【相談室】上司との協議で思うように説明できません。何から気をつければいいでしょうか。

堂々と説明を

私も若い頃、上司を納得させられる説明ができず、苦労していました。そのため今回は、私が説明の際に気をつけている“型”について、お話したいと思います。

まず、説明が苦手な方は、堂々と話す心がけをしてみてください。というのも、おどおどして説明されると、聞き手は、この仕事は大丈夫かな？と不安になってしまいます。そして不安に思ったら、色々質問したくなってしまいます。

そうした場合、往々にして質問された側はうまく答えられず、場が停滞してしまいがちです。まずは形からと思って、相手の目を見て堂々と話し、相手を安心させましょう。

案件名・種類からはじめる

仕事をしていると、時々こういうことがあります。

「先日、○○さんから○○という話がありました。その後、○○さんに確認したところ、○○と言われました。○○を調べたら、○○でした。………それで、どうしましょう」。

私も若い頃、このように出来事を時系列順に思い出しながら、説明していました。ただ、こうした場合、最後の「どうしましょう」を聞くまで、聞き手は何が求められているのか分からず、なかなか頭に入ってきません。
 

そこで、堂々と説明することに加え、“ひと言目”として、案件名と種類を宣言してみてください。

例えば「～のスケジュール設定についてご相談です」「～の会議についてご報告です」といったフレーズです。

そうすることで、相談なのか・報告なのか、急ぎなのか・急ぎじゃないのか、ルーティン案件なのか・イレギュラー案件なのか、聞く側は気持ちの準備ができます。

相談であれば自分に判断が求められるため、相手の話を丁寧に聞こうと意識します。報告であれば、終わったことなので、ある程度リラックスして聞きます。また、急ぎであれば、間違った判断をして手戻りが発生しないよう、集中して聞きます。ルーティン案件であれば、リラックスして聞きながらも、例年の対応はどうだったか、今年はそれと異なる対応をするかなどを頭に巡らせます。

さらに応用編として、どこまで了解を得るべき案件かも伝えられると、なお良いです。

上司が判断すれば次に進む話なのか、幹部に方針を図らなければならない話なのか。後者であれば、上司は幹部の顔を思い浮かべ、了解を得るためにはどうするかを考えながら話を聞きます。

このように、ちょっとしたひと言で、聞き手も次に取るべき一手を考えることができ、スムーズな協議につながっていくかと思います。

相手の様子を見ながら説明する

次に、余裕があれば、聞き手の様子を見ながら説明してみましょう。

若い頃の私は、自分の言いたいことを伝えるのに必死で、聞き手の様子を見ることはできませんでした。資料に書いてある内容を読み上げつづけ、顔を上げると、上司の目が資料の前半で止まっていたことも、しばしばでした。

ただ、考えてみると、発した言葉は相手に届かなければ意味がありません。その意味では、説明のゴールは、“自分が素晴らしい説明をすること”ではなく、“説明した内容が相手に伝わり、理解・納得され、相手に行動・判断してもらうこと”かと思います。

そのため、慣れてきたら説明の際には、目の前の資料に自分の目をくぎ付けにするだけではなく、相手の様子に気を配れると良いと思います。

例えば、相手が自分の説明箇所を順調に追ってくれていれば、そのまま続けても良いですが、相手が途中で止まっているなら、無理に続けても相手の頭には入らないでしょう。

説明の途中で相手の様子を見て、“ここまでのところは大丈夫ですか？”と、区切るのも良いですね。

また、相手によっては“説明を聞きたいタイプ”と、“資料があるなら資料をまずじっくり読みたいタイプ”がいます。「ちょっと読むね」と言われたら、じっと相手の様子を観察し、質問に備えましょう。

スキルは見て盗むこと

以上、説明の仕方についてお話をしましたが、もし機会があれば、先輩・上司の説明を観察してみてください。

“上司の説明は落ち着いていて、安心感があるな”、“このひと言目、今度使ってみようかな”、“資料中の番号を読みながら、聞き手の目を誘導しているな”など、観察から学んだことをまねて、アレンジと実践を繰り返す中で、自分なりの説明の仕方が見つかるかもしれませんね。

今回のお話も、スキルアップの一つの考え方として、参考にしてもらえるとうれしいです。
 

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