心当たりありませんか？公務員の残念な文章10選【連載】第1回

 

公務員の仕事は「文書に始まり文書に終わる」といわれています。

いわゆる「文書主義の原則」があるからこそ、公務員と文書は切っても切れない仲。退職するまでずっと付き合っていく親密な関係にあります。その根拠規定は、公文書等の管理に関する法律第4条。条文には「軽微な事案を除き、文書を作成しなければならない」と明記されています。正しく伝わる分かりやすい文書の作成は公務員にとって必須のスキルだということが、この条文によって裏付けられているのです。

誰もが犯しがちな文章上のミスが、誰にも指摘されないまま、ひっそりと息を潜めながら職場内に生息していませんか？

約40年、私は公務員として様々な文章を書きながら、行政現場で職員の文章指導を行ってきました。そこで分かったことは、職員の皆さんが日常業務で実際に犯している文章上のミスは、大きく10項目に分類されるということです。

これらのミスは、一つの自治体だけの問題ではなく、全国共通の課題だと言っても過言ではないかもしれません。

そこで、毎日のように職場で生まれている文章上のミスを「公務員の残念な文章10選」としてご紹介すれば、皆さんの業務成果の向上に寄与できるかもしれないと考え、僭越(せんえつ)ながら筆を執らせていただきました。

第10位　ここが残念！ 「あいまい表現」

文章は「生き物」なので、書き手のもとを離れると、書き手の意図を無視して勝手に自己主張を始めてしまいます。住民自治の現場を離れてから、私は全国の自治体職員の皆さんを対象に実務研修「文章の磨き方」を実施しています。

登壇する際は、いつも不動産用語の「所有権移転」という言葉を使ってお話ししていますが、職場でよく見かける実例をビフォー&アフター形式でご紹介すると、「私もやっています」という声が次々に上がります。例えば、このような事例です。

文章の所有権が書き手から読み手に移ると、どのような解釈をしても読み手の自由であり、自らの価値観や固定観念を働かせて自分なりの解釈をします。深読みしたり行間を読んで忖度したりする人もいますが、もはや書き手がそれをコントロールすることはできません。

そこで、あいまい表現の解決策として実践すべきなのは、「数字で示して誤解を防ぐ」です。次のように、具体的な数字を盛り込んだ表現にすれば、解釈のブレや誤解はなくなり、無用なトラブルに発展しかねないリスクの芽を摘むことができます。

このように数字を示すことで、読み手の納得感は格段に高まります。待ち時間の表記など、書き手にとって一定の責任が伴うケースもありますが、それを恐れてあいまい表現を用いるのは御法度。

読み手が知りたい情報をしっかりと表現して、文章の所有権が移転した後の解釈を安定させるのが書き手の使命だと心得る必要があります。

第9位　ここが残念！ 「ねじれ文」

主語と述語に“ねじれ”がある文を「ねじれ文」と呼んでいます。主語と述語の係り受けが不適切な場合に生じます。これは、読み手が想像力を働かせて読まないと理解できませんので、日常業務で決して犯してはならないミスです。例えば、次のような文があります。

一見、正しい表現のように感じますが、工務店を営んでいるのは「自治会長」であり、「会社」が営んでいるわけではありません。

しかし、この文の主語は「自治会長の会社」となっており、主述のねじれが生じています。これが「ねじれ文」です。それでは、どのように書けば良かったのでしょうか？ミスに気づいたときの解決策は二つあります。

解決策の一つ目は、ミスに気づいたら「主語に合わせて述語を変える」です。現在の主語が「自治会長の会社」なので、述語を「工務店です」とすれば良いでしょう。

解決策の二つ目は、「述語に合わせて主語を変える」です。次のように主語を「自治会長の会社」から「自治会長」に変更すれば、主述のねじれはスッキリと解消されます。

「子どもの権利条約」（1989年国連採択）によって、子どもの知る権利や参加する権利、表現の自由が保障されるとともに、外国人住民の著しい増加などの社会的潮流もあり、公務員を取り巻く文章の環境は「やさしい日本語」へと確実に変化しています。このことを肝に銘じて、誰もが理解しやすい正しく伝わる文章を書くように心がけたいものです。

第8位　ここが残念！ 「一文が長い」

あれも伝えたい、これも伝えたい。

自らの思考をしっかりと整理できないまま書き進めていくと、往々にして長い一文になってしまいます。しかし、当の書き手はさほど問題意識を持っておらず、それを読んだ人に指摘されたり、決裁段階で上司に修正指示を出されたりして、初めて一文が長いことに気づきます。読み手からは、「結局、何が言いたいの？」「途中で読むのが嫌になった」そんな声が聞こえてきます。では、どうすればよいのでしょうか？

解決策は「一文一意」に徹することです。最も伝えたいことを一つに絞り、それを正確に伝えることに専念するのです。これは、分かりやすい文章を書くための“キホンのキ”。文章に対する苦手意識がある人は、この「一文一意」を心がけていただければ、苦手意識の早期克服に役立ちます。それでは、実例を見てみましょう。

悪い文章ではありませんが、このように長い一文は、結論がどこに書いてあるのかが分からず、テンポよく読むことができません。

このため、読み手は途中で嫌になって読むのをやめてしまう可能性が高く、「読み手を最後まで連れていく」という書き手の使命を果たすことができなくなります。

したがって、接続助詞の断捨離をして、一文一意に徹することで、腹落ちする文章にすることが大切です。リメークすると次のようになります。

このように一文一意で表現すると、長い一文は三文に分解することができます。

一つの文にあれもこれもと欲張って詰め込もうとせずに、伝えたいことを一つだけ盛り込むようにすれば、テンポよく読める分かりやすい文になります。

連載の初回にあたり、「文章の怖さ」を皆さんと共有したいと思います。文中に読点を打つべきなのに、読点を打っていないケースは少なくありません。読点が侮られているのです。

しかし、読点は読み手の理解を助け、解釈を安定させる重要な役割を担っています。このことを、私たちは肝に銘じなければなりません。事例を見てみましょう。

ある日、同僚から届いたLINEの文章です。

とても短い一文なので、あえて読点を打たなかったのかもしれませんが、それが原因で二つの解釈ができてしまいます。どちらの解釈をしたらよいのでしょう？ 

皆さんなら、どう返信しますか？

このように複数の解釈ができる文は、想像力をフル回転させながら読まなければならず、読み手に無用なストレスを与えてしまいます。

仲の良い者同士であれば、どちらの解釈をすればよいのかを確認すれば済む話ですが、日常業務では、そうはいきません。

たった一つの読点を省略しただけで読み手の解釈に大きなブレが生じてしまうのです。

これが「文章の怖さ」です。“読点を侮る者は読点に泣く”連載のスタートにあたり、このことを皆さんと共有できればうれしいです。

 

いかがでしょうか？ランキング形式でお届けする「公務員の残念な文章10選」。今回は第10位から第8位までをご紹介しました。日常業務で文章を書く際に、「やっているかもしれないなぁ」という心当たりはありませんか？

文章を嫌う人は、文章に嫌われる

長年、行政の現場でたくさんの文章に触れてきた私の実感です。

実は、苦手意識こそが文章上達の最大かつ最強の敵なのです。次回以降も、実際に現場で生まれた実例をご紹介しますので、心当たりのある方は一つひとつ着実に改善しながら苦手意識を払拭して、「文章に嫌われる人」から脱却していただきたいと思います。