校務支援システムと連携し煩雑な入力業務を削減する。

宝塚市
教育委員会
学校教育部 教育研究課
指導主事 平井 大貴（ひらい だいき）さん

宝塚市立仁川小学校
教頭 辻 晃英（つじ あきひで）さん

各校で連絡手段が異なるために、スムーズな情報発信が困難だった。

コロナ禍をきっかけに、それまでのアナログな欠席連絡の方法から、システム活用に切り替わった同市。市内の約8割の学校が連絡システムを導入していたが、選定は各校の裁量に任せていたため、システムの種類や運用方法にバラつきが生じていたそうだ。「教育委員会から保護者へのお知らせを出す場合、学校にデータを送り、印刷・配布をお願いする形でした。緊急時は学校が閉まっている場合もあり、情報がスムーズに行き届かないこともあったのです。そうした状況をなくすために、教育委員会から学校と保護者へ一斉に情報配信できる仕組みを整える必要がありました」と辻さんは振り返る。また、システムによっては保護者から受けた欠席・遅刻連絡を書き写し、校務支援システムに転記する必要があった。

そこで同市では、令和7年4月に全ての小・中学校で連絡手段を統一。選定にあたっては、校務支援システムと連携できる点を重視し、「スパイラルローキャス」が展開する連絡システムである「すぐーる」を採用するに至った。

2つのシステムを連携させて業務時間が30分以上の削減に。

すぐーるは、保護者がアプリを使うことで学校との相互連絡が可能になる。これまでは保護者へ急ぎの連絡をしなければならない場合、電話で伝えるしかなかった。今は個別にメッセージが送れる“子ども指定配信機能”を活用し、テキストメッセージを送信できるように。「何度も電話をかけなくても、確実に保護者に連絡できるようになったのは大きな変化です」。教育委員会から保護者に直接連絡できるため、長期休業中などに学校を介さずに済むようになった点が大きなメリットだという。

また同市では、すぐーると校務支援システムを連携させている。これまで児童・生徒の出欠状況は、保護者から電話や連絡帳で受け取った内容を教員が健康観察表に記載。その後、教育委員会への月次報告のために校務支援システムへ入力するという二重の作業が発生していた。現在はこの連携によって、欠席や遅刻の連絡も保護者から送信された内容がそのまま校務支援システム内の出席簿に表示されるようになった。その結果、教育委員会への月次報告にかかる作業時間が、1クラス当たり約1時間削減。教員の業務負担が大きく軽減した。また、年次更新する際にも教員は校務支援システムを更新するだけで作業が完了。更新作業の時間が1学年で約30分削減されたという。

印刷室に行く機会が少なくなり教員が早く帰宅できるように。

かつては月末になると、教員が印刷室で大量の配布物を印刷し、各クラスの人数分を仕分けて配布する作業が日常的だった。「今は印刷室に行く用事はほとんどなくなりました」。印刷や配布にかかる時間が減ったことで、残業時間の削減につながり、教員の働き方改革にも寄与しているという。さらに、教員からは“新たに連絡事項が発生した際も、追って連絡ができるので助かる”との声もあり、必要な情報を柔軟に届けられる点が評価されている。

また、これまでは教育委員会から保護者へのお知らせをデータで学校に渡し、学校側が印刷・配布を行っていた。現在は発信方法を刷新したことで、システムを通して教育委員会から保護者に直接送ることができるようになった。これにより、教員が印刷作業にかかる時間は1日約15分減少。1カ月では約6時間の削減につながったという。「多いときは教育委員会から1日に約10件を通知したこともありましたが、全て連絡システムで完結したため、学校現場の印刷業務の手間を減らすことができました」と平井さん。辻さんは「これからの学校現場に合った仕組みだと実感しています」と語ってくれた。

CHECK!

宝塚市が活用している校務支援システム

同市では、「内田洋行」の校務支援システム「デジタル校務」と連携。小学校から中学校までの9年間にわたる児童・生徒情報を一元管理できる、統合型校務支援システムだ。出欠確認など、連絡ツールとしての機能をすぐーるが担っている。