【いつも心に“カイゼン”を（後編）】改善センスは誰にでもある！大事なのは目的意識の積み重ね。

ペーパーレス推進を心に決めて、ひたすら実行しつづけた。

ーー　市役所に戻って、何か取り組みを始めましたか。

まずは、ペーパーレスです。今では一般的かもしれませんが、トヨタに出向した初日からバットで殴られたような衝撃を受けたのが“印刷しない”ことでした。打ち合わせはパソコンを持ち歩き、共有したければモニターに映す。紙は戦時中の米のような配給制で少ししか支給されないので、みんな本当に印刷しない。

でも、それがすごく効率的であることを体感し、市役所でも導入しようと動き始めました。当時はネットワークが有線だったので、令和元年にまずはその無線化から着手し、令和5年度にようやく全庁舎が無線になります。モニターも一括購入して全会議室に設置して。これで、パソコンを持ち歩いて打ち合わせができ、基本的には紙を使わずに、スピード感をもって仕事ができるはずです。5年越しの草の根活動がやっとです。

 

ーー　戻った当時は企画課で、特にペーパーレスを推進する部署ではありませんよね。どう働きかけたんですか。

部署がどうとか言ってる場合じゃないなと思って。無線化するには情報システム課の協力が不可欠だったので、その掛け合いからでした。機材が1つあったので、まず企画課に設置させてもらい、少なくとも企画課ではペーパーレスでやりましょうと。メンバーがみんな優秀で、理解してもらえたのは運がよかったなと思います。

 

ーー　ペーパーレス推進にあたり、消極的な方もいたのではないですか。

当然、そういった壁もありましたよ。でも、やるんです、とひたすら言いつづけて、やりつづけた。僕は紙アレルギーだと公言していて、今は僕を見ると紙を隠す人がいるぐらいです。トヨタであの徹底したペーパーレスとその効果を体感して腹落ちしているから、ちょっと否定されたぐらいじゃへこたれませんでした。紙がなくなればペン、ふせん、ファイルなどの消耗品もいらなくなりますし、保管スペースも不要になる。加えて物の動きがなくなるので、紙の少なさとデジタル化の進み具合は比例するんです。

効果的だったなと思うのは、全ての部長が集まる部長会議を、当時の担当者に頼んでペーパーレスにしたこと。そうすると、あの部長会議がやっているならみんなできるでしょ、という雰囲気が少し生まれました。

 

ーー　上から作戦ですね。そこから次はどう広がったのでしょうか。

自分たちも無線化したいんだけど……という部署がチラホラ出てきて。そこでよかったのが、企画課の近くにいた財政課も一緒に無線化していたことでした。だから、そのメリットについての理解がめちゃくちゃ早かった。やはり財政課の巻き込みは大事だなと思いました。

改善は、自分を起点に半径5mから始める。

ーー　ペーパーレスをはじめ、改善の取り組みで心がけていることはありますか。

何より率先垂範で、自分がやること。まず自分が印刷をやめて、紙を使うことをやめて、いつ見られてもいい状態にしておきました。“半径5mから始める”というのが僕の信条で、ボトムアップではそれがうまくいくと思っています。その半径5mには当然自分が真っ先に入っている。

人にはかっこいいことを言うのに自分は全然できていない、評論家や口だけ番長のような人には誰も付いて来ません。どうぞ私を見てください、ぐらいの感じでやっていかないと、信頼は得られないですよね。

 

ーー　自分起点で半径5mに普及させるときには、プレゼンのようなこともするのでしょうか。

いいえ、日頃の業務や会話の中で進めていくので、プレゼンなどはしたことがありません。まずは、自分でやって成果を体感し、これを広めるべきだと腹落ちすること。次に、誰に話をすれば一番スムーズかというキーマンを見極めます。よく見ていると、必ずしも課長が全てを決めているわけではないはずです。役職に関わらず、この人を仲間にすると話が進みやすいという人が絶対にいるので、うまく巻き込んでいきますね。

 

ーー　そこまで力強く進めてくれる人がいると、やってみようかなという気になりそうです。

色んなパターンがあると思いますが、外から言われた方が動きやすい人もいると思います。「俺は今のままでいいと思うんだけど、外野がうるさくて」みたいな。自分の責任じゃないしと、言い訳ができる。

そうやって協力者を徐々に増やしていきました。部長会議をペーパーレスにするなど、僕の趣味でやっているのではなく、組織としての方向性みたいな形にもっていきました。理想はトップダウンで一気に進められるといいのですが、僕らはボトムアップ。少しずつ既成事実化していくしかやりようがなかった。

 

ーー　ボトムアップは時間も忍耐も必要なんですね。

まさに草の根活動ですよ。でも多分、トヨタであの働き方を見ていなかったら、ここまで自信をもてなかったと思うんですよね。一気に進まないもどかしさはありますが、とはいえ、ほかの人たちは外の世界を見ていないし、いくら僕から言われたとしても簡単には踏み出せないだろうな、俺だって以前はそうだったんだし、みたいな気持ちで。そしてお酒を飲んで、よく寝て（笑）。そんな感じで乗り越えています。

