防災備蓄品の管理業務を、専用のシステムで効率化する。

テルウェル東日本
営業企画部 営業企画部門
企画・総括担当
茂川 拓杜（もがわ たくと）さん

 

災害時に住民を守る備蓄品の管理は、消費期限などの平時の把握がカギ。

自治体が管理する防災備蓄品は、水や食料、衛生用品、発電機など多岐にわたる。しかも、これらは確保して終わりというわけではない。食品であれば消費期限内の入れ替えが必要となり、発電機などは災害時に問題なく使えるよう定期的な点検が求められる。茂川さんは、「自治体が管理する備蓄品倉庫を見せてもらったことがありますが、庫内いっぱいにダンボールが積み上げられ、内容の把握が大変だろうと思いました」と語る。多くの自治体が複数の倉庫を保有する中、備蓄品の管理に何らかの課題を抱えているのではないかと考えたという。

「20弱の自治体にヒアリングし、共通する課題が3点あると感じました。平時に行う備蓄品の消費期限や点検日の管理と、内閣府へ提出する“物資調達・輸送調整等支援システム”に対応する報告書の作成。そして、災害時の備蓄状況を把握する方法です」。平時の対応についてシステムを導入している自治体は少なく、職員のアナログ作業によって行われていることが多かったそうだ。例えば、内閣府への報告書作成については、「指定の書式があり、備蓄品ごとに内閣府が定める分類の入力が推奨されています。それを一つひとつ調べるのが大変な上、自治体で独自にリスト化しているケースも多く、品名や数量など必須項目だけの提出になっているという話も聞きました」。この状況を解決するには、DXによる効率的な運用が必要だと判断したそうだ。

職員の管理作業を抑えつつ、災害時の対応を想定した機能。

そこで同社が開発に取り組んだのが、「備蓄品管理システム」だ。これはクラウド上で備蓄品の在庫管理ができるシステムで、庫内の配置図や入出庫記録、倉庫の位置情報までを一元管理できるそうだ。「平時の業務負担を軽減でき、災害時も適切な管理が継続できるシステムを目指して、開発を進めました」。約1年の開発期間を経て、正式リリースは令和7年4月を予定している。

同システムでは、膨大な種類・数にのぼる備蓄品の消費期限や点検日をアラートで通知するという。これにより期限切れや点検漏れをなくし、肝心なときに使えないといった事態を防ぐ。また、内閣府が指定する書式でデータを出力できるため、改めて報告書を作成する必要もないそうだ。「スマホやタブレットなどを使って、在庫情報を遠隔で更新することも可能です。災害時、備蓄品を搬出するときなどは倉庫で作業しながら更新できるので、在庫状況をリアルタイムで把握できるのです」。ほかにも、ハザードマップで、倉庫の場所が確認できるように。さらに避難所情報を登録することで、同じ地図で場所を把握できるため、災害時に倉庫から避難所へ備蓄品の移動をするときに、道路状況を加味した対応が可能になるそうだ。

備蓄品管理から地域の防災体制の強化までを幅広くサポートする。

同システムの導入に際して、自治体が内閣府へ提出しているデータを同社に渡せば、倉庫や備蓄品など初期登録は全て対応してくれるという。サーバー構築なども不要なので、導入に関する障壁は少ないだろう。システムアカウントは、自治体ごとに5アカウントが発行され、有償で追加も可能。“防災担当者・応援職員・備蓄品の納入業者”を想定した権限を設定することができる。担当者以外も情報更新ができる体制になるそうだ。導入について興味がある自治体には、無料のトライアルを実施する。トライアル後には使用感をヒアリングし、追加の機能などについて、アップデートを図っていくという。

最後に茂川さんは、「防災に関する自治体の役割は多く、備蓄品の管理はその一部に過ぎません。DXで業務負担を軽減し、職員が地域防災により尽力できる体制づくりを支援できればと考えています」と語ってくれた。

利用者に合わせた権限

●防災担当者用
システム全ての機能・情報の閲覧と更新が可能。

●応援職員用
備蓄品の入出庫情報が閲覧・更新できる。災害時の活用を想定。

●備蓄品の納入業者用
倉庫への納品が完了した際に、事業者が納品完了を報告できる。

無料トライアル受付中

同システムを20日間無料で利用できるトライアルを実施中。入出庫状況の登録など、本導入と同等のサービスが受けられる。