平成28年１月から本格的な運用が始まった「マイナンバー制度」。これまで政府と各自治体は、この制度にひもづくマイナンバーカードを、令和４年度末までに全国民へ普及させるべく、様々な取り組みを進めてきた。その起爆剤となった取り組みの１つがマイナポイント事業だ。同市でもこの事業の影響によって、カードの交付率が順調に伸びたという。「実際、大きく貢献してくれました。しかし、令和３年４月末にこの事業の受付期間が終了して以降、明らかに申請数が鈍化してきたのです」と相原さん。
そんな状況に危機感を抱いた同市が始めた取り組みの１つが、窓口での職員による申請支援だ。しかし、そこにも課題があった。「以前からタブレットを用いての申請支援を実施していましたが、職員が迅速な対応を図ろうとしても、タブレットの起動や、二次元コードの読み込みに時間がかかり、１人当たり最大約30分もかかっていました」と加藤さんは振り返る。また、窓口での申請支援となると、どうしても近距離での事務的なやりとりが必要となるが、このコロナ禍において、住民と職員の安全を確保しながら作業を進めることにも限界を感じていたという。
これらの課題改善を目指した同市の動きは迅速だった。令和３年５月より検討を始め、同年７月には、「DNPアイディーシステム」のマイナンバーカードオンライン申請補助端末「マイナ・アシスト２」の実証実験を開始。従来の方法に比べ、申請時間が最大６分の１に短縮されるなど、同年８月末まで行った実験の結果が良好であったことから、正式に導入を決定した。「国の補助金が活用できたのも大きかったです。また、ほかの自治体への導入実績（マイナ・アシスト含む）があったことも安心感につながりました」と相原さん。一方、加藤さんは「以前は申請フローが煩雑で限られた職員しか対応できなかった申請支援業務でしたが、マイナ・アシスト２は操作がとても簡単なので、皆が自信を持ってご案内できています」と笑顔を見せる。
同市が導入を決めたマイナ・アシスト２は、前身の「マイナ・アシスト」に新機能を加えたシステムで、USBカメラを接続できるほか、申請数の自動集計機能で週の申請件数を把握できるのが特徴。「外付けのカメラを接続できるので、顔写真の撮影時なども申請者と距離を保ちながら作業ができます。コロナ対策にとても有効でした。また、申請件数の自動集計機能は支援した件数をすぐに把握できるので、事務効率が上がりました」と加藤さん。
マイナ・アシスト２は、申請完了後に本体にデータが残らない仕組みとなっているため、万が一紛失したとしても、情報が流出してしまうことがない。こういった点も安心材料となり、同市は、さらなる普及促進を図るため、公民館や商業施設などへ出向き、出張申請専用窓口を開設する予定だという。
相原さんは最後にこう語る。「単に待っていても住民から申請は来ません。自治体自身が積極的に申請支援を実施する“攻めの姿勢”が重要になってくるように思います。また、今後は、常に変化する状況を見極め、積極的に住民サービスの最適化を進めていくことが大切です」。時代や時流にフィットさせていくという同市の取り組みが、今後どのように発展していくのか注目を続けていきたい。
厚木市 市民健康部 市民課
左：課長 相原 浩一（あいはら こういち）さん
右：マイナンバーカード・総合窓口整備担当
加藤 沙織（かとう さおり）さん
すでに多数の導入実績を誇るというマイナンバーカード申請支援システム。新たに加わった機能により、コロナ禍でも、より安全に運用することが可能になった。
“申請はあくまで本人が行う”という原則のもと、各自治体の窓口で、マイナンバーカードの申請を職員が支援するためのソリューション。申請書掲載の二次元コードを読み取り、申請書IDを画面に表示。写真撮影を行った後、情報を確認し、申請（送信）ボタンを押せば完了となる。控えのプリントも可能だ。
カードの申請には、マスクを外して顔写真を撮影する工程が必須となるが、USBカメラ（オプション購入）をタブレットに接続することで、申請者と職員間の距離を保ちながらの撮影が可能になる。
当日の申請件数および、直近７日間の各日の申請数表示機能を新たに搭載。担当職員の手作業に頼っていた日々のチェックや集計作業を容易にし、業務効率をアップ。業務負担の軽減に寄与できる。
タブレットの基本スペックが向上（マイナ・アシストとの比較）。これにより、全ての工程においてよりスムーズな申請支援が可能になった。申請支援業務全体の時間短縮にも大きく貢献。
素早く、簡単、きれいな印字で住所変更や氏名変更の際の裏書きをサポート。１行に２行分の文字を印字できるので少ない記入スペースも有効活用可能。
東京都杉並区、埼玉県新座市、東京都中野区、兵庫県宝塚市、その他多数
マイナンバーカード申請補助端末「マイナ・アシスト２」について、詳しくご説明しています。実施日時などはお問い合わせください。また、製品ホームページは、こちらよりアクセスが可能です。
サービス提供元株式会社DNPアイディーシステム
2
昇任試験で合格を目指す公務員のための「論文・面接対策」【連載】第1回
