職員が地域へ飛び出せる環境を、システム刷新で整備する。

舞鶴市
左：政策推進部 デジタル推進室
室長
吉崎 豊（よしざき ゆたか）さん
右：政策推進部 デジタル推進室
情報管理係長
中山 雅之（なかやま まさゆき）さん

もっと地域に出て住民と交流したいが、旧システムでは機動性が高まらない。

住民ニーズに応えて地域の課題を解決していくには、自治体職員が地域活動に積極的に参加することが重要といわれている。同市でも令和5年度から、「市民のために、職員のために。変わる市役所」という方針のもと、“もっと地域に出かけて、住民の声を聞こう”との機運が高まった。

「ただ、三層分離のネットワーク構成だったため、端末を持ち出してもスケジュールすら見ることができない。結果的に、報告事項を紙にメモしたり、私用のタブレットを使ったりしていました。そこで、職員の機動力を上げる環境づくりが必要だと考えたのです」と吉崎さん。もちろん、デジタル化に関して手をこまねいていたわけではない。中山さんは「市民の利便性向上と庁内の業務効率化を目指し、ノーコードツールやオンライン申請の導入・活用推進などを行ってきました」と話す。それでも従前の環境のままでは、できることに限りがあったという。「業務システムはどんどんガラパゴス化しており、地域課題の解決どころではない状況でした」。さらに事務用パソコンの更新時期が迫っていた。「昨今の物価高騰を考慮すると、これまで通りの更新では、維持管理費が予算をオーバーするおそれが出てきました。そこでシステム刷新も視野に、情報収集を行ったのです」。

場所を制限されず仕事をするために、合理性とセキュリティを重視した。

調べる中で、「 Google Workspace （グーグルワークスペース）」を知ったそうだ。

同サービスは、カレンダーやメール、WEB会議など、業務に必要なツールがパッケージされたクラウド型サービス。「業務を効率化するには、合理的なツールが必要です。比較検討した中で、最も合理的に構成されていると感じました」。

システム刷新に伴うセキュリティ強化も課題だった。同じく Google 製のノートパソコン「 Chromebook （クロームブック）」は、ウイルスからの攻撃や悪質なサイトの警告表示、盗難防止のためのデータ暗号化など、セキュリティ対策機能が搭載されている。「機動力を高めるためには、場所に左右されずに情報が守られることが重要です。当市が目指す職員の働き方を考えると、同サービスと、この端末の組み合わせが最適だと判断しました。さらに、今までのパソコンを更新するより維持管理費を抑えることができます」。こうして、パソコン起動時の多要素認証などのセキュリティ対策も要項に加えて公募を実施。令和6年9月に「電算システム」を導入事業者として選定し、令和7年2月に全職員を対象に同サービスと端末を導入した。

“自分たちも変わらなければ”という意識の変化を生んだ。

導入後は、庁舎の隣にあるコワーキングスペースでの業務効率が上がったそうだ。「会議室が足りないときに、そちらで打ち合わせをするケースがこれまでもありました。今は端末を持ち出せば庁内と同じ環境で仕事ができるので、働きやすくなったのではないでしょうか」。

中山さんは、職員間のやりとりがスムーズになったと話す。「メールや電話だったやりとりがチャットに代わり、コミュニケーションのスピードが格段に上がったように思います。ほかにも、情報共有をする際、“ファイルを添付して送る”から、“クラウド上の保存先を共有して見てもらう”という方法に変わりました。一つのデータを共同で編集できるので、ファイルの点在が減り、原本性の確保につながっていると思います」。また、各ツールに搭載されている生成AIも利用できるようにしているそうだ。「“個人情報を入力しない”などのルールを設けて、自由に使えるようにしました」。

今後について吉崎さんは、「具体的な効果が見えてくるのはまだ先でしょうが、“システムが変わったから自分たちも変わらなければ”といった意識が芽生えつつあると感じます。職員が地域へ飛び出せる環境ができて、これからが楽しみです」と、目を細めて語ってくれた。

※ Google Workspace 、 Chromebook は Google LLC の商標です。