検索時間削減で働き方を変え未来のまちづくりを進める

小松市
元・総合政策部 スマートシティ推進課
（現・教育委員会事務局 生涯学習課）
主査 竹内 裕樹（たけうち ひろき）さん

増えつづける電子データを探す時間が業務効率化の妨げとなっていた。

ペーパーレス化の推進に伴い、電子データの数や容量が増加していた同市。職員は、膨大なデータの中から必要な情報を探すために、多くの時間を費やしていたという。「従来の検索機能は処理が遅い上に、ファイル名に含まれるキーワードしかヒットしません。フォルダの管理方法や名称ルールは課によってバラバラで、異動してきた職員は特に困っていました」。ルールを統一する動きもあったというが、現実的には難しく、改善には至らなかったそうだ。また、全庁で使用しているファイルサーバーの容量がひっ迫しており、各課ではネットワーク接続型ストレージを併用。格納場所が分散することで、さらに資料が探しにくい状況になっていた。

そんな中、令和5年5月に参加した展示会で「ブレインズテクノロジー」の「ニューロン エンタープライズサーチ」を知った。同システムでは、ファイルサーバーやクラウドストレージなど、複数の格納先を横断的に検索できる。「ファイルの中身のキーワードまで拾う検索精度の高さと、結果を表示する速さが印象的でした」。また、県庁での採用実績をコスト面での参考にしたという。「料金プランは検索対象の文書数で変わります。当市より文書数も多いであろう自治体での活用が後押しになり、トライアルを決めました」。

約20%の検索時間削減の実感に加え資料作成の省力化にも寄与。

令和6年5～6月に実施した無料トライアルでは、同社のエンジニアが来庁し、庁内ネットワークでの利用環境を構築。全庁用でバックアップ体制が整っているファイルサーバーと、一部の課のネットワーク接続型ストレージを検索対象とした。「ファイルサーバーのアクセス権を引き継ぐので、他部署の機密文書が見える心配がなく、安心につながりました」。トライアルに参加したのは、フリーアドレスを先行導入していたスマートシティ推進課・財政課・いきいき健康課・地域振興課の職員約30人。場所にとらわれない働き方を推進していく上で、膨大な電子データから必要な情報を素早く探せることが、これまで以上に重要だと考えたからだ。

「断片的なキーワードからでもすぐに目的のファイルにたどり着けるため、資料を探すストレスから解放されると感じました」。トライアル後のアンケートでは、従来と比較して検索時間が約20%削減された実感があったという。「導入には副次的な効果もありました。例えば、作成予定の資料がすでにあることが分かり、再作成の手間がなくなったり、過去のデータをまとめる時間の削減につながったりしたと聞いています」。

ショートカット一覧への追加など独自の工夫で活用を広げていく。

確かな手応えを感じ、令和6年10月から本格導入に向けて動き出した。「財政課もトライアルに参加して効果を実感していたため、スムーズに進みました」。アンケート結果とともに、利用者個人や組織の削減時間を試算できる「導入効果シミュレータ」の結果も説得材料となったという。令和7年4月に入札による調達を行い、同年11月より、文書数の上限が200万のプランで全庁約600人の職員が利用を開始。全庁向け掲示板での告知や、各課の代表者向けの説明会を行ったという。また、「まずは使ってもらうことが大切です。パソコンの起動時に自動で立ち上がるショートカット一覧のページに、同システムへのリンクを追加しました」と独自の工夫も語る。

竹内さんは、現在所属する教育委員会事務局でも同システムを活用。施設の工事履歴や放課後児童クラブの利用者数など、前任者が作成したデータをもとに資料作成ができ、効率化につながっているという。「検索時間の削減によって生み出された時間を、市民サービスの企画や政策立案など、本来注力すべき業務に充てていきたいです」。

▲導入効果シミュレータ