DXに取り残された業務“相続人の調査・管理”で効率化を推進する。

宇城市
土木部 用地管理課
課長 浦島 未央（うらしま みお）さん

土地所有者の調査業務は、手作業とアナログ管理が主流。

「私は7年前に係員として用地管理課の配属になりましたが、当初は、とにかくほぼ全ての業務が手作業だということに驚きました」と浦島さん。同課の業務は、道路や河川工事を行う際の、用地取得に関する多種多様な手続きだ。それぞれの業務で大きな流れは決まっているものの、マニュアルがないことがほとんどだという。そのため、ほかの部署と同様に定期的な異動が発生するにもかかわらず、業務内容の把握や引き継ぎが、個人の裁量に任されている状況だったと話す。特に土地の所有者調査に関しては、過去の調査内容や対象者などの情報が一元管理されておらず、業務の平準化や効率化を図るための大きな課題となっていた。

「戸籍などの書類請求については、用地調査が発生するたび、専用の書式でつくられているWordなどに情報を入力していました。また、過去の調査については、膨大な紙の資料で保管されている状態。同じ場所に保管されていても調査結果の関連性もなく、書類の所在も分からない状況からのスタートで、苦労しましたね」。自身と同じような苦労を断ち切るためにも、解決の糸口を見つけたいという思いが浦島さんの中にあったという。

継続的に必要性を訴えながら、厳しい予算の確保に奔走した。

「ビービーシー」が提供する「所有者調査管理システム」を知ったのは、同市企画部からの声かけだった。土地や所有者・相続人の情報を一元管理し、調査にまつわる様々な事務作業が自動で行えるものだ。「関連のありそうな部署を対象としたデモ会を実施するという話を聞き、参加したのがきっかけです。そこでシステムのことを知り、導入することで効率化できるのではと、すぐ検討に入りました」。

所有者調査に関する業務は、基幹システムへの登録などをする機会がほとんどなく、デジタル化は独自に動く必要があるため導入のハードルが高い。実際、浦島さんが動き出してからも、一筋縄ではいかなかったという。「導入費用は高額ではなかったものの、前例がないこともあり、令和3年度の予算は確保できずに断念しています。ですが、業務の平準化と効率化には必要だと思い、令和4年度に再挑戦し、導入することができました」。

空き家を担当する部署などにも予算要求時に声をかけたが、対象件数がそこまで多くないという理由で、用地管理課のみの導入になったという。システムの実装については、業務内容をどう反映させていくか、同社と打ち合わせを重ね、令和5年1月に運用をスタート。事業実施前の事業用地・隣接地の所有者調査や、相関図の作成など、用地管理に特化した活用がなされている。

脱アナログのスピードを上げ、平準化と効率化を追求する。

同市では、予算要求にあたり導入効果を試算し、令和5年度の件数換算で、おおかた予想通りの業務短縮はできているという。「新しく入力方法などを覚えるために、慣れる時間がもう少し必要だとは感じています。それでも今の時点で十分な効率化はできていると考えると、今後さらに大きな成果を見込めるのではないかと期待しています」と笑顔を見せる。現在は、用地買収に関する事業を総合的に管理できる別システムとの併用も開始しており、WordやExcelを利用しない脱アナログの環境構築は順調だ。

実は、導入を検討する段階で浦島さんが行ったヒアリング調査によると、他市もほとんどがアナログ管理のまま業務を進めていて、似たような状況だったそうだ。「用地取得の業務は、どうしてもデジタル化が遅れがちです。当市のシステム導入台数は1台ですが、業務短縮の効果を実感しています。複雑な作業はなく、情報をデータベース化するだけでも多くの業務が効率化できるので、“業務改革はできる”ということが、同じ悩みを抱える人に届くといいなと思います」。

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