相続人調査の情報をまとめ、部署間の連携をスムーズに。

市原市
財政部 固定資産税課
係長 伊藤 綾子（いとう あやこ）さん

市原市
元・財政部 固定資産税課 主任
（現・教育部 学校教育課 主任）
植野 和幸（うえの かずゆき）さん

全ての情報を紙で管理していたことが業務スピードを下げる要因だった。

相続人調査は、土地や建物の所有者が死亡した後、相続登記がされていない場合に行う業務。戸籍謄本などから法定相続人を把握し、固定資産税の納税義務者を特定するものだ。

同市の固定資産税課では、宛名係が数人体制で調査業務を専任で担当している。植野さんが異動した令和3年度は、各職員が担当案件を紙で管理。書庫やデスクにファイルが点在し、各案件の進捗状況が可視化されていない状況だったという。「調査では、相続人順位が低い人に、相続の意向を確認する文書を送ることがあります。しかし、本人は死亡者が資産を保有していたことも、自分が相続人であることも知らない場合があるのです。そんな問い合わせがあるたびに職員は書庫でファイルを探して、死亡者との親族関係を確認。進捗状況も担当者以外には分からず、問い合わせ対応や説明に非常に時間がかかっていました」。

加えて、相続人の相関図は各担当者が手書きやExcelで作成していた。方法が統一されていない上に、加筆や修正のたびに膨大な時間がかかっていたそうだ。“何とか業務を効率化したい”という思いで、システム導入の検討に着手した。

業務を一気通貫でデジタル化して、手間のかかる相関図を自動作成。

検討にあたっては、まず相続人調査の手順を洗い出してフローやマニュアルを整備。デジタル化できる部分を整理して、システムの比較検討を行った。市全体でDXを推進しているため、財政部門や情報セキュリティ部門も導入に協力的だったという。

植野さんは「導入の目的は、各案件の進捗や戸籍などの書類を、システム上で一元管理すること。手間がかかる相関図作成だけでなく、文書の作成や発行ができたり、問い合わせ対応の履歴を残せたり、全てデータで管理できる機能が必要でした」と話す。最終的に導入したのは「ビービーシー」が提供する「2in1Win（ツーインワンウィン）所有者調査管理システム」。相続人の氏名や住所を案件ごとにひも付け、システムから戸籍請求書などの作成・発行ができる。問い合わせの内容や、やりとりの履歴を記録することもできるため、進捗の可視化につながる。外部から取り寄せた戸籍や住民票の写しなどの書類もデータとして整理が可能だ。

業務フローに合わせたカスタマイズや操作研修を経て、令和4年8月にシステムの利用を開始。伊藤さんは問い合わせの対応などでメリットを感じることが多いという。「書類の送付状況や必要な情報を全て画面上で確認できるため、担当者以外もスムーズに対応しています。また、複雑な相関図も自動で作成でき、業務の負担が減りました」。

相続人調査で蓄積したデータは空き家対策などに活用できる。

現在同システムは、空き家対策や地籍調査など、相続人調査を行う他部署でも活用されている。同社へシステム改修を依頼し、税情報などには閲覧制限をかけて、住宅政策課と土木管理課にライセンスを付与。所有者の氏名や住所、戸籍情報など共通する情報を閲覧できるようにした。これにより、他部署がすでに調べた人を調査するような二度手間の防止につながっているそうだ。

全国的に空き家問題などが深刻になる中で、相続人調査が担う役割は大きい。伊藤さんは「システムに分かりやすい形で情報を蓄積していくことが、市の業務全体に役立つのではないかと思います」と、デジタル化のメリットを強調する。

植野さんは「相続人調査は完了してからが始まり。特定した相続人に連絡を取り、きちんと税を納めてくれる人を確定させることで、課税の適正化と公平性の確保につながるものだと考えています」と業務の意義を話してくれた。「家族関係の変化などで相続人が誰もいない人も増えてきました。こういったケースに初めて気づくのが税部門ですので、自治体職員として責任をもって業務に取り組みたいと思います」。

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