情報伝達の課題とは
ー防災関連課ー
☑災害はいつどこで起こるか分からないが、庁舎に行かないと情報配信ができない。
☑防災無線やメールなど、それぞれの配信作業が必要で時間も手間もかかる。
☑悪天候時、屋外の防災無線は聞き取りにくく、戸別受信機から聞こえない部屋もある。
voice 愛知県小牧市（こまきし）防災危機管理課
災害情報には即時性が求められます。警戒発令の情報を随時電話やファックスで通知していましたが、
職員が24時間365日、庁舎に張り付いて対応することはできません。発災時は情報配信以外の業務も増えるので、
伝達の手間と時間が増えるほど、配信漏れやヒューマンエラーのリスクも高まると感じていました。
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ー教育委員会／子ども関連課ー
☑感染症が増えると、欠席連絡の電話が毎朝鳴りっぱなしで、対応にかかりきり…。
☑臨時休校などを伝えるため架電しても、働く保護者が多いのでつながりにくい。
☑子どもたちに渡したプリントが、保護者に行き渡らず情報が伝わっていない。
voice 広島県三原市（みはらし）教育委員会 学校教育課
新型コロナの感染拡大時期には、毎朝、授業開始直前まで欠席連絡の電話が鳴り続く状況でした。
電話だと、伝達や記録に時間がかかったり、ミスが起きたりする原因にもなります。また、健康状態のアンケートを、
回収るため、何度も子どもへ声をかけたり自宅に電話したり、欠席者宅には訪問したりと、とにかく大変でした。
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ー広報広聴課ー
☑これはホームページのみ、これはアプリも一緒に、これはSNSにと、とにかく情報管理が大変。
☑全庁から配信依頼が集中すると、大量でなかなか手がまわらない！各課で配信できるといいのに…。
☑予約できない配信システムを使っているので、休日に出勤して配信することがある。
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ー福祉関連課ー
☑どうしても個別連絡が必要な人がいるので、それ以外の作業効率化が不可欠。
☑保険・年金・介護・防災など関連部署が多いため、配信システムを統一できると便利なんだけど…。
☑自治体情報をホームページ・広報紙で見る人が多く、新鮮な情報が届いていない。
voice 高知県土佐市（とさし）長寿政策課
高齢者や障害者など、特に配慮が必要な人に対して、発災時は個別に電話やファックスで一斉架電をしています。
ただ、防災対策課が流す災害情報などのテキストを肉声で録音する必要があったり、録音の際は、マイク付いた、
専用の操作卓に行かなければならなかったりと、非常に非効率な運用となっていました。
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ーDX関連課ー
☑各部署が独自に配信システムを導入して運用しており、誰も全体を把握できていない。
☑総務省の「自治体DX推進計画」に沿って情報システムの共通化や行政手続きの
オンライン化をしていきたいが、思うように進まない。
voice 三重県川越町（かわごえちょう）企画情報課
これまで、各所で個別にメール配信システムを活用していました。
ただ、庁内で複数の類似システムを運用することは非効率と考え、
全庁的なDXとして統一する必要性を感じていました
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interview
情報伝達の課題を解決するカギは“一斉配信”にあり！
前ページで紹介したように、自治体内の複数部署が、その部署ならではの情報伝達に関する課題や悩みを抱えている。それらを解決する手段として「バイザー」が全国の自治体に提案中なのが、全庁的な情報発信ソリューションだ。多くの自治体が抱える共通の課題と、その対策について、同社の星さんに話を聞いた。
バイザー株式会社 営業部
星 聡太（ほし そうた）さん
ー情報伝達はどの自治体でも悩みが多いようですね。
