近年、社会環境の変化に伴い、業務におけるコミュニケーションの手段も変わってきている。前橋市では令和5年、全職員がモバイル端末に切り替え、クラウド環境で仕事ができるようになった。同時に、これまでは電話やメールが主なコミュニケーションツールだったが、以降はビジネスチャットに変わったという。これをきっかけに、職員同士のスタンスを揃えるための「前橋市コミュニケーションポリシー」を策定した。情報共有やコミュニケーションのあり方を見直す機会を設けたという。
若手職員によるワーキンググループが中心となり、提案や意見を集約。それらをキーワードやイラストを使って、簡潔に分かりやすく資料にまとめ、共有した。例えば、情報共有をラクにするためには、“チャット上で複数人でやりとりし、効率的に進める”“定型挨拶は省略し、要件をズバリ書き込む”“電話が必要か予めチャットでコミュニケーションを取る”などだ。
ポリシーの策定から1年、新しいコミュニケーションの方法が若い世代を中心に徐々に定着していっているという。さらなる浸透を図るとともに、「つくって終わりではなく、職員の意見を取り入れながらブラッシュアップし、変化させていくことも必要だと考えています」と神保さんは展望を語る。
▲すぐに行動できるように、ポリシーをまとめた資料は、イラストと短い文で構成。
前橋市 未来創造部 情報政策課
神保 明彦（じんぼ あきひこ）さん
