円滑なコミュニケーションを目指して

最近、「税の督促業務が大変」「特定検診の受診率を向上させたい」「空き家所有者への管理の啓発がうまく進まない」といった悩みが編集部に多く寄せられている。市民に直接情報発信をしたり、連絡を取ったりする必要のある部署では、返事がある・反響のあるスムーズなコミュニケーションが課題だ。とりわけ、市民に督促状を送る・通知書を送る部署では、配送後は返事を待つしかなく、フォローする手立てがなかった。

そんな中、SMSを使った業務改善が注目されている。平成23（2011）年7月に各携帯電話会社（キャリア）間でSMS送受信が可能となってから民間企業でいち早く利用が広がり、業種・業界を問わず今でも導入企業が増え続けている。

自治体でも導入数拡大の兆し“つながらない問題”を解決！

SMSとは携帯電話端末間で短いテキスト（文章）によるメッセージを送受信するサービスだ。メリットとしては、電話番号さえわかれば届くこと、キャリアに関係なく、また、特定のアプリをインストールする必要がないことがあげられる。携帯電話番号さえわかれば自治体から個人に向けて情報が発信できるのだ。自治体領域におけるSMSサービスの今後の展望について、メディア４uの代表・奥岡征彦さんに話を聞いた。

「民間企業ではSMSを活用した家賃滞納の通達業務がとても効果的でした。自治体でも、これまで多くの職員が頭を抱えていた税金の回収や保険料の督促、検診の受診勧奨などの業務で、一度SMSという手段を検討する価値は大いにあると思います」と奥岡社長。では、どのように導入を進めればよいのか。導入事例を見てみよう。

株式会社メディア4uの代表取締役社長・奥岡征彦さん

実は660文字までの文章が送れる⁉運用も楽々、業務効率を劇的アップ

メディア４uが展開し、すでに1500社以上で導入されているSMSサービス「MediaSMS」は、最近では、大手BPOサービス会社を通して、自治体への導入実績も増えているという。660文字の長文を全てのキャリア端末に送信可能。複数のURLを挿入したいなど、70文字の制限内で収まらない場合は文字数の調整で苦心することがあったが、その煩わしさから解放されるメリットは大きい。9割超の高いリーチ率を持つSMSを従来の方法と掛け合わせる「チャンネルミックス」を推進すれば、市民への連絡がよりスムーズ、確実だという。

電話や封書での通知だけでは不十分だった本人への連絡がよりスムーズになれば、督促の連絡を繰り返す必要がなくなり、職員の時間を奪う非効率的な作業も少なくなる。その分生まれた時間を、職員が本来労力を費やすべき他の業務に充てることができるというわけだ。

MediaSMSは今後、地方公共団体を相互に接続する行政専用のネットワーク「LGWAN」にも対応する見込みだという。自治体での仕事をより安全に円滑に、そしてストレスフリーにしてくれるSMSサービス。通常の業務とSMSサービスをかけあわせ、業務改善を目指したい。

つながらない問題を解決!自治体にSMSが有効な理由は？

◯従来の電話や訪問による通知では時間とコストの面で負担がかかっていた。
◯SMSの9割（※）を超える圧倒的な到達率により、対象者へ一斉に通知する事が可能になる。

従来の通知方法

A.電話に出ない場合や留守番SMSに変更電話に切り替わることが多く、本人となかなかつながらない。

B.不在の場合は連絡が取れず、封書などを残しても確認されているかがわからない。

SMSによる通知

C.すべての携帯電話に通知可能なので、確実に本人とコンタクトできて効率的。

※）出典：ICT総研市場調査・マーケティングカンパニー「2016年SMS利用動向に関する調査レポート」及び株式会社メディア4u資料

MediaSMSの成功事例

家賃保証サービス会社の督促業務において、チームを二つに分け実施した結果。本人コンタクト率と回収率は比例する。SMSの活用で本人コンタクト率が向上し大きな成果に繋がっていることがわかる。

※1.月初5営業日での本人コンタクト率
※2.1か月最終の回収率引用：「SMSで変わる督促コール業務（提供：株式会社メディア4u）」

MediaSMSの特長

①安全・安心の高セキュリティ

ドコモ・au・ソフトバンクの専用I/F（※）への直収設計で、トップレベルのセキュリティを実現。キャリア水準の高い到達率と詳細な送達結果情報取得がポイント。

※I/Finterfaceインターフェース：システム接続間で情報・信号などをやりとりするための手順や形式を定めたもの。

②送り間違いを防ぐ操作性の工夫

PCから簡単に配信・管理が可能。個別・一斉配信の切り替え機能や利用権限の分類もできるわかりやすい管理画面で操作ミスを防ぐ。

③全キャリアへ660文字長文SMSが送信可能

UQモバイル、Yモバイルなどの格安スマホもカバー。MVNO電話も3大キャリアの回線を利用しているので、全端末へ情報を届けることができる。

【モニター自治体募集中】3000通無料！導入支援キャンペーン実施中

同社は3000通のSMSを無料で送信できるトライアル期間を設置。「本人と連絡がとれない」「封書を送ったが確認されているかわからない」などの連絡周知でお悩みの方は、ぜひ下記までご相談ください。

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