民間では、令和３年度の税制改正で電子帳簿保存法の改正が決まったあたりから、帳票類の電子化が加速し始めた。各地の自治体においても、政府によるデジタル・ガバメント推進方針の策定、デジタル手続法施行などの流れに後押しされ、紙の書類をデジタル化する機運が高まっている。
ただ、長年続いてきた“紙の書類文化”を刷新するためには、セキュリティ面をはじめとするいくつもの課題を解決しなければならない。そんな中で、同社が神戸市をはじめ複数自治体と実証実験を行い、今年４月から自治体向けに導入を本格的に進めているのが、電子帳票取引システム「BtoBプラットフォーム」だ。このプラットフォームでは「見積書」「契約書」「請求書」など複数の商品をラインアップしている。もちろん、単体でも使えるが、組み合わせ次第で業務の効率化がぐっと進むのが最大の特徴といえる。
村田さんによると「令和３年８月にリリースした『TRADE』は見積もりから発注、納品、検収までをカバーする商品です。これに『請求書』『契約書』を組み合わせれば、見積もりから請求書までの帳票の全てをワンストップでデジタル完結できるんです。商取引の全行程で統一フォームの帳票をやりとりできるのは、おそらく当社のシステムだけではないでしょうか」と、自信をのぞかせる。また、民間企業での70万社を超える導入実績が、その利便性と将来性を裏づけているともいえそうだ。
帳票類の電子化は、取引関係のある自治体や事業者が全体として足並みを揃えることで、そのメリットはより大きくなる。というのも、紙の書類が混在しなくなれば、手入力など面倒な作業が減り、記入漏れ・誤記入なども発生しにくくなるからだ。
「当社では自治体の導入に合わせて取引先に“招待状”の送付をお願いしています。招待を受けた自治体や事業者は即日BtoBプラットフォームIDの取得が可能。その後、操作説明会を行うなど、自治体を中心とする関係者全体の取引のデジタル化を支援しています」。こうして段階的に地域経済全体の帳票デジタル化が進んでいくのだという。
同社の実証実験によると、紙の書類取引に要していた請求書関連の作業時間は、電子化により平均約69％も削減できたという（下記参照）。ペーパーレス化による郵送費やFAX通信費の削減にもつながった。自治体の取引先にPC未導入事業者がある場合でも、AIOCRの活用により紙帳票の電子化が可能だ。自治体が“紙から電子データ”の流れをつくれば、地域全体の帳票デジタル化は確実に前進していくだろう。
令和５年からは、取引事業者とインターネット接続系でやりとりした電子データを、LGWAN内に安全に移動させる仕組みも提供する予定とのこと。地域のDXは、さらに進めやすくなりそうだ。
インフォマート デジタルコントラクト事業部
デジタル・ガバメント事業室
村田 優介（むらた ゆうすけ）さん
※１ 先行自治体によるデータ。受取請求書を財務会計へ取り込み、庁内の決裁までを電子化した場合
※２ 先行自治体、事業者によるデータ（いずれも同社調べ）
自治体から“招待状”を受け取った事業者は即日BtoBプラットフォームIDの取得が可能。その輪の広がりが地域DXの第一歩に！
●入力ミスが激減
●照合時間を大幅カット
●即日、電子帳票を発行・受取
●電子保管（10年間）
●インボイス制度対応
●ペーパーレス化
●書類保管のスペース、作業時間の削減
BtoBプラットフォームの導入にあたっては、事前のヒアリングはもちろん、庁内教育や操作レクチャーなどを実施。システム本稼働後も、自治体・事業者向け説明会の開催やカスタマーセンター（問い合わせ窓口）の開設などにより、ユーザーをサポート。
BtoBプラットフォームの利便性や業務の効率化を実際に体感してみてください。気軽にお問い合わせを。
サービス提供元株式会社インフォマート
