【すぐできる！マネしたい！みんなの時短術】時短効率戦隊－ジチ隊ジャーV－

■毎年来ると分かっている照会は時間のあるときに事前に準備する。（PN／睡魔～さん）

■引き継ぎを受けると同時にマニュアルを作成、そのまま自分の後任にも託す。最初は手順を覚えるのに役立つし、慣れてきたら振り返りに使えるし、さらに引き継ぎ書の作成も不要で一石三鳥！（PN／脱☆社畜さん）

■午前中の30分は午後の２時間に値する！集中しなければならない業務は、なるべく午前中に行う。（PN／ムーミンさん）

■何より普段から書類や電子データを整理しておくことですね。探す時間を短縮できます。（PN／からあげクンさん）

■デュアルディスプレイは必須。ノートパソコンの場合、テンキーがあると早いしラク。（PN／運動したいのに腰が痛いさん）

■2024年９月25日の書類であれば、フォルダ名の先頭に「240925」を付ける。時系列に整理し、検索時間の短縮を図っています。（PN／hideさん）

■なるべくショートカットキーを使うようにし、まわりにも広める。（PN／まめさん）

■自治体内部で行う業務効率アンケートなどの作成に活用。（PN／ほっほさん）

■公務員専用AIマサルくん^※を利用して、文書作成の参考にしている。（PN／さぬとんさん）
※ChatGPTに、行政情報を追加学習させたもの。

■メリット、デメリットの箇条書き作成などのタスクと相性抜群です。（PN／Katuさん）

■とりあえずアイデアをたくさん出したいとき、テーマと目的を投げて、色々な角度の案をもらう。（PN／ひよっこ保健師さん）

■自分だけのチャットに、することリストをつくる。／その週にすることをスケジュールの“日曜日”に置いて見える化。それを月～金に振り分けていく。（PN／ゾウさん）

■タスク管理アプリをスマホに入れて管理しています。「〇〇さんに連絡する」など、小さなタスクも全て登録することで、漏れがなくなります。（PN／こだま君さん）

■すべき作業内容をポータルのToDoリストに登録する。出勤したら、午前中にこなすべき業務などが可視化されている状態。その日の作業を完了したら、来年のスケジュールに登録しておく。例えば、議会対応や予算要求、人事評価面談などのスケジュールは毎年同じなので、スケジュール管理が効率化される。（PN／ろろさん）

■２通りの回答を用意し、どちらかしか選べないような雰囲気にする。（PN／はるぴんさん）

■根拠をしっかり調べる。熱く語る。（PN／ワンさん）

■根まわし。あらかじめ相談しておく。（PN／じゅんいちさん）

■こちらの提案のデメリットを自分から提示することです。まずデメリットを提示し、その後にそれを上まわるメリットを示すことが大切です。メリットばかり伝えると「そんなにうまくいくだろうか……」という疑問をもたれます（怪しい勧誘みたいなイメージ笑）。そして、ここからが肝なのですが、その提案が失敗した場合はどうなるかの想定も伝えています。「あ、こいつは分かってるな！」と思われて、話がスムーズに進みます。（PN／勝海舟さん）

時短が得意な公務員からのアドバイス

楽しく仕事をするために、いい意味で“現状を疑う”！

非効率に気づかず、日々の業務にあたっている人も多いのではないでしょうか。でも実は、時短や効率化のために今すぐ取り組めることはたくさんあります。例えば、パソコンのユーザー辞書を登録したり、デスクトップのファイル名に期日を入れて優先順位を付けたり、使いやすいようにデスクまわりを整えたり、デジタルツールを活用したり……。変化する世の中の状況に合わせ、業務の進め方などにも見直しが必要です。常に現状を疑い、“ラクにできる方法はないかな？”と考えるようにするといいですね。すると、効率化で生まれた時間を、力を注ぐべき業務に使えるようになります！

岡山県 備前市
市長公室 備前焼振興課
同前 嘉浩（どうぜん よしひろ）さん
2005年に入庁し、2023年10月より現職。「地方公務員が本当にすごい！と思う地方公務員アワード2020」や「国土交通大臣賞」を受賞。※参考／「公務員が定時で仕事を終わらせる５５のコツ」同前 嘉浩 ・林 博司 共著（学陽書房）

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