学校連絡を一つにまとめ、大事な情報を届きやすく。

熊本市 教育委員会事務局
教育総務部 教育政策課
左：山口 哲志（やまぐち てつじ）さん
右：伊藤 恵美子（いとう えみこ）さん

より便利なシステムを導入し、保護者への連絡方法を統一。

全国的に校務のデジタル化が進められているが、自治体や対象となる業務内容によって進捗は様々なようだ。同市では、緊急連絡に使うメールシステムを導入していたものの、学校・学級のお知らせなどは、プリント配布が主だった。「日常の欠席・遅刻連絡にもシステムを使う学校はありましたが、保護者が学級や名前を毎回入力しなければ誰からの連絡なのかが分かりにくく、手間になっていました。教育委員会からすると市内で方法が統一されていない点も課題でしたね」と伊藤さん。

そこで学校と教育委員会が共通で使うことができ、学校関連のやりとりをまとめられるシステムを導入するため、令和5年度にプロポーザルを実施した。その結果、全国での導入実績の多さや災害時のつながりやすさなどから、「スパイラルローキャス」の「すぐーる」が選ばれたという。同システムは、保護者がアプリを使うことで、学校からのお知らせの受信や、保護者から学校への欠席連絡など、相互連絡が可能に。教育委員会も、情報配信や各校の状況確認ができる。
 

学校・保護者のやりとりに加え地域の協力者からも配信できる。

同システムの機能には、連絡帳や欠席・遅刻連絡、おたより配信などがある。従来は主に電話でやりとりしていた欠席・遅刻の連絡は、教員の端末から確認できるので効率的に。理由などの詳細も相違なく伝わりやすくなるという。学校や学級から家庭へのおたよりも、電子化することで印刷・配布の手間がなくなり、子どもが保護者に渡し損ねることを防げるのもメリットだ。本導入に先駆け、市内の教育機関の1割に当たる計14の幼稚園、小・中学校、高校でトライアルを実施。最初の1カ月で、欠席・遅刻連絡にかかる時間は1日当たり平均約13分、プリントの配布は1件当たり平均約18分を削減できたそうだ。

令和6年度からは全ての幼稚園、小・中学校、高校、特別支援学校で運用を開始。学校や学年単位での配信機能も活用している。「小学6年生宛て、中学3年生宛て、のように指定して配信できるので、必要な情報だけが届き、受け取り側も見落としを防げます。兄弟姉妹がいる家庭などにも、便利に活用されています」と山口さん。

このほか、部活動の外部指導員など校外の協力者にも配信権限を付与できる。同市では放課後児童クラブの職員に権限を付与。夏休みなどの長期休暇中に、個別の出欠確認などをしているという。閲覧する情報や、配信する権限を制限できるため、安心感と使い勝手が好評のようだ。
 

 

アプリなら、忙しい保護者も効率的に情報を受け取れる。

学校で扱う書類も徐々に電子化が進み、配信方法も見直されてきているようだ。「例えば保護者を対象にアンケート調査を実施する際などは、今まで各学校に依頼して、学校から配信してもらっていました。すぐーるを使って教育委員会から一斉配信できるようになったので、先生の負担を減らすことができています」と山口さん。

伊藤さんは、アプリを活用することで共働きの両親にも情報が届きやすくなったと感じているのだとか。「保護者世代は、電話や紙よりもアプリの方が身近だという層が増えてきています。これまでは、父母のいずれかが紙のおたよりを見るケースが中心でしたが、アプリの場合は両親がそれぞれ、通勤中や仕事の休憩時間におたよりの配信を見ているという声を聞きます。家庭内で情報が共有されやすくなることは、学校としても安心できますね」。システムを通して学校現場と家庭がつながるだけでなく、学校内・家庭内それぞれの情報共有も活発になる。忙しい教職員も保護者も、効率よく連携できるようになりそうだ。
 

教育現場の声

※熊本市が市内の公立校に対し、導入後に実施したアンケート結果や意見収集より