議事録作成のツールを切り替え負担の軽減と庁内浸透を図る。

高浜町
総務課 DX推進室
室長 津野 茂昭（つの しげあき）さん

高浜町
総務課 DX推進室
課長補佐 髙田 敏浩（たかだ としひろ）さん

高浜町
総務課 DX推進室
主事 梅谷 音輝（うめたに おとき）さん

文字起こし作業が業務時間を圧迫し、負担軽減のため新たなツールを検討。

自治体では、会議や議会などを記録する業務が日常的に行われている。一方で、議事録作成における職員の負担は大きく、録音を何度も聞き返しながら行う作業には多くの時間を要する。そのため同町では、外部委託を行っていたが、費用面から依頼のハードルが高く、結局は職員が手作業で作成することが多かったという。こうした作業の積み重ねが、業務時間を圧迫する要因となっていた。

そこで、令和6年度に文字起こしツールを導入。職員の負担軽減を期待したものの、実際の活用は思うように進まなかったという。「活用実態を把握するため、庁内でアンケートを実施しました。すると、“そもそもツールがあることを知らない”“使い心地があまりよくない”といった声が上がったのです。ICレコーダーの音源をシステムにアップロードする仕様だったため、その工程を手間に感じていたようです」と津野さんは振り返る。そうした折、総合政策課の職員からDX推進室に“別のツールを検討したい”という相談が寄せられた。それが「時空テクノロジーズ」が提供するAI音声文字起こしツール「ログミーツ」だった。

津野さんは、民間企業から派遣された外部人材として同町に配属されている立場だ。以前は他自治体でDX推進に携わっており、そこで同ツールを活用した経験があったそうだ。「かつて使っていたツールで、安心感がありました。アンケートでも“ツール導入の有用性は感じている”という意見が一定数あったのです。そのため、現場の職員が使いやすいツールなら活用が広がり、効率化が図れるのではないかと考え、トライアルへ進むことになりました」と経緯を語る。

操作が簡単で効果を感じやすく庁内に口コミが広まった。

同ツールは、マイクが内蔵された専用モバイル端末のボタンを押すと、録音と文字起こしが行える。音声データとテキストはクラウド上に即時アップロードされ、WEB上の専用編集画面から、音源の聞き直しや修正が可能だ。また、携帯電話回線を利用するため、外出先やLAN環境のない会議室などでも使用できる。端末にデータが残らない仕様で情報セキュリティ面への配慮もなされている。こうした使いやすさと低コストで導入できる点が、トライアル検討の決め手となったそうだ。

トライアルはDX推進室を中心に進められ、まずは一部の部署で試用を開始。活用方法を模索する中で、実際に使用した職員から「便利で時短につながる」といった声が広がり、徐々に利用希望者が増えたという。「新しいツールに抵抗感がある職員は少なくありません。現場で推進を担う職員の地道な普及活動に支えられ、当課と各部署が思いを一つにして進められたことが、今回の展開につながったと感じています」と梅谷さん。操作はICレコーダーのようにシンプルで、直感的に使えるため、初めて手に取る職員でも迷わず活用できたことが、利用の広がりを後押しした。

従来、外部業者に依頼すると完成までに1～2週間かかることもあり、迅速な共有が求められる会議では間に合わないケースもあった。その点、リアルタイムで文字起こしができることで、緊急性の高い議事録にも対応できるという。さらに、同ツールは生成AI機能も備えており、編集画面上のボタンで議事録の要約や箇条書きでの整理が可能だ。これにより、会議内容の整理も迅速に進められるという。「文字起こしに限らず、要約まで一連の流れがこのツールで完結するので、大幅な時短につながっていると感じます」と津野さん。

議事録作成の効率化を進めて会議の成果と質向上につなぐ。

同ツールの本格導入は、4月からを予定している。導入後は全課に周知し、全庁的な負担軽減につなげていく考えだという。「これまでは、会議内容の要約や共有の質が職員個々のスキルに左右される面がありました。しかし、各課でツール活用が進めば、アウトプットの精度を一定に保てるようになるのではないかと考えています」と期待を語る髙田さん。AIが要約した文章である以上、最終的に人の目を通して確認する工程は欠かせない。ただ、手作業に比べて大幅な時間短縮が可能となり、将来的に労働力不足が見込まれる中でメリットは大きいだろう。

議事録の役割は、単なる記録にとどまらない。協議内容を整理し、関係者に分かりやすく伝え、次の行動へとつなげることにある。要約や箇条書き機能を活用して、会議後すぐに要点を全体へアナウンスすれば、情報共有のスピードも高まるだろう。こうした積み重ねにより、会議の成果そのものが向上し、将来的には会議時間の短縮にもつながる可能性を見据えているという。

同町では「いつでもどこでも働ける環境」を掲げ、場所にとらわれない働き方の実現を進めている。「職員が働きやすい環境を整備していきたいです。余計な労力をかけずに、よりスマートに業務が進められるようになるといいですね」と津野さんは笑顔で締めくくった。記録の質を平準化し、業務をより効率的に進める今回の取り組みは、その理想を後押しする一手といえそうだ。

トライアルで利便性を実感した現場職員の声

同町では、DX推進室に限らず庁内でトライアルを呼びかけ、実際に使用感を確かめてもらったという。ここでは、様々な課の職員の声を紹介する。

総合政策課　小原 一輝（こはら かずき）さん

以前は町長記者会見の記録のために、録音を何度も聞き返しながら、4～5時間ほど作業していました。“何とかならないか”という切実な思いがあり、新しいツールを検討することに。要約機能が有用だったことも導入を後押しした大きな要因です。

総合政策課　増田 理紀（ますだ さとき）さん

無料のツールを試したこともありましたがうまく機能せず、業務改善につながりませんでした。同ツールは、素早く正確に文字起こしができ業務効率が上がりました。従来2人で3～4時間かかっていた作業も1人で1時間以内に短縮されました。

保健福祉課　神社 峻広（かんじゃ たかひろ）さん

文字起こしの精度が高く、体感として7割ほどは正確だと感じます。少し手直しすれば完成するため、時短につながっていますね。操作もシンプルで直感的に使えるため、今後も広く活用していきたいです。

産業振興課　一瀬 賢人（いちせ けんと）さん

課内決裁や回覧に向けて、要点を整理し直す作業が負担でしたが、現在は会議内容を一目で把握できる要約をすぐに作成できるように。効率化に加え、分かりやすい議事録づくりにもつながっています。

こども未来課　嶋田 悠人（しまだ ゆうと）さん

対面とWEB会議の両方で活用でき、非常に助かっています。県内担当者が集まる会議などで使用しており、周囲の雑音が入る環境でも問題なく文字起こしされるので、実務の中で便利さを感じています。

自治体の声をもとに利便性を追求

400を超える自治体で導入されている同ツール。利用する自治体から寄せられた「こうした機能があれば使いやすい」といった声をもとに、機能改善や開発が進められているという。ここでは、新たに追加された2つの機能を紹介する。

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