混乱しがちな避難所の運営を、データの見える化で効率的に。

NTTビジネスソリューションズ
バリューデザイン部
成瀬 友麻（なるせ ゆま）さん

受付業務を効率化することで避難所支援をさらに進める。

災害時に備えて、自治体は学校や公民館などを避難所として指定し、その生活環境の確保や福祉避難所の整備などを進めている。ただ、発災時には職員で様々な業務を分担しなければならず、避難者の誘導や運営がスムーズにいかないケースも少なくないという。

NTTグループはこれまで、被災地の通信回線復旧や、可搬式Wi-Fi設備の提供などで、避難所の運営と深く関わってきた。「その活動をさらに一歩進め、避難所業務の改善に資するサービスの提供を実現させようとの声が、社内で高まったのです」と、システム開発のきっかけを語る成瀬さん。

令和２年９月に開発プロジェクトを立ち上げ、複数の自治体へヒアリングを実施。「多くの自治体から“避難者の受付とその管理に手間がかかり、煩雑だ”という意見が聞かれました。特にこのコロナ禍においては、“どこの避難所に何人の避難者がいるのか”を、自治体側が確実に把握できるシステムが必要です」。そこで、避難所における受付業務を効率化する「避難所受付支援システム」の開発がスタートした。

入口での混雑を避けつつ、開設・混雑状況の公開も。

多くの避難所では、避難者が名簿に氏名・住所などを手書きするというアナログな手法での受付業務を行っており、入口付近が混雑しやすい。また、指定施設が被災して使えない場合や、１カ所に想定以上の避難者が押し寄せた場合などは、受付段階で大きな混乱が生じることも。密を避けつつ、これから避難しようとする住民に、開設状況や混雑状況を伝える仕組みも必要だ。

状況を改善するため、同社はクラウド型のシステムを構築。まずは避難所入口に配置した二次元コードを避難者がスマホで読み取り、必要事項を入力することで、各施設の避難者名が自動的にリスト化される。さらにそれらを自動で集計し、開設状況・混雑状況をリアルタイムでホームページへ表示させることができるという。「避難所の立ち上げは、自治会役員などの地域住民が行うケースもあります。受付に複雑なシステムや専用の機材が必要となると、操作に慣れない住民は使いこなせません。この仕組みなら、二次元コードを設置するだけなので、簡単に導入が可能ですし、コストも抑えられます」。

ホームページでは避難所が地図上に表示されるほか、それぞれの最大収容人数を事前に設定しておけば、満員に近づいたことを知らせる機能も備えている。「自治体・住民ともに、混雑状況に合わせた対応が可能になるはずです。さらに受付時にメールアドレスを登録してもらえば、避難所滞在者へ何か通知がある場合も、非対面でお知らせができます」。

自治体との実証実験を通じ、より高い完成度を目指す。

自治体から避難指示を発令しなければならない災害は、年々増加している。一方で、災害対応にあたる自治体職員数は全国的に減少しつつあり、さらにコロナ禍において、避難所内の混雑回避、避難者同士の感染防止など、配慮しなければならない事柄も増えた。ICT活用による避難者受付業務の効率化・迅速化は、いずれの自治体にとっても必須の課題といえるだろう。

そうした事情も鑑みて同社は、実証実験に参加する自治体を広く募っている。「より使いやすく、分かりやすい情報を提供するため、実証実験を行うことで、修正点・改善点を抽出していきたいと考えています」。実際に短期テストを行った自治体からは、「避難者数が正確に把握できるので、食料や水、物資の過不足が判断しやすい」などの評価と同時に、「混雑状況を地図上で色分け表示できるようにしたい」など、いくつかの改善点も出されたという。

実証実験を通じて、受付業務の効率化だけではなく、避難者のQOL（生活の質）維持の支援も目指す同システム。これまでにNTTグループがリリースしてきた防災関連ソリューションとの連携なども検討しながら、令和４年夏～秋頃までに、完成版システムの提供が開始される見込みだ。

ネット環境さえあれば、避難所の状況がすぐに確認できるクラウド型システム。

避難所でのコロナ対策も念頭に

住民メリット①
発災時、避難について判断しやすくなる

各避難所の開設状況や混雑状況が地図上に表示されるので、どこの避難所を選ぶべきか、どのルートで行くべきかを住民自身で判断しやすくなる。

住民メリット②
避難所滞在中に通知事項がメールで届く

避難所での受付時にメールアドレスを登録しておけば、万が一避難所内でコロナ感染者が出た場合も、メールの一斉送信で注意喚起を受け取れる。

職員メリット①
受付と同時に避難者名を自動でリスト化

受付完了した避難者の名前、人数などは自動的にリスト化されるので、職員の負担が軽減されるだけでなく、名簿作成・人数把握の迅速化にもつながる。

職員メリット②
食料や物資などを適量配分しやすい

避難所ごとの受付人数が常に把握できるので、輸送すべき水や食料、生活必需品などの量を判断しやすく、避難期間が長くなっても物資不足を防げる。

実証実験のパートナー自治体を募集中！

実証実験を通じて、より使いやすく満足度の高いシステムを目指しています。自治体側のコスト負担はなく、最短２～３時間で完了する予定です。メールかお電話で「避難所受付支援の実証実験の件」とお伝えください。ぜひご協力をお願いします。