システム最適化に向けたクラウド活用という選択。

茨城県では以前、グループウェアをLGWAN接続系の環境に構築していたが、システム更新のタイミングでインターネット接続系へ移行することを決めた。この背景には、平成29年に就任した知事の大井川 和彦（おおいがわ かずひこ）さんによる、システムの全体最適化を目的とした“各業務システムはサービス利用を原則とする”という指針がある。令和元年度には、この指針にもとづいた計画がつくられ、予算要求時の書式も指針に沿って整備された。今や“当たり前の考え方”として庁内に根付いているという。

また、「現場からの声も後押しになった」と、情報システム課の飯野さんは語る。「職員から『インターネットに接続できないためメールの送受信が煩雑だ』などの声が上がっており、グループウェアを更新するタイミングで見直すことになったのです」。

こうした流れの中、複数のグループウェアを比較し、採用したのがサイボウズの「Garoon（以下、ガルーン）」だった。

既存環境のリプレイスで違和感なく、さらに便利に！

ガルーンは、スケジュール、掲示板、ワークフローなど、組織での情報共有に必要な機能がパッケージされたグループウェア。鳥取県、大分県、長野市などの自治体も含め、約6,000の団体・企業での導入実績がある。飯野さんは導入の決め手をこう語る。「チャットのような感覚で利用できるメッセージ機能があること、また、スケジュール調整がしやすいことが魅力でした」。

同県でガルーンが稼動し始めたのは令和２年３月。移行に際しても、従来のグループウェアと使用感が変わらず、職員が混乱することもなく円滑に進んだという。端末利用環境がインターネット接続系に移行したことで、当初の課題だったメールのやりとりもスムーズになった。「移行前は無害化処理を行っていた影響で、受信に時間がかかったり添付ファイルが弾かれたりしていましたが、そのようなトラブルがなくなり、そのストレスも軽減されました」。

また、以前は使われていなかったスケジュール機能も活用されるようになった。「ガルーンのスケジュールで、空いている時間を確認して予定を入れることが増えてきました。以前は電話で相手の予定を確認していましたが、そのような手間が減りましたね。ガルーン上で予定を共有することが当たり前になり、紙のカレンダーを使う人も少なくなりました」。

茨城県におけるガルーンへのアクセス方法（イメージ図）

※図は簡略化しているため実際の構成とは異なる部分があります

クラウドの利便性はテレワークでも効果を発揮。

現在、同県では知事部局をはじめ約7,000名の職員がガルーンを活用している。クラウドの活用はテレワークを取り入れやすくする効果も生んだ。「情報システム課が率先してテレワークに取り組んでいます。庁外から利用するときは、VPN※１で庁内LANに接続した上でガルーンにアクセスしています。LGWAN環境の頃と比べて、庁外での業務がしやすくなりました」。

テレワーク中のやりとりには、「メッセージ」や「スペース」など、ガルーンのコミュニケーション機能が役立っている。「テキストで残るので、その場にいなくても誰が何を求めているのか分かるようになりました。BYOD※２も導入しているので、出張中などでも色々な情報がスムーズに入ってくるのはありがたいですね」。

クラウド利用を原則とし、コスト減や業務効率化を着実に進めている同県の取り組みは非常に意欲的といえる。飯野さんは「今はまだ道半ば」としつつ、「すでに多くのシステムがクラウドに移行されています。自治体財政の面からも、ICTの効率的な活用という面からも、この原則はスタンダードになっていくでしょう」と語ってくれた。他自治体でも、必要なセキュリティ対策をしっかり行った上で、こうした変革に挑戦してみてはいかがだろうか。
※１VPN=Virtual Private Network（仮想専用線）
※２BYOD=Bring Your Own Device（私的デバイスの活用）

茨城県 政策企画部 情報システム課
飯野 和広（いいの かずひろ）さん

直感的に使えるガルーンのUＩが職員間の情報共有を活性化する！

庁内の日常業務、テレワーク、出張中…シーンを問わず職員の情報共有を円滑化するグループウェアで、自治体に新しいコミュニケーション様式が生まれる！

ガルーンの強み

1.幅広い世代に支持される使いやすくて優れたUI

ITリテラシーが高くない人にも使いやすいビジュアルと機能。直感的に利用できるので教育の手間が軽減され、職員に浸透しやすい。

2.コミュニケーションツールとしても有効

メッセージなどコミュニケーション機能が充実。“いいね！”やメンションにより気軽に使え、部局横断チームのコミュニケーションを活性化。

3.充実のサポート体制

導入後の運用支援は、国内のカスタマーセンターがサポート。分かりやすいマニュアル、活用のヒントが学べるセミナーも充実。

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