煩雑な作業が伴う情報伝達を確実かつ効率化させるヒントとは。

情報伝達の課題とは

ー防災関連課ー

ー教育委員会／子ども関連課ー

ー広報広聴課ー

ー福祉関連課ー

ーDX関連課ー

interview
情報伝達の課題を解決するカギは“一斉配信”にあり！

前ページで紹介したように、自治体内の複数部署が、その部署ならではの情報伝達に関する課題や悩みを抱えている。それらを解決する手段として「バイザー」が全国の自治体に提案中なのが、全庁的な情報発信ソリューションだ。多くの自治体が抱える共通の課題と、その対策について、同社の星さんに話を聞いた。

バイザー株式会社 営業部
星 聡太（ほし そうた）さん

ー情報伝達はどの自治体でも悩みが多いようですね。

住民に対して、各種情報を正確・迅速に届けるのが自治体の役割です。それに加えて、情報の“伝達漏れ”を防ぎ、誰一人取り残さない体制をつくれるかどうかも、重要な点でしょう。ところが、職員数の不足やメディアの多様化による影響で、“早く・正確に・漏れなく”を同時に実現することが困難になっているようです。一方で、国は自治体のシスム標準化を推進する方針を示しています。直接的に標準化の対象となっている業務だけでなく、それ以外の業務においても、できる限り効率化や統一を目指していくのが自然な流れでしょう。情報配信についても、従来は各部署に任せていたケースが多いようですが、全庁的な体制整備の必要性が高まってきていると思います。

ーこの数年の社会的な変化で現場にも何か影響が？

コロナ禍に陥って以降、ワクチン接種関連情報や感染状況報告など、自治体から住民への情報配信頻度が一気に増加しました。教育関連部署でも、休校の周知や欠席連絡、健康状態アンケートなど、連絡機会が大幅に増加したようです。先ほど、メディアの多様化の影響もあり、従来のやり方では対応が困難という点を指摘しましたが、SNS系を中心に多様化は今後も続くでしょう。コロナ禍だけでなく、自然災害の発生頻度の高まりなど、現在の様々な社会情勢を見る限り、自治体の情報配信のあり方を早急に見直すべきタイミングではないでしょうか。また、見直しについても、これまでのように部署ごとではなく、DX関連の部署が中心となって、全庁的な取り組みとして検討する自治体が増えています。

ー早急な課題解決のために必要だと考えられることは？

複数メディアに対し、短時間で情報を配信する手段の検討です。消防庁では、災害情報伝達手段への一斉送信機能の導入を推奨しています。各市町村への一斉送信機能の導入効果の調査（下図参照）によると、“導入あり”と回答した457団体のうち、約85％の388団体が“職員の負担軽減”“情報発信に要する時間短縮”などの効果を感じていることが分かりました。つまり、一斉送信機能の導入によって、自治体の情報配信に関する主な課題が、改善できるということです。

当社が提供する全庁向けの情報配信システム「すぐメールPlus+（プラス）」なら、配信担当職員が1人しかいないような状況でも、メールや電話など、複数のメディアに対して情報を一斉配信できるようになります。警報、地震情報などを集約し、メッセージを自動配信する機能もあり、これも省力化につながるはずです。　すぐメールPlus+と連携可能な学校向けの「すぐーる」、職員向けの「すぐ参集」も、共通のコンセプトおよびU I で設計。自治体導入事例も多数ありますので、DXにつながる情報発信ソリューションとして、ぜひ検討してみていただきたいです。

バイザーの情報発信ソリューション

～全国540以上の自治体で導入済の“すぐメールシリーズ～

同じ内容でもメディア別に行っていた配信作業を、管理画面から一括で対応できます。メール・電話・LINEほか、各種SNSなど複数メディアを選択でき、気象情報や地震情報などの自動配信も行えます。これらはアカウントを分けることで各課が独立配信でき、業務の効率化が期待できます。また、配信した情報のリンクから電子申請サービスなどにアクセスできるので、DXにもつながります。
 

学校の場合、一方通行ではなく保護者と相互にやりとりできることが重要。すぐーるでは、学校側からお便りやアンケートを一斉配信でき、保護者側からは欠席連絡やアンケート回答も可能。効率的かつ細やかに対応できます。

事前にテンプレートを作成しておくことで、気象情報と連携させて、安否・参集確認のアンケート作成から配信、自動集計が可能に。全庁的に職員の状況を把握できれば、災害時に重要な初動対応を迅速に行うことができます。

→すぐメールPlus+は、すぐーる、すぐ参集と連携可能！