本記事は基礎・実践・応用編で構成されています。
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法的トラブルの火種を発見し、消火するには、「業務の基本」と「法的トラブルが発生しやすいシチュエーション」を押さえておくことが肝要です。基本から外れた事務や法的トラブルが起きやすいシチュエーションに出くわしたら、要注意です。
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①事務の根拠を確認する
事務の根拠を正確に押さえておくと、ミスを減らせるだけでなく、事務処理に迷ったときや想定外の対応を求められたときに制度の趣旨や目的に即した対応ができるので、法的トラブルの回避に役立ちます。普段から制度の趣旨や目的を意識して事務を行うよう心がけましょう。
・事務の根拠法令、その解説書・逐条解説に目を通す（趣旨規定や目的規定は必須。そのほかは、まずは斜め読み、拾い読み、目次だけでも可）。
・職場の事務マニュアル（情報管理、懲戒処分、現金の取り扱いに関するものなどを含む）は、年に一度は通読して内容を確認する。
②「やるべきこと」は必ずやる
例えば、いわゆる「もらい事故」であっても、あなたが交通法規を順守していないと損害の一部（過失割合）を負担する可能性があります。また、住民の申請に対し適切な決定をしたとしても、説明が不十分であったり態度が不遜であったりすると、クレームや審査請求を呼びこんでしまうかもしれません。
・交通法規（一般的な交通マナーを含む）を守る。
・機密、情報に関するルール（メールの作成、外部メモリの扱いなど）を守る。
・住民対応の基本となるマナー（あいさつ、身だしなみなど）を守る。
③「やってはいけないこと」は絶対にやらない
②を逆側から見た秘訣です。「どうせみんなやっている」「どうせみんな守ってない」という油断や甘えから必要な手続きを省略したり不適切な処理をしたりすると、法的トラブルを呼び込んでしまうだけでなく、あなた自身の懲戒処分にもつながりかねません。
・スマホ、飲食などの「ながら」運転はしない。
・公設パソコンでの私的な閲覧はしない。
・公金の立て替えはしない。
・性的な発言、プライバシーに立ち入った発言はしない。
①「できること」と「できないこと」の境界線
私たちの事務は、法令や予算の範囲内で行わなければなりません。法的トラブルは、そうした「できること」と「できないこと」との境界線上で発生しがちです。
・生活保護の基準に満たない者の保護の申請に関する相談
・予算の上限に達してしまった補助金の申請
・締め切り間際での資料作成
・ぎりぎりのスペースでの駐車
②事業や計画の「はじまり」と「おわり」
航空機は離発着の数分間が最も機体が不安定で、事故が起こりやすいと言われています。自治体の事業や計画も同様です。事業の始まりには事務に不慣れでミスが出やすく、事業の終わりには蓄積された小さなミス、不満、ズレなどが噴出しがちです。
・「はじまり」
要件等について担当者が共通認識を持っているか。イレギュラーな要望等の対応の準備ができているか。
・「おわり」
問い合わせや苦情の処理の漏れはないか。事業の所期の目的は達成したか。不用額の処理は済んだか。
③長年繰り返している事務
長年同じ事務を繰り返すうち必要な手続きが省略されたり不適切な事務が紛れ込んだりすると、法的トラブルの火種になりがちです。年度当初など機会を決めて、根拠法令、様式、事務マニュアルなどを見直しましょう。
・様式の記載事項は守られているか（改正箇所を見落としていないか、不適切な改変がされていないか）。
・代理申請の際に代理人資格の確認を行っているか。
・職員が申請書の不適切な代筆、加筆、修正を行っていないか。
・入札の際の価格の計算方法、消費税の設定などが間違っていないか。
法的トラブルの火種を発見したら、炎上させないよう、今できることを考えましょう。法的トラブルは多種多様なので「これさえやっておけば大丈夫」という魔法のテクニックはありませんが、次の3つのポイントを押さえておくと効率的な初期対応をすることができます。
事務ミス、交通事故、クレーム、ハラスメントなどが発生したら、速やかに上司などに報告し、情報を共有する必要があります。その理由としては、
