丁寧な説明で庁内外を巻き込み、電子請求の利用を拡大させる。

清須市
企画部 企画政策課
係長 山内 香（やまうち かおる）さん

清須市
会計課
主査 池山 将司（いけやま まさし）さん

全庁調査で各課共通の負担を把握し請求書情報の自動転記に着目した。

同市では、ペーパーレス化などを見据えた「DX推進ロードマップ」を策定するにあたり、令和6年度に全庁的な業務量調査を実施した。「全職員が業務を棚卸しして、年間の作業時間を可視化しました。その結果、会計伝票の作成に多くの時間を割いていることが明らかになったのです」と山内さんは振り返る。当時は、事業者からの請求書を紙で受け取り、各課の担当者が財務会計システムへ手入力。それをもとに会計伝票を作成して、会計課へ決裁を依頼する流れだったという。さらに、提出する伝票とは別に、担当課でも控えとして保管していた。「請求書のコピーや根拠資料の作成など付随する作業も多く、提出までに時間がかかっていたようです。紙のやりとりや手作業が多く、効率化の余地があると感じていました」と池山さん。

こうした状況を受け、同市では会計伝票を作成する時間の短縮に向けた検討を開始したという。「情報収集を進める中で、請求書の内容を財務会計システムへ自動転記できる手法があると知りました。これにより、入力作業そのものを減らせるのではないかと考えました」と山内さん。

既存の財務会計システムに導入でき事業者も使いやすい仕組みを選択。

ツールを検討した結果、同市は「アンビライズ」が提供する電子請求サービス「ハラッテ」の導入を決めた。「財務会計システムの改修が不要で、従来の運用に近い形で導入できる点が魅力でした」。同サービスでは、まず事業者が専用サイトで見積書や請求書を作成し、PDF形式の帳票をサイト上からメールで自治体へ提出する。PDFには二次元コードが掲載されており、請求内容などの情報が埋め込まれている。自治体は受け取ったPDFを連携ツール「ハラッテロボ」に取り込ませ、二次元コードを読み取ることで、請求内容が財務会計システムへ自動転記される仕組みだ。自動転記されることで、請求内容を手入力する必要がなくなり、入力ミスの防止や確認作業の軽減が期待できるという。さらに、事業者は専用サイトへの簡単な登録だけで、無料で利用できる。こうした手軽さから、導入のハードルを下げられると考えたそうだ。

すでに同サービスを導入していた県内自治体への視察も行ったという。「実際の運用を見ることでイメージをもつことができました。また、導入当初は事業者から操作方法などの質問が集中するだろうと考え、同社の協力のもと事業者としてテスト登録を行いました。実際に操作することで理解を深め、分かりやすく説明できるように備えたのです」。

事業者と庁内への展開を進めペーパーレス化を目指す。

事業者に向けては、アンケートを実施し利用意向や課題を把握するとともに、同社の支援のもと説明会を開催。「対面とオンラインを組み合わせた形式で実施し、操作方法の説明などを行いました」。その上で、支払い件数の多い事業者に対してはメールや郵送で案内を送り、必要に応じて個別訪問も行ったという。「従来の方法に慣れている事業者も多く、切り替えは一筋縄ではいきません。だからこそ、直接訪問して時間をかけながら丁寧に説明をしました」と池山さん。その後、令和7年10月に運用を開始。こうした事前の地道な取り組みにより、当初から順調に利用されているという。利用拡大を目指し、訪問による説明は導入後も継続しているそうだ。

事業者からは“請求書を持参する手間が省け、その分ほかの仕事ができるようになった”といった声が寄せられているという。「今回の取り組み自体がゴールではなく、最終的には完全ペーパーレスを目指しています。そのためにも、目的を全庁で共有し、認識を揃えることが重要だと感じています」と山内さん。同市では、請求書全体の30％が電子請求へ移行した場合、年間約900時間の削減を見込んでいるという。今後も庁内外での利用促進を図りながら、さらなる電子化につなげていく考えだ。