいです」。システムの連携で、組織に横串が通り、よりラクに、より多くの人に必要な情報が届くことが期待される。

可児市
左：市政企画部 広報情報課
課長 金子 嘉明（かねこ よしあき）さん
右：教育委員会事務局 学校教育課
指導主事 真野 純次（まの じゅんじ）さん

 

 

登録者増加に寄与

導入事例

すぐーるとすぐメールPlus＋を導入した自治体の声はこちらから。