・組織的に対応することで個人の負担を軽減し、被害の拡大を食い止められる。
・冷静な立場からの対処法の指示やアドバイスを得られる。
・議員や報道機関が知っているのに首長が知らないといった状況は、対応が後手にまわるだけでなく、自治体内外の印象と雰囲気を悪くしてしまう。
・上司から「何かあれば相談してくれる」という信頼を得ることができる。
「自分で解決できないか」「怒られたらどうしよう」などと考え始めてしまうと、動きが鈍り、対処が遅れてしまうだけでなく、上司から「なぜすぐ報告しなかったのか」という不信を招く恐れもあります。炎上を防ぐには、正面から正直に対処することが最善です。
第一報の内容には、いわゆる「5W1H」（When：いつ、Where：どこで、Who：だれが、What：何を、Why：なぜ、How：どのように）をベースに、どの職員がどう対応しているかを加えると、過不足なく効率的に伝わります。
When
今日昼ごろ
Where
市立小学校の校庭で
Who
その学校の児童が
Why
遊んでいて
What
右足を
How
遊具から落ちて骨折した
+ 現在、担任のA先生が付き添って病院で治療を受けている。
※この事案の場合には、保護者への対応も加える必要があります。
法的トラブルの多くは、「法的」でありながら「事実関係はどうであったか」によって決着がつきます。例えば、次のような事実が決着を左右します。
・交通事故
事故発生時、信号は何色だったか、制限速度は守られていたか。
・審査請求
問題となった決定処分は、条例等の要件を満たしていたか。
・ハラスメント
実際にされた発言が、確かにハラスメントに該当するか。
事実関係を洗い出す際には、漠然と事実を羅列しても分かりにくくなってしまいます。次の視点で資料を作成した上で、然るべき相談先（上司、法務部門、人事部門、管財部門、顧問弁護士など）に提出しましょう。
①時系列に沿って整理する
当たり前のことですが、実際には時系列での整理ができていない資料が少なくありません。時系列の整理ができないと、自分でも事実関係を正しく理解できません。丁寧に順を追って事実を拾っていくよう心がけてください。
②主語を意識する（相手の目線と自分の目線を区別する）
主語（職員か相手方か）が不明確だと事実関係が分かりにくくなってしまいます。一方で、相手方の目線を盛り込むと「事実関係の見落とし」や「職員の主観が混在して事実が正しく伝わらなくなる危険性」を減らすことができます。普段から主語を意識して資料を作成する習慣をつけておきましょう。
・「乱暴な運転をした」
→「職員が一時停止に気づかず交差点を突っ切った」
・「高圧的な態度だった」
→「○○の件で相談に来た住民が、受付の机をたたきながら大声で職員に〇〇と言った」
法的トラブルへの初期段階では、対応のスピードが重視されます。迅速な対応には次のようなメリットがあります。
・組織的対応によって個人の負担を軽減できる。
・被害の拡大を防ぐことができる。
・その後の対応のための時間をつくることができる。
・相手方に誠意を見せることができる。
また、事実や記憶は、法的トラブルの発生から時間とともに散逸し、曖昧になっていきます。情報の共有、事実の洗い出し、経緯に関する資料の作成、専門部署への相談といった一連の対処をできる限り速やかに進めていきましょう。
プロフィール
米津 孝成（よねづ たかのり）さん
市川市議会事務局議事課主幹。平成16年、学歴・年齢の制限を撤廃した職員採用制度による採用の「一期生」として入庁。福祉部福祉事務所、総務部法務課等を経て現職。「公務員の法的トラブル予防＆対応BOOK」、「公務員の仕事の授業」（いずれも学陽書房）、「自治体訟務イロハのイ」、「自治体法務の事件簿」（いずれも自治体法務NAVI e-Reiki CLUB／第一法規）などを執筆。
著書
『公務員の法的トラブル予防＆対応BOOK』(学陽書房)
『公務員の仕事の授業』(学陽書房)他多数
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【最新版】マイナンバーカードの普及率｜現状の課題と成功事例から学ぶ普及促進のヒント
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