interviewee

スタッフサービス
人材総合企画部 行政支援推進課
マネージャー
名合 光央（なごう みつお）さん

戸籍への振り仮名登録において自治体が担う作業の内容とは。

令和5年6月に成立した改正戸籍法。この改正により、社会保障手続の簡略化や、戸籍謄抄本を取得する際の利便性向上、マイナンバーカードの安全性が高まることなどが期待されている。そうした動きに伴い、これまで漢字表記のみだった戸籍上の氏名に「振り仮名」を記載することが義務化された。

行政サービスをデジタル化する上で必要なプロセスではあるものの、自治体負担という面で名合さんは懸念を示す。「振り仮名登録が終わりシステムへの反映までが完了すれば、それ以降は一部の行政負担が軽減されます。しかし、振り仮名を確認して戸籍に登録するためには、通知や窓口対応、入力など複数の作業が必要なので業務全体のボリュームは非常に大きいでしょう」。

国が提示しているスケジュール案では、振り仮名の届け出に関する住民への通知は、令和7年から開始とされている。それまでに体制を整えなければならないが、準備を始めるにあたって戸惑いを感じている自治体も多いという。「自治体によって多少の差はありますが、やはり初めての取り組みなので、“何から手を付けたらいいのか”と悩んでいるケースが多いと感じています」。

名合さんの想定によると、自治体が進める主な作業は“印刷・窓口・問い合わせ対応・事務処理”の4つに大別される。“印刷”は通知書類および決定通知の作成・発送などで、“窓口”は直接来庁する住民への対応。“問い合わせ対応”は書類に関する質問や再送依頼などの受電応対で、“事務処理”は住民から返送されてきた書類の開封に始まり、審査、不備への対応、データ入力までを含む。

「今回の登録作業は全国民分が対象となるので、これだけの作業を職員が対応しようとするのは現実的ではない」と、名合さん。「地域の人口規模にもよりますが、選択肢としては外部委託が有効です。通常業務に加えてこれらの作業をするのは、職員にとってあまりにも負担が大きすぎます」。

こうした経緯から「スタッフサービス」は、これまでに培ったノウハウをもとに、「戸籍振り仮名登録業務」の請負サービスを提供することにしたという。

柔軟かつ適切な外部委託で、戸籍振り仮名登録を着実に進める。

同社は、40年以上にわたって人材総合サービスを全国展開している企業であり、人材派遣や人材紹介、業務請負などを得意分野としている。

これまでに、助成金申請の事務局運営や奨学金に関する受付・事務処理対応など、自治体関連の業務も請け負っており、そうした中で蓄積した知見をもとに、今回の改正戸籍法に関する自治体の困り事についても、いち早く対応。

事務スタッフの派遣を中心に、受電や入力業務のアウトソーシングなども含めて解決策を提案している。カバーしている範囲は、前述の“印刷・窓口・問い合わせ対応・事務処理”の4ステップ全てで、必要に応じて住民への“広報”も委託が可能だ。

「本サービスを提供する目的は、職員の負担軽減と、登録業務の効率化による住民満足度の向上です。期間限定で、かつ大きな負荷がかかる業務だからこそ、こうしたサービスの活用をオススメしています」。

同社の強みは、自治体のニーズに合わせてサービスの提供範囲をフレキシブルに組み合わせることができるという点にある。「当社は人材派遣会社というイメージが強いかもしれませんが、バックオフィス業務や、庁外でのデータ入力、コールセンター運営などのアウトソーシングもカバーしています。また、電話問い合わせ対応を受託する場合、問い合わせ専用の番号を取得することも可能です。業務全体だけでなく、“印刷関連の業務は地元の事業者に委託する”といった、部分単位での受託でも問題ありません」。

さらに、全国47都道府県に156拠点※ をもち、地域を問わず手厚いサービス提供も可能だという。今回のような初めての取り組みにおいても、各地の自治体は同社と密な連絡をとることができるので、想定外のことがあった際にも安心だ。

※令和5年4月時点

前例のない事業の仕様書作成も、民間の知見を得てスムーズに！

こうした官民連携の取り組みを進めている同社。名合さんは自治体と打ち合わせを繰り返す中で、まずクリアしなければならないのが“仕様書の作成”だと感じているという。「外部委託するにしても、まずは仕様書をつくらなければなりません。しかし、前例のない施策なので参考にできるものが存在せず、このステップに時間と労力を奪われている自治体が多いのです」。

これに対し同社は、仕様書の作成サポートサービスを提供。自治体が少しでも早く戸籍振り仮名登録の実業務に入れるように後押ししているという。「当社ではすでに複数の自治体と打ち合わせを進めているので、仕様書のひな形があり、自治体の要望や地域の規模に合わせて迅速に提出が可能です。まずはこのファーストステップをクリアし、今回の取り組みに向けて進めていただければと考えています」。

さらに、参考見積もりも複数パターン用意しているため、こちらについてもすぐに提出が可能とのこと。事業の前段階での事務負担が軽減されることで、戸籍振り仮名登録に関する業務が早期にスタートできれば、後のスケジュールもよりスムーズに進めていくことができるようになるだろう。

今回の戸籍振り仮名登録のように、規模が大きい新規の業務は適切に外部委託することで、職員はコア業務に専念できる。同時に、予算を要求する際の作業時間も削減できるはず、と名合さんは付け加える。「仕様書のたたき台づくりは民間事業者でも可能です。むしろ他の自治体事例などのノウハウをもつ、当社のような企業に依頼した方が効率的だといえます。ぜひ気軽にご相談ください」。

参考見積もりや手順書も作成！

業務設計、仕様書の作成以外にも、参考見積もり作成も行います。必要なのは戸籍人口と履行期間のみです。業務開始前には手順書の作成もOK。まずは気軽にご相談を！

1. TOP
2. 改正戸籍法の施行に伴う膨大な業務負担を“外部委託”で軽減する！