新型コロナ対策で真価を発揮クラウド型の自治体専用チャット

人事

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災害などの非常時、自治体では様々な場面で迅速な判断と行動が求められる。

新型コロナ対策において、チャットサービスを活用したテレワーク導入を行った大阪府泉大津市総合政策部の政狩拓哉さんと政策推進課の川直也さんに話を聞いた。

※下記はジチタイワークスVol.9（2020年4月発刊）から抜粋し、記事は取材時のものです。
　[提供] 株式会社トラストバンク

当初は職員不足に対する業務改革での導入

泉大津市がチャットサービスを導入したきっかけは、マンパワー不足という課題解消のためだった。これは多くの自治体が抱えるテーマだが、同市は問題が深刻で、人口や産業構造が類似する他自治体と比較して約75％の人員での運営を余儀なくされている。今後はさらに職員数が減少する事も予想され、危機感を抱いていたと川﨑さんは語る。「このままでいくと住民サービスを現在と同じ水準で提供することも困難になります。それをいかに回避するか、というのが喫緊の課題でした」。

解決に向け、平成30年から本格的な業務改革に着手する中で、“コミュニケーションの円滑化”も業務効率化を推進するうえで重要ではないかと感じていた。そんな中、耳に入ったのが、トラストバンクが手掛ける「LoGoチャット」の存在だった。

インタビューに答える川﨑さん（左）と政狩さん（右）。

現場の情報共有を補完するチャット

LoGoチャットは、民間ビジネスチャットと同等の機能を備えた自治体専用チャットサービスで、多くの自治体で実証導入の実績がある。実績に加え無料トライアルが可能だということと、特定の部署でスモールスタートできる点がスピーディーな決断に繋がり、検討から約2カ月後の令和2年1月、高齢介護課や議会事務局など8課を対象に稼働を開始した。

導入後間もなく効果は現れた。例えば、日々の終礼では外出中の職員の帰庁を待ったり、不在者に改めて内容を伝えたりといったことも発生していたが、情報共有をLoGoチャットで補完することでこれらの無駄を削減。また、職員の6割が嘱託で時短勤務も多い高齢介護課では、連絡事項をLoGoチャットで配信することで、勤務時間を問わず情報が行き渡るようになった。

このような効果が見え始めた頃、想定外の動きが必要になった。新型コロナウイルスへの対応だ。

6日間で実現したテレワーク導入

令和2年2月27日、新型コロナ対策として、職員のテレワークに対応するよう市長から号令が出た。制度も予算もない中、政策推進課では即座にLoGoチャットを活用したテレワーク導入を決定。同28日にはトラストバンクの協力を得てアカウント数を110から1,000に増強、翌週3月4日には職員に向けて在宅勤務が可能だという通知を出した。市長の号令から現場態勢の構築まで、わずか6日間というスピードだ。

同市のテレワークは、自宅での会議資料作成や、広報誌・チラシ制作といった業務で活用され、LoGoチャットは庁舎・在宅の職員間コミュニケーションや勤怠管理を担った。「資料はすぐに渡せるし、何かを思いついた時点で即座に相談できる。庁内で喋っている感覚でした」と実際にテレワークをした川﨑さん。政狩さんも「LoGoチャットがなければこれほどのスピード感での制度整備・実行はできなかったでしょう」と振り返る。

コミュニケーションから始める業務改革

泉大津市は、今後の運用にも目を向けている。例えば市内でのコロナ感染患者発生や災害発生時に備え、LoGoチャットに部長級グループを作成。緊急時は即座に情報共有と既読状況の確認ができ、さらにウェブ会議のURLをあらかじめ投稿しておくことで時間・場所を問わず即座に会議ができる体制を整えたのだ。

また、同市では重要な案件や新制度についての市民からの問い合わせに対し職員ごとに返答の内容が異なると、行政への不安につながりかねない。これに対してもLoGoチャットで情報を即時共有することで、事例ごとの回答統一が実現できる。

今回の経験をもとに、非常時への対応力を強化した泉大津市。政狩さんは一連の流れを振り返った後で、こう締めくくった。「職員間のコミュニケーションは、業務改革でも着手しやすい部分。まずはやってみようというスタンスでLoGoチャットのようなツールを取り入れてみれば、そこから新しい着想を得ることもあります。現場のマインドを変えていくことから始めていきましょう」。