学校からの連絡を必要な相手に直接届け、家庭や地域と連携を強める。

連絡方法の変化やニーズに合わせて、各関係者に便利なシステムを模索。

多くの教育委員会や学校が校務DXを推進している。同市教育委員会（以下、市教委）も、約10年前にメール配信システムを導入。その後、児童生徒に１人１台の学習用端末を整備してからは、クラウド型学習アプリで日常連絡を配信していたという。

「当時のメール配信システムでは、災害情報など、市内全域に関する連絡を教育委員会からまとめて配信することができませんでした。さらに、大量に配信すると遅延が起きるなどの課題もあったのです」と、折田さん。市教委から全保護者へのメール連絡は、各学校を通して配信する必要があり、手間のかかるものだったという。また、学習アプリを通した平時の連絡は頻度が高く、保護者向け・子ども向けの情報が混在する。そのため見落としやすく、重要なものは印刷して配布していたそうだ。

「紙は準備に時間がかかる上、子どもが保護者に渡し損ねるというケースも。学習アプリでの配信は兄弟がいる場合にアカウントが異なるため、保護者にとっても手間の多いものです。ほかにも既読や検索の機能を求める声もありました」と、和地さん。使っていたメール配信システムの契約終了に合わせ、市教委・学校・保護者のニーズに合うものを探していたという。

部活動の外部指導員などの人材とシステム活用でつながりを強化。

令和５年度に入り、市教委は複数の連絡システムについて情報収集し、機能を比較。10社のシステムから３社に絞り、校長・教頭・教員らの代表者で構成する“校務支援部会”で試用した。同時に他自治体の実績なども調査した結果、「スパイラルローキャス」が手がける「すぐーる」を導入することになった。

同システムでは子ども１人１アカウントで、教育委員会・学校・地域の協力者から保護者や子どもに連絡できる。これまで課題だった、市教委と学校の連絡業務の分担や、家庭への直接連絡が可能になることが決め手だったという。「デモ版が使いやすかったので、緊急時に円滑な配信ができる点にも期待しています。規模の大きい自治体でも活用実績があり、連絡業務が効率化されていることも分かりました」と、和地さん。

令和４年度まで小学校の校長を務めていた折田さんは、「児童文化センターや公民館など外部からのお知らせを一斉配信できれば、教頭や校長の負担も軽減されると思います。さらに、部活動の外部指導員や見守りボランティアなど地域の協力者とも連携できるのは便利です」と話す。悪天候で登下校の時間が変わるなど、校外の協力者への連絡が必要な場面があるという。各協力者宛ての配信グループもつくることができ、必要な相手にだけ連絡できるようになっている。

教員と保護者の直接のやりとりが、表に見えないSOSの受け皿にも。

同システムの活用メリットは、業務効率化だけではない。市内では、児童生徒の欠席連絡を電話で受ける学校がある一方で、手書きの“欠席連絡カード”をほかの子どもを介して受け取るところもあったそうだ。「カードを使えば教員が電話対応に追われることはありません。しかし、“欠席理由を友だちに知られたくない”といった場合、そのままを書きづらいという懸念がありました。悩みが隠れている際も、欠席届けをデジタル化することで早めに把握できるかもしれません」と、折田さんは期待を込める。

また、個別メッセージ機能を使えば、支援が必要な家庭への配慮にもなるという。「特定の子に手紙を渡すと、まわりの目が気になってしまうでしょう。必要な情報がしっかり届くことに加えて、子どもの精神的な負担も減らせることが大事ですね」と、和地さん。同システムを活用することで利便性が向上すると同時に、子ども一人ひとりと向き合う本来の役割に注力することができそうだ。

左から
前橋市
教育委員会事務局 学校教育課
情報教育推進係
係長 和地 孝之（わち たかゆき）さん
ICT専門員 折田 一人（おりた かずと）さん
 

導入の成果見込み

プリント印刷・配布の手間が不要に

前橋市の桃川小学校※では、配布物１件の準備に17.5分かかっていたという。これらの印刷・配布の手間が削減されるだけでなく、保護者に届きやすくなることにも期待できる。

※児童数410人（令和５年５月時点）

その他の機能

タイムライン機能で保護者に情報配信

学校行事などの様子を、写真付きでブログのように発信。子どもの姿が見えるので、保護者から喜ばれる。