全庁に浸透させたのは効果を実感した幹部職員。
令和2年、新型コロナ感染症対策として、国は事業者などに“出勤者の7割削減”を要請した。これを受け、同市では市長の号令のもと、テレワークを強力に推進。削減目標は大きく上まわったが、「同時に課題も明らかになりました」と話すのは、行政改革推進課の安野さんだ。「登庁した職員と自宅にいる職員のコミュニケーション手段が電話やメールしかなく、業務を円滑に進めることができなかったのです」。
その課題を解決するために検討したのが「LoGoチャット」だったという。「注目したのは、LGWANとインターネットの両方で使えることです。庁舎でも自宅でも使えることが大前提でした」。全庁職員で使えるよう申し込んだトライアルで、最初に利便性を実感したのは幹部職員だったという。「当市ではコロナ禍における市民の不安を軽減するため、市長が動画で情報を発信していました。幹部職員はその内容をタイムリーに把握する必要があったため、随時チャットで共有するようにしたのです」。休日に庁外でも確認できたことで、便利さを実感した幹部職員により、トップダウンで庁内に浸透していった。
混乱する災害現場で活躍し全庁の頼れるツールに。
ちょうどその頃、同市を襲ったのが、令和3年のむつ市・風間浦村豪雨災害だ。市内各地が浸水し、国道や県道は一部通行不能になった。混乱する現場で活躍したのが、LoGoチャットだったという。「職員が災害現場を撮影して画像を送信することで、対策本部は被害状況を正確に把握することができました。また、避難所に分散している職員とも常に情報共有できたので安心でしたね」。この災害には職員総出で対応したため、全庁で“頼れるツール”という認識が定着していった。
正式に導入した後は、職員の働き方にも変化が出たという。朝礼の連絡事項をチャットに上げれば、職員が集まる必要はない。会議の資料や議事録の共有も簡単な上、欠席者は履歴をさかのぼれば内容を時系列で確認できる。広報を担当している市民連携課の鎌田さんは「住民への情報発信も迅速になりました。以前は、発信内容を確定させるまでが大変で……。まず広報担当者が所管課に出向いて内容を確認。それをもち帰り、文言を調整していました。今は、チャットのグループトークに上げるだけ。グループには所管課も当課も入っているので、確認が一度で済みます。緊急時には自宅からでも対応できて便利です」という。このほか、フランクに語り合えたり、誰にも気づかれずに悩みを相談できたりするのも、チャットの大きな利点だとか。
出先からでも情報を共有できるチャットツール
円滑なコミュニケーションで自治体業務を効率化するチャットツール。LoGoチャットなら自宅や出先からも情報を共有でき、意思決定の迅速化や業務の効率化を促す。
point1：PCもスマホもOK
モバイル端末でも使えるので、場所などに縛られずに対応できる。
point2：画像やファイルを共有
出先からの画像共有や、会議資料や議事録の共有なども素早く簡単に。
point3：全国の職員と意見交換
ユーザーグループでは全国の職員とつながり、情報や知見を共有できる。
ほかの自治体とつながり、変革は次のステップへ。
当初の目的だった“テレワーク時のコミュニケーション補完ツール”という枠を越えて、チャットは活用されている。今では業務に不可欠な存在となり、新入職員には開発元である「トラストバンク」の協力を得ながら操作研修を実施しているという。「ほかの自治体との情報共有にも欠かせません」と語るのは、行政改革推進課の柏谷さん。「ユーザーグループを活用して、姉妹都市の会津若松市にスマートシティの取り組みについて教えてもらっています。ワクチンの大規模接種もそうですが、前例がない場合などは本当に助かります」。
庁内外のコミュニケーションを進化させる同市の取り組み。「連絡手段が増えるのはありがたいですね。スマホで操作できることや、全国の自治体職員とつながれることも大きなメリットです。活用の幅を広げることで、職員の柔軟な働き方にも貢献できると思います」。DXツールがもたらす情報伝達手段の進化は、業務の在り方だけでなく、職員の働き方にも好影響を与えているようだ。
むつ市 行政改革推進課
中央：課長 柏谷 圭則（かしわや よしのり）さん
左：主幹 安野 智哉（やすの ともや）さん
市民連携課 広報グループ
右：主任主査 鎌田 隆夫（かまた たかお）さん
ビジネスチャットの活用で加速するDX
1.テレワークをより快適に
チャットなら素早い返答が期待できるため、まるで隣で仕事をしているような感覚を生む。メッセージの既読状況を確認できるので、安心感を得られる。
2.迅速な判断・意思決定
関係者間での確認や決裁などがスムーズになり、意思決定がスピーディに。フラットな議論や意見交換もしやすくなる。
3.災害時の正確な情報共有
電話やメールだけでは伝わらない現場の状況を、画像で正確に共有できる。スマホで撮影してそのまま送るので対応も迅速。
職員の働き方にイノベーションを起こし、業務の効率化と住民サービスの向上を両立させる！
むつ市での導入ポイント
▶モバイル活用を想定した導入
パソコンからの活用だけでは、便利さの実感に限界がある。庁内外での利用を前提に、最初からスマホでの活用も促進した。
▶スタート時から全庁で展開
新人や若手職員から、ベテランの幹部職員まで一気にアカウントを付与。どこからでもDXが生まれる環境をつくった。
▶上層部からのトップダウン
まずは幹部職員が利便性を実感し、活用の手本となることで職員を刺激。“使ってみたい”という意欲を広めていった。
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