調達の参考情報が迅速に見つかり、根拠と自信につながる。

情報政策

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調達業務を助ける入札データベース

自治体の調達業務の中で欠かせない入札事務。業者選定のために情報収集するも、調達頻度の低い案件は参考となる前例を見つけにくい。関市では入札情報データベースの活用で、情報収集にかける時間が約9割も削減できたという。

※下記はジチタイワークスVol.34（2024年10月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
[PR]株式会社ジチタイワークス

左から
関市
財務部契約検査課
課長補佐藤井清人（ふじいきよひと）さん
係長飯田梨恵（いいだりえ）さん

調達頻度が低い案件の参考事例はたどり着くのに数日かかることも。

幅広い部署で頻繁に行われる調達業務は、仕様書作成から入札事務までの様々な工程で、情報収集が必要だ。同市では、契約検査課が所管課の作成した仕様書を受け取り、業者選定を担っている。案件数は1週間に15件ほどで、年度初めや年度末は30件以上になることもあるという。「主にインターネットで業者の情報を探していましたが、適切なページにたどり着けないことや、そもそも公開されていないこともあります。入札自体が少ない場合は特に時間がかかっていました」と、藤井さん。例えば同市では葬儀場を直営しており、令和3年度には火葬場で遺体を納める冷蔵庫を購入することがあったそうだ。「数十年に一度の調達なので、もちろん初めての経験でした。他自治体でも購入したケースは少ないため、自治体だけでなく警察や病院も含めて調べ、参考になる情報を見つけるのに3日間もかかりました」。

そんなとき、「ジチタイワークス」がサービス提供する入札情報データベース「調達インフォ」を知り、令和5年9～10月に無料トライアルを実施。「情報収集が大幅に効率化し、限られた予算を充てる価値はあると思いました」。こうして令和6年度には早くも本導入が決まったという。

7,700団体の入札情報から探せて自治体や企業の実績も分かる。

同データベースには、過去15年間で公示された全国の入札情報を約2,000万件掲載している。省庁・地方自治体だけでなく、公立病院など計7,700団体以上の情報があり、専門的な案件についても調べることが可能だ。膨大な情報を蓄積しているが、検索方法は簡単だという。エリアや業務の分野、事業名はもちろん、仕様書や発注情報の有無で抽出したり、落札金額の範囲を指定したりもできる。落札実績をもつ企業の情報も分かるため、事例研究や仕様書作成、業者選定など様々な工程で情報収集が効率化される。令和5年以降、有償サービスとして導入している自治体は約70^※あるという。「当市には直営の診療所もあります。データベースの導入後、不要になった医療機器を廃棄するために業者を探すことがあり、自治体以外の情報も見つかる点に助けられました。業者選定に使う時間は以前よりも約9割減りました」と、飯田さん。

検索の時間が短くなるだけでなく、企業ごとの落札案件や金額、入札実績のある公的機関やエリアなど、詳しい情報が得られることもメリットだ。「できるだけ近隣のエリアから業者を選びたいと思っても、選定するには根拠を示す必要があります。なぜこの業者なのかという理由を実績の観点から説明できるのは担当者として重要です」。

※令和6年7月時点ジチタイワークス調べ

新規事業へのハードルを下げ組織全体での活用も見据える。

同市では、新しい事業に向けた情報収集にもデータベースを活用しているという。来年度から始める新規の介護保険サービスでは、利用施設を“年間契約の通所型”と“単価契約の訪問型”の2種類にする予定。同様の形の事業は他自治体でも前例がなく、仕様書の作成に悩んでいたそうだ。「特殊な入札になるので、調達インフォの担当者と、開発元に業者のリストづくりを依頼して進めました。迷ったときに相談したり、サポートを受けたりできるところもよかったです」。

今後は同課に限らず、全庁での活用も促していくという。「相談や問い合わせを受けたとき以外にも、参考になる案件を見つけたら、当課から所管課に発信しようと思っています。幅広い業務で活用できることへの気づきや、日頃から効率的に情報収集する習慣付けにしたいですね」と、2人は期待を寄せる。業務負担が減るだけでなく、新しい取り組みへのハードルが下がることで、前例の少ない事業も進めやすくなるのではないだろうか。