法令規格を守りつつ、値段を抑えるために
これまで市民税課はB4サイズの「市・県民税特別徴収税額通知書」を、角型0号の封筒に入れて送付していました。ところが、改定後もこの封筒を使ってしまうと郵送料は242万円もの負担増になってしまいます。そこで考えたのが封筒と通知書の規格変更でした。
値上げを回避するには、規格内に収まる角型2号の封筒で送付する必要があります。しかし、ただ封筒を変えるだけでは意味がありません。通知書の縦幅が封筒の縦幅より短いため、折って入れてしまうと封筒の窓あき部分から宛名がずれてしまうのです。ところが通知書はB4と法令で定められているため、サイズを変えることは不可能。
そこで、通知書に12インチごとの横ミシン目を1本追加しました。こうすることで、縦幅が角型2号の封筒と同じになり、宛名のずれを防ぎながら郵送料の規格内で送付することに成功。さらに、ミシン目で切り離せば法令規格のB4サイズも守られます。
規格変更がもたらした効果とは
解決方法の実現のために、印字位置を調整するシステム変更費や通知書を二つ折りにするための委託費などが増加しましたが、トータルとして152万円もの経費削減を達成しました。また、通知書にプラスしたミシン目部分には、税額通知に関してよくある質問と回答を掲載。副次的効果として、問い合わせが減少し、窓口対応の時間削減にもつながったといいます。
さらに、一宮市役所が開催する業務改善発表会「K-1グランプリ」（※K-1は「かいぜんいちのみや」の略）では平成30（2018）年度のグランプリに輝きました。今後は、封筒に広告を掲載するなど、さらなる経費削減に向けて動くそうです。
