調達業務のデジタル一括管理で“探す・待つ”時間を削減する。

情報政策

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物品購入を効率化する地方公共団体向け調達サービス

消耗品などの調達に時間を割きたくはないが、商品探しに時間がかかることもある。そこで焼津市では、地方公共団体向け商品が揃い、金額も分かりやすい調達サービスを利用。請求処理もスピーディになったという。

※下記はジチタイワークスVol.40（2025年10月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
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WEB上で物品の検索・注文を行い調達の手間を減らして業務を効率化。

同市の市民課では、戸籍やマイナンバーカード関連の業務を担当している。窓口での住民対応が多く、事務作業は窓口を閉めた後に行うことがほとんど。そのため、調達業務もその時間帯に行うことが少なくなかったという。「消耗品や備品は、地域の販売店から購入するのですが、カタログからの注文が手間でした。必要な商品がどのジャンルに掲載されているかを探し、ページを行ったり来たりしながら候補を見比べる。商品を決めて注文するまでに、かなりの時間を要していました」と小泉さんは振り返る。

そんなときに紹介されたのが、「プラス」が運営する調達サービスだった。流通事業を展開する同社では、企業や学校、介護施設の調達業務をサポートしてきたノウハウを活かし、地方公共団体に特化した「スマートガバメント」を提供している。WEB上で商品を検索・注文できるだけでなく、地域の販売店を支払先に設定するという地方公共団体にとって利便性の高い仕組みだ。「商品名や型番で検索できるので、探す時間が圧倒的に短縮されました。また、当市は環境に配慮した商品を優先して購入しています。同サービスでは、該当商品に“グリーン購入”と表示され、一目で分かるので使い勝手もいいです」と櫻井さんも喜ぶ。

納品日には請求書の処理ができ、履歴が残るので引き継ぎもしやすい

同サービスでは、事務用品はもちろん、イベントや選挙関連の商品、防災用品なども揃う。WEBには約19万点の商品が掲載されており、冊子カタログも発行している。入札参加資格をもつ販売店がサービスに参画していれば、地方公共団体は無料で利用できる。

利用にあたっては、まず販売店に同サービスのWEBサイトへの登録を依頼。その後、利用する部署・課単位で担当者がWEBのIDを取得し、各課はそのIDを使って注文できるようになる。どの販売店から調達するかを画面上で選択できるので、地域内での公平な発注も可能だという。注文受付から納品まではサイト側が行うが、支払い先は販売店となり、これまでと変わらない。「一般的な通信販売と同じ感覚で扱えるので、特に戸惑うこともなくスムーズに利用できます。また、ほとんどの商品が注文の翌日には届くので、納品の速さにも助けられています」。さらに、同サービスでは販売価格が表示されているので、金額を問い合わせる手間もなくなったという。「商品について聞きたいことがあれば、販売店に問い合わせて回答をもらっています。顔が見える相手に相談できるので、利用する際も安心です」。

請求書は、納品日になるとWEB上でダウンロードできる。「請求書が届くのを待つことなく支払い処理にまわせて、忘れる心配もありません。また、もし異動があっても、販売店や購入内容、金額などのデータは、後任者のIDに移行することができます。履歴を見返せるので、引き継ぎやすいと思います」。

新たなシステム導入が進み、職員の負担軽減につながる。

同社は、DXによる地方公共団体の業務改善を支援するため、令和7年度から生成AIを活用した問い合わせ対応システムや、防災備蓄品管理サービスの取り扱いを開始。これまでは個別に事業者へ申し込む必要があったが、今後はこれらも同サービスを経由して申し込みができるそうだ。支払いは物品調達と同様で、地域の販売店へ行う。システムを導入する際は開発元の事業者によるサポートが受けられるという。

販売店にとっては、これまで取り扱っていなかった分野の商品を扱えるようになるため、取引の幅が広がることが期待できる。そうなることで、販売店にとって新たな取引のチャンスが生まれる。そのため、地域経済の活性化も見込めるという。「私たち市民課が地域経済のためにできることは限られますが、サービスの活用が貢献につながるならありがたいですね」。