証明書の“朱肉押印”と“持ちまわり決裁”を効率化

誰も変えない不思議で非効率なルールを見直す。

住民票、戸籍、所得証明など様々な証明書が“電子印”で発行されているにもかかわらず、なぜか私の職場では証明書に“朱肉で押印する”という昔ながらの方法で発行していました。

用紙自体はシステムからプリントアウトされてくるのに、決裁用の台帳に手書きで申請者の住所と氏名を記載し、持ちまわりで決裁を行っていたのです。これでは、決裁と公印審査の手間がかかり、住民を待たせたままになってしまう。こうした負担を抱えながらも、職場では漫然と事務が続けられていました。

1日当たりの申請件数は数件から10数件と多くはありませんが、異動してきたばかりの私には、非常に不合理に思えました。職場の同僚に「改善すべきではないか」と相談しましたが、「前からこのやり方だ」「待たせておけばいい」「上からは何の指示もない」など、後ろ向きな回答ばかりでした。

業務効率化を進めるカギは“事前のルール確認”。

そこで、以下の改善に取り組みました。

1. 公印を電子印で印字できるようにする
2. 申請者の情報は発行履歴をシステムから出力し、手書きをなくす
3. 持ちまわり決裁ではなく、週に1回の一括決裁にする
   

今回の肝は3つめの“一括決裁”です。皆さん、“決裁は事前に行うもの”と思い込んではいないでしょうか。少なくとも私の周囲では、その理由で改善案を否定する人がいました。

しかし、当自治体の決裁規程には“事前”とは明記されていないのです。念のため法令担当の部署に確認したところ、「決裁権者の判断で事後決裁も可能だ」とのことでした。4月の異動で着任後、これらが実現可能であることを確認した上で改善を提案したことで、その年の6月から新しい方法へ変更できました。

皆さんのまわりにも、負担が大きいと感じながらも、前例踏襲や思い込みによって改善されないままの業務はありませんか？ぜひ一度、思い込みを捨て、改善の余地を検討してみてください。