生成AIがチャットツールの新機能として登場！最新技術で業務効率化を目指す。

滋賀県草津市
総合政策部
経営戦略課 行政経営係
係長 田中 祐樹（たなか ゆうき）さん
主査 谷岡 美希（たにおか みき）さん

文章の作成や要約、アイデア出しなど、8割以上の職員が業務効率化を実感。

令和2年度に「行政経営改革プラン」を策定した同市。「先端技術の活用により、行政運営の効率化を目指しています。費用対効果が見込めるものは、積極的に推進する方針です」と田中さん。これにもとづき、生成AIについても導入を検討。以前から全庁的に活用していたビジネスチャット「LoGoチャット」内で、生成AIを活用できるサービスがリリースされたことを知り、令和5年7月に「LoGoAIアシスタントbot版」の実証実験をスタートさせた。「無料トライアルが利用できましたし、すでに使っているツールで生成AIを試せるのは魅力的でした」。

実証実験には、21所属から計45人が参加。複数の部局から分野横断的に職員が参加したプロジェクトチーム「業務改革・DX推進チーム」のメンバーのほか、実証実験ではさらに様々な所属から希望者を募ったそうだ。チャットのトークルームで感想を共有し、あいさつ文の作成や長文の要約、アイデア出しなどで有効性を確認。谷岡さんは、最初に使用した印象を次のように話す。「すごく便利だと感じました。今まであいさつ文の作成には相応の時間を費やしていましたが、生成AIに質問するとすぐに回答案を得られます」。実験後のアンケートでは、参加者の8割以上が“業務効率が向上した”と回答。効果が見込めるとして、正式に導入を決定した。

実践的なアドバイスを提示して、生成AIの効果的な活用を促す。

「業務効率が向上したこと以外にも、入力内容がAIの学習に利用されない点や、セキュリティの設定や利用履歴の管理ができる点、費用面なども評価しています」。行政専用のネットワークであるLGWANで利用できるのも、大きなメリットだったという。しかし、ITツールの新規導入では、費用対効果の説明が難しいこともある。その点については、同市が掲げる行政経営改革プランの方針や、実証実験での効果検証の結果を丁寧に説明したそうだ。

ただし、生成AIの使用に不安を覚える職員もいる。そこで同市は正式運用に先立ち、「文章生成AI利活用ガイドライン」を策定。セキュリティ上の利用制限や推奨する用途、活用のポイントなどを分かりやすく提示した。「用途の例としては、文章の作成・要約・校正・翻訳や、アイデア出しなどを挙げています。AIへの指示・質問となるプロンプトについても“誰が、誰に、どんな目的で”を明確にする、質問を繰り返して精度を上げるなど、実践的かつ具体的な解説に努めました」。

行政事務の効率化を進めて、職員は付加価値の高い仕事を。

こうして環境を整えたものの、活用を広げるには職員へのサポートが必要になってくる。生成AIから有効な回答を引き出し、便利に使いこなすには、職員の質問力が問われるからだ。質問を明確にしたり、段階を踏んで質問したりすることで、回答の精度を上げることができる。そこでガイドラインとは別に、独自の「活用事例集」も作成。委員会のあいさつ文、プレスリリース、アンケート項目などを例に、プロンプトとそれに対する生成AIの回答例を掲載した。どのように質問・指示すればいいかなどを解説し、より効率的な活用を促している。

令和6年2月に本導入したばかりではあるものの、庁内における生成AIの安全な運用を図りつつ、業務効率化を着実に進めている同市。「見本になるような活用例があれば、情報を寄せるよう職員に呼びかけています。それを庁内に発信して、さらなる利用拡大につなげていきたいですね」。生成AI をはじめ、テクノロジーは日々進化を続けている。こうした先端技術について、「今後も行政事務の効率化につながるものは取り入れていきたい」と意欲を見せつつ、田中さんは次のように展望を語ってくれた。「こうして削減できた時間や労力は、窓口での相談業務や、政策的判断を伴う付加価値の高い業務に充てるなど、市民サービスの向上につなげたいと考えています」。

生成AIが得意な業務

●あいさつ文の作成
●文章の要約
●キャッチコピーの案出し
●メール文案の作成
●企画の案出し
●コードの生成 など

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