住民に対して、各種情報を正確・迅速に届けるのが自治体の役割です。それに加えて、情報の“伝達漏れ”を防ぎ、誰一人取り残さない体制をつくれるかどうかも、重要な点でしょう。ところが、職員数の不足やメディアの多様化による影響で、“早く・正確に・漏れなく”を同時に実現することが困難になっているようです。一方で、国は自治体のシスム標準化を推進する方針を示しています。直接的に標準化の対象となっている業務だけでなく、それ以外の業務においても、できる限り効率化や統一を目指していくのが自然な流れでしょう。情報配信についても、従来は各部署に任せていたケースが多いようですが、全庁的な体制整備の必要性が高まってきていると思います。
ーこの数年の社会的な変化で現場にも何か影響が？
コロナ禍に陥って以降、ワクチン接種関連情報や感染状況報告など、自治体から住民への情報配信頻度が一気に増加しました。教育関連部署でも、休校の周知や欠席連絡、健康状態アンケートなど、連絡機会が大幅に増加したようです。先ほど、メディアの多様化の影響もあり、従来のやり方では対応が困難という点を指摘しましたが、SNS系を中心に多様化は今後も続くでしょう。コロナ禍だけでなく、自然災害の発生頻度の高まりなど、現在の様々な社会情勢を見る限り、自治体の情報配信のあり方を早急に見直すべきタイミングではないでしょうか。また、見直しについても、これまでのように部署ごとではなく、DX関連の部署が中心となって、全庁的な取り組みとして検討する自治体が増えています。
ー早急な課題解決のために必要だと考えられることは？
複数メディアに対し、短時間で情報を配信する手段の検討です。消防庁では、災害情報伝達手段への一斉送信機能の導入を推奨しています。各市町村への一斉送信機能の導入効果の調査（下図参照）によると、“導入あり”と回答した457団体のうち、約85％の388団体が“職員の負担軽減”“情報発信に要する時間短縮”などの効果を感じていることが分かりました。つまり、一斉送信機能の導入によって、自治体の情報配信に関する主な課題が、改善できるということです。
当社が提供する全庁向けの情報配信システム「すぐメールPlus+（プラス）」なら、配信担当職員が1人しかいないような状況でも、メールや電話など、複数のメディアに対して情報を一斉配信できるようになります。警報、地震情報などを集約し、メッセージを自動配信する機能もあり、これも省力化につながるはずです。 すぐメールPlus+と連携可能な学校向けの「すぐーる」、職員向けの「すぐ参集」も、共通のコンセプトおよびU I で設計。自治体導入事例も多数ありますので、DXにつながる情報発信ソリューションとして、ぜひ検討してみていただきたいです。
バイザーの情報発信ソリューション
課題
届ける情報も配信先も増える一方、人手不足も補う配信手段が必要
同じ内容でもメディア別に行っていた配信作業を、管理画面から一括で対応できます。メール・電話・LINEほか、各種SNSなど複数メディアを選択でき、気象情報や地震情報などの自動配信も行えます。これらはアカウントを分けることで各課が独立配信でき、業務の効率化が期待できます。また、配信した情報のリンクから電子申請サービスなどにアクセスできるので、DXにもつながります。
【voice】小牧市 防災危機管理課
警戒レベル３以上が出た際、危険地域に対して警報を自動送信できるようになりました。
【voice】土佐市 長寿政策課
災害情報などは、テキストを打ち込むだけで合成音声に自動で変換。肉声で録音する手間がなくなりました。
仕事などで忙しい保護者と学校がストレスなくつながる手段が必要
電話・対面以外で保護者と“双方向”でやりとりできる「すぐーる」があります！
学校の場合、一方通行ではなく保護者と相互にやりとりできることが重要。すぐーるでは、学校側からお便りやアンケートを一斉配信でき、保護者側からは欠席連絡やアンケート回答も可能。効率的かつ細やかに対応できます。
【voice】三原市教育委員会 学校教育課
コロナ禍に続いた毎朝の電話がピタリとやみ、教員は授業準備などに集中できています。
参集連絡の自動配信・回答で初動対応がスムーズになる「すぐ参集」があります。
事前にテンプレートを作成しておくことで、気象情報と連携させて、安否・参集確認のアンケート作成から配信、自動集計が可能に。全庁的に職員の状況を把握できれば、災害時に重要な初動対応を迅速に行うことができます。
【voice】土佐市 企画財政課
メール・LINE・電話に繰り返し参集連絡が来るので、以前よりも気づきやすくなりました。
→すぐメールPlus+は、すぐーる、すぐ参集と連携可能！
