申請受付など様々な事務局運営を、ワンストップでアウトソーシング！

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コロナ禍への経済対策として施行された特別定額給付金事業。横浜市はこれに伴う一連の業務を、日本郵政グループ「JPメディアダイレクト（以下、JPMD）」の「BPO事務局サービス」を活用して運用。申請のピーク時は１日平均５万件の処理速度で給付を行った。

※下記はジチタイワークスVol.14（2021年6月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]株式会社JPメディアダイレクト

早期に外部委託の方針を決め、即座に委託事業者を選定開始。

令和２年４月20日に閣議決定された特別定額給付金事業では、大都市を中心に、申請書発送から給付完了までに時間を要するなどの課題が発生した。各政令市（関東エリア）の支給件数は、令和２年６月末日時点で、多いところでも15～17万件ほどにとどまっていた。そんな中、日本最大規模の376万人の人口を抱える横浜市は、同時点で182万世帯のうち73万8,000世帯へ、すでに入金を完了していたのだという。

迅速な業務処理を実現できた理由とは何だろうか。「早い段階から業務を外部委託する方針を固め、すぐに候補を４社に絞ってヒアリングできたことが大きかったです」と同市の玉さんは振り返る。

そもそも同市では、平成21年３月に給付金政策が施行された際も、外部事業者へのアウトソーシングを実施。「当市の人口規模となると、職員だけではとても手に負えないという認識を、以前より庁内で共有していました」と話すのは柴田さんだ。これらの経験と知見を踏まえ、委託する条件を精査・提示した結果、候補４社のうちJPMDがクリア。両者は直ちに業務フローの調整に取りかかった。

全工程ワンストップの体制で1日最大7万3,000件を審査。

同市がJPMDに委託したのは、申請書の印刷・送付から、審査・問い合わせ対応・振込用のデータ作成までの、ほぼ全工程。これらは全て、高度なセキュリティ体制が必要となる個人情報を取り扱う業務だが、JPMDのBPO事務局サービスは、その点も万全だ。一連の流れを、“郵便・郵便局ネットワーク”を活用し、ワンストップで完結させることができるので、個人情報が外部に出るリスクが極めて低く、処理にかかる時間の短縮化にも大きく貢献。大量の事務処理が必要となる今回のような案件には、まさにうってつけのサービスだった。

もちろん市側も“丸投げ”状態ではなく、玉さんや柴田さんらを専任チームとして定額給付金担当に任命。「準備期間が短かった分、想定外の事案も多く、JPMDさんとは一緒に走りながら、頻繁に連絡を取り合って対応しました」と玉さん。

そうした取り組みの結果、給付金振り込み開始以降、1日平均５万件・最大約７万3,000件を審査するという、日本最大規模の人口・世帯数を抱えながら、スピード感をもって業務を完了させている。