2024-10-21

昇任試験で合格を目指す公務員のための「論文・面接対策」【連載】第2回

公務員としての能力や適性を公平に評価し、職務にふさわしい人材を選抜する「昇任試験」。
昇任試験は、公平性を確保しながら個々の公務員の能力を見極め、行政運営の効率向上を達成するための重要な手段だ。
しかし、「昇任試験を受けるか決めかねている」「普段の業務で忙しく勉強の時間が取れない」というケースも多いのではないだろうか。
そこで本企画では、約40年、公務員として様々な文章を書きながら、行政現場で職員の文章指導を行ってきた工藤勝己（くどうかつみ）さんに、昇任に対しての心構えや論文・面接対策の基本を紹介していただく。

前回のお話
昇任試験で合格を目指す公務員のための「論文・面接対策」【連載】第1回

※掲載情報は公開日時点のものです。

工藤勝己さん 解説するのはこの方
工藤勝己（くどうかつみ）さん
文章よくなる株式会社代表取締役

1985年運輸省（現・国土交通省）入省、1989年葛飾区入庁、東京都庁派遣、特別区人事委員会事務局主査、区画整理課長、道路建設課長、道路管理課長、都市整備部参事、総務部参事、総合庁舎整備担当部長などを歴任し、「日本全国に文章美人を増やしたい！」と意思を固めて早期退職。2024年4月文章よくなる株式会社を設立。
現在は、実務研修「文章の磨き方」を全国展開する傍ら、昇任試験論文セミナー「合格論文の工藤塾」「よくなる論文添削」、昇任試験面接セミナー「面接突破の工藤塾」を開講している。
技術士（建設部門・総合技術監理部門）、土地区画整理士。

「よし、やるぞ！」「私がやらねば誰がやる！」。そう言って意気込んで、孤軍奮闘している人、皆さんの職場にもいませんか？

論文を書くときに気をつけていただきたいのですが、「自分が」「自分が」という論調で書いてしまうと、途中で行き詰まります。なぜなら、職場の課題を解決して組織をよくしようとするなら、たった1人の力には限界があるからです。

スポーツに例えると、仕事はチームプレー。ハットトリックを決めて観衆の拍手喝采を浴びるサッカー選手や、ホームランを量産して自らの存在を誇示する野球選手のような、スタンドプレーは求められていないのです。

前回の記事“論文基礎編”で「当事者意識を持って書く」とお伝えしたように、「私はこうする」という論調で自分事として書くのは合格するための絶対条件です。しかし、それだけではよい論文になりません。独りよがりの論文にならないように注意していただきたいと思います。

上司・同僚を巻き込む

いかなるテーマが出題されたとしても、上司や同僚をうまく巻き込んで目的を達成するという視点が欠かせません。まずは、“報・連・相”を励行するだけでもよいでしょう。それによって、上司からよいアドバイスがもらえたり、アイデアや妙案が生まれたりする可能性もあります。

自分1人で頑張るのではなく、まわりを巻き込んでいったほうが、目的を達成するための時間と労力が少なくて済み、成果を最大化することもできます。

事例を見てみましょう。出題テーマは、前回に引き続き「事務の効率化」です。

ダメ論文

第一に、情報の共有化を図ることである。ムリ・ムダ・ムラを省いて、事務の効率化を図るために、私は、係内の全員がいつでも情報を活用できるように情報の整理を進める。市民や他課からの問い合わせがあっても、担当者が不在だと対応できないケースが多い。私は誰もが使いやすい係の共有フォルダをつくる。古くなった情報は役に立たないという前提で、私は情報の更新作業も欠かさない。私は、事務の効率化を実現するために、率先して情報の共有化に取り組んでいく。

