フリーアドレス導入で業務効率アップ

課内でアイデア出し、まずは「やってみる」

働き方改革に伴い、平成28（2016）年1月にオフィス改革担当としてフリーアドレス化の検討を始動しました。「まずはやってみよう」と、4月には課内全員とのアイデア出しから始め、これに合わせて書類の共有方法やデスクの整理整頓、文書整理も実施。また、自治体だけでなく民間企業でのフリーアドレスの取り組みをリサーチすることで、固定席によるコミュニケーション不足や書類制作にかかる作業時間の非効率性など、紙中心のワークスタイルが課題であることが整理できました。

フリーアドレス導入後のオフィス。

さらに、フリーアドレスといってもその形態は様々であることも分かり、2カ月後の６月には既存の机の配置とパソコン機材の配線をコの字型へと変更。アイランド型や複数の配置を組合せたハイブリッド型の試行を経て、平成29（2017）年7月に職員が最も働きやすいと選んだレイアウトに一新し、フリーアドレスを導入しました。30～40種の書類をペーパーレス化するなど、電子で管理・運用することで印刷関連コストを年間30％削減しています。

オフィス改革で業務もコミュニケーションも円滑に

フリーアドレスの導入やデスク周辺の環境整備により、作業時間や打ち合わせの時間が短縮。時間外勤務を平均21％ダウンさせることに成功しました。また、机同士を隔てオフィスを暗くしていた書類の壁をなくし、パーテーションの高さを低くしたことで、オフィス全体の雰囲気も明るくなり、職員同士のコミュニケーションも27％UPしました。

空間の有効活用からICTを活用した打ち合わせスペース、個人集中スペース、作業スペースを確保し、さまざまな業務内容に合わせた環境での作業を可能にしています。業務効率化度も25％UPしました。担当者は「職員にアンケートを取り意見を参考にしながら働きやすい環境づくりをみんなで作り上げることができた。課内での話し合いや進捗管理、業務全般がスムーズになった」と話します。平成29(2017)年12月にサテライトオフィスも開設し、現在では利用者ニーズを踏まえてプリンターやソフトウェアを充実させています。今後も職員が働きやすいよりよい環境づくりに取り組んでいきます。