防災の情報配信を見直し全庁的なDXを進める。

蔵王町
総務課
防災専門監 佐藤 洋一（さとう よういち）さん

蔵王町
総務課
主事 草川 辰徳（くさかわ たつのり）さん

有事の情報配信に課題があり音声以外の方法を模索した。

従来、同町における防災の情報配信手段は、防災行政無線と巡回車の放送だけだった。山間部では音声がこだまして聞き取りづらくなるなど、場所や状況によっては正しい内容を受け取れないことがあったという。「町民から放送内容について問い合わせの電話が入ることが多く、音声メディアの情報配信に限界を感じていました」と佐藤さんは振り返る。その一方で、庁内にも有事の際の課題があったという。同町の職員は半数以上が町外に住んでおり、車で1時間以上かけて通勤する人もいる。そのため、安否確認やスムーズな参集が難しかったのだ。「管理職向けには、国からの緊急情報を自動配信するメールシステムを導入していましたが、操作性や通信の不安定さに課題を感じており、代替となるシステムを探していました」。

当初は「スパイラルローキャス（取材時はバイザー）」が提供する、緊急時の職員参集システムに興味をもったが、同社の担当者と話すうちに「すぐメールPlus＋（プラス）」を検討するようになった。同システムでは、町民向けの情報を複数メディアに一斉配信できる。「有事の際、職員にも町民にも情報を伝えられるため、当町の困り事を改善できると感じました」。こうして、令和6年に町政策委員会へ提案。全庁的に取り組むべきだという理解を得て導入が決定した。

―システム導入前後の変化―

複数メディアに配信ができて情報が伝わりやすくなる。

導入の決め手は「シンプルな操作で、複数メディアに向けて一斉配信ができることです。これまでは防災情報の配信を複数の職員に依頼する必要があり、負担になっていました」。令和8年1月時点では、災害発生・避難情報、国民保護情報、気象情報、熱中症警戒アラートなどを自動配信している。「町民はLINEやメールなど好きなメディアで、情報を正しく、リアルタイムに把握できるようになります」。全国的な問題となっているクマに関する警戒情報も、スピーディに届けられるようになった。音声では注意喚起しかできなかったが、現在はクマの発見場所や注意事項が文字で伝わるため、町民が状況を把握しやすくなると期待を寄せている。

また、同社の関連システムを併せて導入したこともDX推進を後押し。教育現場向け連絡システムである「すぐーる」を使うことで、学校からだけではなく教育委員会からも一斉に保護者へ連絡ができるようになるという。さらに、自治会・町内会運営支援システムの「CHIKUWA!」の活用で、紙ベースの回覧や連絡、自治会長の来庁や応対の頻度を減らすなど、効率化につなげていく考えだ。

まちの情報が身近になって“ファン”が生まれていく。

複数メディアへの配信は、まちの情報を受け取りやすくし、より身近なものにするきっかけになるという。学校生活や自治会連絡のために日頃から使うので、利用が広がれば情報を受け取る人も自然に増加していく。「入口を一つに絞らず、町民が使い勝手のよいシステムやメディアを選択できることが重要です」と草川さん。

さらに、同町では、スポーツや文化財関連のイベント案内もすぐメールPlus＋で配信する予定だという。「掲載スペースやスケジュールの都合で広報紙には載せられなかった内容まで、しっかりと伝えられるようになるのがいいですね。これまで各課のSNSで個別に届けていた情報をまとめて配信できるので、町民が当町の取り組みを知る機会も増えるのではないでしょうか」と話してくれた。また、佐藤さんも「防災だけではなく、日常的な話題に触れてもらうことが“まちのファンづくり”につながるはずです」と意気込む。

今後、有事の際にはすぐメールPlus＋の避難所受付支援機能を活用したいという。「有事の際こそ、適切なコミュニケーションを取ることや、必要な情報を正しく届けることが不可欠です。開設時の受付だけではなく、避難生活中の町民に向けて、細やかな情報配信に活用ができると考えています」と期待を込めた。

―利用者を広げる仕組みづくりのカギ―

自治体がすぐメールPlus＋を活用する上で重要なのが、情報を受け取る人、つまりサービスの利用者を増やすことだ。そのためには、住民が日常的に使うシステムとの連携が有効。保護者が使うすぐーるや、自治会連絡で使うCHIKUWA!との連携で、継続的な利用者の増加が期待できる。

CHECK

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