積極的で当事者意識の高い論文になっていますが、「私は～する」という主張が4回も続いており、独りよがりな印象を受けてしまいます。

文章がしっかりしているので、これでも合格点をつける採点官はいるのかもしれませんが、厳しい目で見ると決して合格レベルにあるとは言えません。

それでは、合格点をもらった人は、どのように書いているのでしょうか。

合格論文

第一に、情報の共有化を徹底することである。ムリ・ムダ・ムラを省いて、事務の効率化を図るためには、係内の誰もがいつでも、必要な情報を有効に活用できるようにしておく必要がある。しかし、現状では、市民からの問い合わせがあっても、担当者が不在だと対応できないことがほとんどである。このような弊害を解消するために、私は係長からの助言を受けながら、共有フォルダをつくる。情報は係の共有財産だという認識のもと、係会議で活用方法について議論する時間を設け、メンバー全員で共有フォルダの使いやすさを追求していく。また、役に立たなくなった古い情報は、検索の妨げとなるため、更新作業にも全員が関与できるようにする。

このように、「まわりを活かす」という発想が合格者にはありますが、合格できない人は、「私は～する」を壊れたスピーカーのように連呼しているのです。

　自分一人で石を持ち上げる気がなかったら、
　2人でも石は持ち上がらない。
　（ゲーテ）

ゲーテが言っているように、“自分がやる任せておけ！”という意気込みも確かに必要です。しかし、その気負いが勇み足とならないように、周囲を巻き込んで他者を活かしていく度量と器量も、ぜひ持ち合わせておきたいものです。

どんなテーマでも住民を主役に据える

論文試験のテーマは、“職場もの”から“政策もの”まで幅広く出題されます。しかし、どのようなテーマが出題されたとしても、主役は「住民」です。職場内で完結してしまうような視野の狭い論文になっていないかチェックする必要があります。

内部管理に固執しすぎて、住民の存在が置き去りになっているようなケースが散見されます。説得力の高い合格論文に仕上げるためには、決して住民の存在を忘れることなく、出題テーマの本質を見誤らないようにしていただきたいと思います。

行政職員は住民の負託に応えるために働いています。要は、何をやるにも「住民のため」なのです。普段、住民そっちのけで自己満足の仕事をしていると、そのスタンスが不思議なほど論文にあらわれます。特に、内部管理がテーマとなる“職場もの”は要注意です。

分かりやすい事例をご紹介しましょう。

ダメ論文

第二に、コミュニケーションの円滑化を図ることである。職場内のコミュニケーションが滞ると、チームワークだけでなく業務効率も悪くなってしまう。私は、年度当初に定める個人目標に係内でコミュニケーションの要となることを盛り込み、係会議や関係機関との打ち合わせなどで多様な意見を引き出せるように議論のコーディネート役を率先して担う。
また、日頃から情報のアンテナを高く張り巡らし、国や県などの動向を注視しながら、有益な情報が得られた場合は積極的に係内に提供する。これにより、コミュニケーションの円滑化を図り、業務効率化につなげていく。

この論文は文章がしっかりしており、内容も悪くないのですが、主役は常に「私」。住民の存在がどこかに置き去りになっています。

自らが担う役割が職場内で完結しており、「何のために」という視点はあっても、「誰のために」という視点が欠落しているのです。

これでは、いくら「よい文章」を書いても「よい論文」にはなりません。素材は悪くないので、言い回しを変えて合格レベルにブラッシュアップしてみましょう。

合格論文

第二に、コミュニケーションの円滑化を図ることである。職場内のコミュニケーションが滞ると、チームワークだけでなく業務効率も悪くなり、そのしわ寄せが市民に及んでしまう。私は、本市が標榜する「市民第一」を目標による管理の個人目標に盛り込む。そして、係会議や関係機関との打ち合わせなどで、市民目線の多様な意見を引き出せるように、議論のコーディネート役を率先して担う。
また、日頃から市民サービス向上という観点で情報のアンテナを高く張り巡らして、国や県などの動向を注視しながら、有益な情報が得られた場合は積極的に係内に提供して議論の場をつくっていく。これにより、係のコミュニケーションの要として機能し、市民目線で業務の効率化を図っていく。

「市民」という言葉を5回も登場させており、論旨が明快です。このように、職場内で完結する“職場もの”のテーマであっても、しっかりと市民のほうを向きながら書くと、説得力は格段に高まります。

