市のさまざまな部署から依頼が
中原区にいる町内会長は75人。地域において、防犯・防災活動や美化活動など地域のために活動しています。加えて、市役所・警察署・社会福祉協議会などから各町内会へ市政だよりやチラシなどの配布・回覧、行政・地域団体主催の会議や行事への参加を依頼されています。
しかし、町内会の活動と行政からの依頼事務で忙しい町内会長のスケジュールについて、行政としてすべてを把握しきれてはいませんでした。行政内でも複数の部署から会議などへの出席依頼をするため、日程が重なる、開催日程が連日続くなど、負担は大きくなるばかりでした。
共有フォルダの表で町内会長の予定を見える化
そこで取り組んだのが町内会長のスケジュールの「見える化」。平成30（2018）年度の中原区役所・消防署・生活環境事業所などからの会議や行事などへの出席依頼を、共有フォルダにある表にすべて入力し管理することにしました。これにより、どの町内会長がいつどんな会議などに出席しているのか、予定が「見える化」されたのです。
他の部署の依頼状況を把握できるようになったことで、町内会長がどれだけ多くの会議などに時間を割かれているか、職員の理解が深められたと言います。各課で日程を確認できるようになったことで会議を同じ日にまとめたり、細かい用事を来庁するタイミングに合わせたりして負担を軽減していきました。
さらに「見える化」によって「会議の数が多い」「この会議に出席してもらう必要があるか」「回覧の必要のないチラシがある」などの課題も見えてきました。今後はこれらの課題を解決し、町内会長の負担をさらに軽減していきます。
その年度の予定はすべて記入して共有している