一気には変えられなくても、半径5m内でやれることはある。

ーー　改善の取り組みの中で、つらいことはありますか。

あるべき姿が明確なのに、話が通らない、理解してもらえないのは歯がゆいですね。ただそれよりも、改善が進んで成果も出ているのに、それが評価されないことが一番つらいと思います。改善ってすごく大変なことも多いのに、評価してもらえなかったら、誰もやりたがらないし、何も変わらない。率先して頑張っている人が、しっかりと認めてもらえるようになるといいなと思います。

僕みたいな人間は突然変異なので、“人材育成”という役所の正規ルートの中から、改善に取り組む職員が生み出されて、それがちゃんと評価される、そんな組織になるといいですよね。トップ層の方々にも、恐れずにコミュニケーションを取りたいと思っています。なんか面白いやつがいるな～くらいに思ってもらって、少しでも賛同してもらえれば、と。

 

ーー　現在の行政改革推進課で、次にやろうとしていることは。

デジタル推進の両輪として、ペーパーレスのほかにフリーアドレスを進めています。そもそも、個人の机や引き出しがある昭和の環境で、印刷するな、紙を使うな、令和の働き方をしろ、というのも難しい話。だからフリーアドレスで個人席をなくして、引き出しをなくして、毎日必ず片付けて帰る環境にするんです。そうすれば、印刷すればするほど自分が大変になる。

物や紙があふれている汚いオフィスの中で、抜群にいいアイデアが出たり、実行されたりすることはないと思っています。これも半径5mからということで、自分の所属課から始めて、今は隣の人事課など周囲に導入を広げて、もうすぐ計26の部署がフリーアドレス化されます。当然、やりたがらない人も多いです。改善は現状の否定でもあるので、拒否反応があるのはしょうがないんですよね。

でも、その先には、フリーアドレスで空いたスペースをまとめて1フロアを空けて、そこにテナントを入れて、歳出削減と歳入確保みたいなことをやりたいなと。市役所内にスターバックスを入れるのが私の野望なんです（笑）。

全てに“目的意識”をもつことが、見える景色を変える。

ーー　これをこう改善しよう！といった発想は、どうやって生まれるのでしょうか。

……センスですかね（笑）。ただ、日頃から目的を意識することで、そのセンスは誰でも磨けます。例えば、くら寿司のお皿投入システムと、景品が当たるゲームの仕組みとか、マクドナルドのモバイルオーダーとか、ダイレクト自動車保険の仕組みとか、民間の様々なサービスについて、何のためにこんな仕組みにしているんだろうと考えると、こういう問題を解決するためなんだな、ここが効率的だな、というのが見えてくる。観察して考える練習をすることで、そういう嗅覚みたいなものがどんどん磨かれて、身に付いてくるんですよ。

若手の時代にそういう下積みをせずに、漫然と過ごしたまま管理職になってしまうと、部下から新しい提案がきたときに腰が引けて、やらなくていいんじゃない？と却下してしまう。そんな管理職を量産しないためにも、やはり新しいチャレンジや成果が評価される制度になるといいなと思いますね。

 

ーー　日々の意識の積み重ねがあってこそ、なんですね。

江戸時代には、ひたすら穴を掘って、それを運んで別の穴を埋める、みたいな刑罰があったそうです。目的のない作業をすることは、実は刑罰になるくらいつらいことなんですよね。職員の仕事も、単なる作業になってしまうとやりがいがないし、何のスキルアップも見込めないし、みんながどんどん不幸になっていく。それが、目的を意識すれば解決できると思っています。

トヨタの話になりますが、イギリスの工場で、作業員がサボって困るという問題に対して、目的意識の改革をしたというエピソードがあります。今までは、子どもから「何の仕事をしているの」と聞かれたら、「ネジを締めているよ。今日は2,000本締めてきたよ」と答えるようなお父さんだったのが、目的を意識させるようにしたら、「お父さんは車のブレーキのネジを締めているんだよ。お父さんがしっかりネジを締めるから、何十年も壊れなくて安全な車ができるんだよ」と答えるようになり、モラルとモチベーションがすごく上がったそうです。

ひたすらネジを締めるというのが、例えば事務職でいうと、ひたすら申請を受け付けるとか、ひたすらExcelに転記するとか、そんな仕事に当たると思うんですけど。その先の目的を意識するとか、逆に、目的のない仕事であればなくした方がいい。そうすれば、全てがやりがいのある仕事になっていくのではないでしょうか。

 

ーー　カイゼンの心構えについて、全国の職員さんにメッセージをお願いします！

まずは自分自身が「絶対によくするんだ！」という燃えるような情熱をもつことが前提です。それがにじみ出て”迫力”となり、人を動かす力になります。何に取り組んだらいいか分からないなら、僕がメンターをまねて「KAIZEN通信」を始めたように、誰かの事例をまねすることからでもいいと思います。

今後は少子高齢化がさらに進み、どんどん労働人口が減るわけですから、今100時間かかる仕事を10年後も100時間かけていては、絶対にまわっていきません。どうしたら99時間にできるのか、98時間にできるのか、と考えて実行していきましょう。その積み重ねが10年後、大きな違いになるはずです！