金太郎アメ論文から脱却する

採点官は、短期間で同じような論文を何十本も読むことになります。容易に想像できると思いますが、ストレスフルな作業なのです。論文に個性は必要ないと指導している上司がいると聞きますが、首をかしげたくなります。

個性のない横並びの論文を、私は“金太郎アメ論文”と呼んでいます。どこかで見たような使い古されたフレーズや常套句が次から次へと登場するので、このようなネーミングをして注意を促しています。

近年、論文試験のレベルも上がってきています。このため、自分なりの工夫を施して、オリジナルの味付けをしないと、その他大勢から抜け出して、ライバルたちに差をつけることができないのです。

それでは、最終章の結論部分を比較してみましょう。

金太郎アメ論文

変化する時代にあっても、住民に最も身近な自治体として住民福祉の向上を図り、多様化する市民ニーズに的確に応えていくためには、主任が先頭に立って事務の効率化を図り、生み出された行政資源を重点事業に振り向けていかなければならない。私は、率先して業務改善に取り組んで事務の効率化を実現し、市民満足度の高いサービスの提供に貢献する。また、業務に関する幅広い知識をつけるとともに、常に自己啓発を怠らず、不断の努力を続けて積極的に職務に取り組んでいく所存である。

いかがでしょうか。使い古された前向きな言葉を羅列しながら、いたずらに字数を使っており、採点官の心に響くフレーズは皆無です。

最終章は、採点官にアピールできる最後のチャンスなのに、このようなありきたりの文章になっているケースが少なくありません。これが“金太郎アメ論文”です。

目の前に積まれた論文の山。その中に、宝石のようにキラリと光る秀逸な論文を見つけると、採点官はうれしくなるものです。では、ライバルの一歩先を行く受験者の論文を見てみましょう。

合格論文

「市民の役にたつ所」と書いて「市役所」と読む。先日、困り事の相談に来た市民と窓口職員との間で、「予約が必要です」「どこに書いてあるんだ」という20分間の押し問答があった。20分もあれば、困り事を親身になって聞いてあげることができたはずなのに、残念な思いにかられた。業務効率を重視するあまり、「市民の役にたつ所」で働いているという自覚が足りなくなっては本末転倒だ。私は、率先して事務の効率化に努めながら、市民満足度100％の市役所を実現する気概をもって、市政の発展に最大限貢献していく覚悟である。

いかがでしょうか。この論文は、庁内のエピソードがうまく盛り込まれており、インパクトが強い説得力抜群の最終章に仕上がっていると思います。

論文試験の採点は、その手順が細かく規定されているわけではなく、一定のルールのもとで採点官の裁量に任せられています。

このため、採点手法は十人十色。私の場合は、まず「実現可能か」「効果が見込めるか」「説得力があるか」を自分なりの判断基準として読みます。

そして、合格（Ａ）・ボーダーライン（Ｂ）・不合格（Ｃ）の3つにグルーピングしていました。

その後、グループごとにもう一度読んで詳細な評価をするという2段階の採点手法です。キラリと光る論文は、第1段階で合格（Ａ）のグループに振り分けられているため、当然、高得点がつくことになるのです。

行政現場でもAIの活用が進んでいますが、論文試験の採点は、AIではなく人間がしているということを、忘れないようにしていただきたいと思います。

今回は、論文・面接対策“きほんの・き”論文応用編をお伝えしました。

前回の論文基礎編と合わせて実践していただければ、その他大勢から一歩抜きんでて、ライバルたちに差をつけることができるはずです。

採点官の手元に、何十本、何百本の論文があろうと、よい論文は輝いて見えます。洗練された言葉、みなぎる昇任意欲、住民の幸せを願う熱い思い、それらが融合すると化学反応を起こして、論文を光らせるのだと私は思っています。

言い得て妙。まさに「文は人なり」。これは論文にも当てはまるのです。

次回へ続く

次回は、昇任試験の最終関門となる面接を突破するための秘訣をお伝えします。