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瀬戸市
都市整備部
水道課経営係（旧・管理係）
係長山田昌幸（やまだまさゆき）さん

担当者の声

見積もりを依頼する手間や、請求書が届くのを待つ時間などが減らせて、業務効率化につながっています。

販売店や適正価格が分からない調達に、時間と労力がかかり業務負担が発生。

同課の経営係では、水道事業の会計管理や一部の入札を主な業務とし、課で使用する車両や専門資材、消耗品や文具などの物品調達も担当している。

入札や調達は、入札参加資格をもっている事業者を対象に行うのが基本だ。それに加えて同市では、消耗品などの場合は、地域にある販売店からの調達を重視する。金額によって見積もり合わせなどが必要になるが、一度の購入が20万円以下なら担当者判断で購入できるそうだ。「事務用品などは、以前から地域の販売店に依頼しています。いつも注文している物ならそれで問題ないのですが、普段使わない物の場合は“どの事業者が販売しているのか”を探すところから始めなければなりません。ここに業務負担が生じていました」。

例えば、イベントに掲出する大型ポスターのフレーム探しに手間取ったことがあるという。「ポスターの印刷を依頼した事業者に問い合わせたところ、“うちで買うと高くなる”との返事で断念。別の販売店にも尋ねましたが、想像以上に高い。なるべく複数店から見積もりを取って、適正価格での購入を心がけていますが、調達先の見当がつきませんでした」と振り返る。

そこで活用したのが、「プラス」が提供する、地方公共団体向け調達サービス「スマートガバメント」だ。同社は、流通事業部門で企業や学校、介護施設向けの調達サービスを手がけており、そのノウハウを活かして同サービスを立ち上げた。地方公共団体は、入札参加資格がある地元の販売店を窓口にして、同サービスが扱う商品を調達できる。「以前、事務用品を購入している販売店からこのサービスを案内されたことがあり、もらっていたカタログのことを思い出しました。ページをめくってみるとポスターフレームがあり、金額もこれまで問い合わせた中で最も安い。早速、利用してみることにしました」。

専用サイトにある約19万点を地域の販売店から調達可能に。

同サービスでは、事務用品をはじめ、イベントや選挙関連の備品、防災用品などが揃う。商品は、冊子カタログに約3万1,600点、WEBに約19万点を掲載^※。販売店は、同サービスに参画することで、これらの商品を取り扱えるようになるという。

自治体は、入札参加資格をもつ販売店がサービスに参画していれば、無料で利用できる。そのためには、まず自治体から販売店へ依頼し、利用を希望する部署や課単位でユーザー登録をしてもらう。その後、登録にひも付く形で担当者がWEBのIDを取得することで利用可能に。複数の販売店で利用する場合は、それぞれの販売店に対して登録が必要だ。

注文はファックスもしくはWEBにて行う。WEBの場合は、通信販売と同じような流れで、欲しい商品を検索後、個数を指定してカートに入れて注文する。ログインした後の画面には、販売店ごとの累計購入額が表示されるので、公平に発注する上での指標にもなる。支払いは従来通り販売店へ行うため、入金先はこれまでと変わらない。注文したことがない物でも、取り扱いがあれば調達先を探す手間がなくなります。“どこで買えばいいのか分からない”という負担感から解放されました。WEBから注文できるので、時間に縛られず頼めるのもいいですね。調達業務にかける時間が短縮できました」。さらに、ポスターフレームを購入したときは、注文の翌日に届いたそうだ。そのスピード感にも驚いたと話す。

調達先である地域の販売店にとってのメリットも大きい。注文受付・在庫保有・配達は同社が担当するため、販売店が自治体に何度も足を運ぶことなく納品が完了する。また、取り扱える商品が多いほど、地域の販売店にとっては取引のチャンスにつながるという。同サービスを通じてやりとりすることで、地域経済の活性も期待できるそうだ。

※令和7年4月にカタログ刷新予定

手間と時間がかかるやりとりをWEBで進めて効率を上げる。

WEBから見積もりを依頼できる点も大きなポイントだ。欲しい商品や個数、依頼内容などを入力するだけで複数の販売店へ一括で依頼ができる。販売店からの回答は画面上で確認でき、金額を比較してそのまま注文することも可能だ。「これまでは、一件ずつ電話やファックス、メールで連絡を取り、見積もりを依頼していましたが、WEBなら連絡の時間も選ばず手間もない。販売店にとっても、回答の郵送や持参が不要になり、ラクになるのではないでしょうか」。PDFデータの納品書と請求書もWEBで受け取れ、必要に応じて出力して利用できるそうだ。「注文した物が届くと、請求書を受け取れるようになるので、納品後すぐに支払い処理にまわすことができました。販売店から請求書の到着を待つ時間がなくなり、効率化を実感しています」。

また、山田さんは購入価格が表示されている点も、導入のメリットとして挙げる。「一般的なカタログは、価格表示が定価なので、その都度、金額の確認をしていました。販売価格が一目で分かるのはとても助かります。金額のめどが立ち、検討がスムーズになりました」と語る。

担当者が異動する場合も、引き継ぎがラクになるそうだ。WEBでID情報の引き継ぎをすると、販売店や購入内容、金額などのデータを後任者のIDに移行することができる。これまでの履歴を見返せるので、ID情報がマニュアル代わりとなり、引き継ぎの簡便化につながるという。

部署単位で手軽に始められコストをかけず業務を改善。

同課がサービスを利用しはじめたのは令和6年10月からだが、実はそれ以前から利用可能な環境に整備されていたという。販売店から行政課を通じてその旨の案内もあったが、現場の隅々まで情報が浸透していなかった。「庁内で連絡があったのでしょうが、日々の業務を進める中で気づいていませんでした。複数店からの見積もりの取り寄せや調達先探しを“大変だな”と感じていたので、積極的に情報を受け取りにいけばよかったと思いました」。利用を始めて日が浅いこともあり、同市の入札参加資格をもつ販売店の登録は、まだ2社のみだが、今後、増えることに期待しているという。「多様な業種の販売店が揃うと、価格面などでそれぞれの強みを活かした提案が受けられるようになると思います。そうなれば、もっと利用しやすくなりますね」。

全国的にDXの動きが加速する中、“何から始めればいいのか分からない”“予算の捻出が難しい”という自治体も多いだろう。そのような課題に対して山田さんは「デジタルへの移行は費用や業務フローの見直しなどがネックになりがち。当市でもサービスを利用しているのは、まだ当課だけです。しかし、このサービスなら初期投資も運用コストもかからず、支払いフローも変わりません。部署単位で始めることもできるので、取り組みやすいと思います」とアドバイスを送る。

行政サービスの多様化で業務が複雑になり、これから人手不足の影響も深刻になると、効率化が重要になるだろう。職員にしかできない業務に向き合うためにも、部署単位でスタートできる調達業務のDXは、改善の一手となりそうだ。