LGWANで使える国内初のクラウド型自治体専用チャット

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業務の効率化・迅速化が求められる昨今、民間ではビジネスチャットの導入で対応する事業者が増えている。自治体のネット環境下では何ができるのか。自治体専用チャットを活用している埼玉県深谷市の企画財政部ICT推進室・齋藤理栄さんに聞いた。

※下記はジチタイワークスジチタイワークスVol.8（2019年12月発刊）から抜粋し、記事は取材時のものです。
　[提供] 株式会社トラストバンク

民間に後れを取るな！深谷市の挑戦

深谷市では、令和2（2020）年7月に新庁舎への移転が予定されている。これに伴い、同市ICT推進室は業務効率化が可能なツールの導入を検討していた。庁内アンケートなども実施した結果、「RPA」と「チャット」に的を絞った。特にチャットに関しては、若い世代からの「コミュニケーションツールの不足」を指摘する声も後押しになった。実際、民間では多くのビジネスチャットが普及し、会議の省略、テレワークの実現などを成功させ、業務を効率化している。しかし自治体のLGWAN環境下では、一般のチャットツールは使用できない。何か打開策はないかとICT推進室が検討していたタイミングで出会ったのがトラストバンクの「LoGo（ロゴ）チャット」だった。

様々なロスをチャットで解決

LoGoチャットは、LGWAN-ASPを介してLGWAN環境およびインターネット環境との接続を可能にし、民間ビジネスチャットと同等の機能を備えた自治体専用チャットサービスだ。深谷市では令和元（2019）年9月に実証試験を開始、変化はすぐに起きた。

例えば、横断的なプロジェクトチームにおける情報共有のスピードアップだ。従来は、簡単な話し合いでも会議を開いていたが、導入後は打ち合わせたい内容を思いついた時点で、各メンバーが質問をチャットに打ち込めるようになり会議時間を節約。チャットで電子ファイルの資料を共有することで、紙の資料を用意する手間もなく、事前の情報共有ができているため決裁ルートの進みも速い。

さらに、他自治体とのやりとりができるメリットも大きい。ICT推進室では、LoGoチャット内に「自治体ICTコラボ」というグループを6自治体で作り、LoGoチャットの使い方・普及方法や、納付書のアウトソーシングに関することなど、様々な話題を共有。意見交換のスピードがメールと比べて格段に速いという。

効率化は人件費削減効果も生む

LoGoチャットの導入は、コスト面でも効果を生む。1日15分の工数削減が可能になった場合、深谷市の場合では2億6,400万円もの人的コスト削減効果が見込まれるのだ（※上図参照）。これらをふまえ、齋藤さんは次のように語る。「RPAは有用ですが、効果が出るまでに時間がかかる。チャットは導入も簡単で、誰でも利用でき、効果が早く現れる。この両者をうまく併用して業務効率化を進めて行こうと考えています」。

ICTの進化により、今までできないと考えられていたことが次々に可能になっている。そうした状況にアンテナを張り、現状をアップデートし続けていくことが必要だ。「導入してからの課題は後で解決できます。現状の課題解決には、リスクを恐れずにトライする姿勢が必要」と強調する齋藤さん。こうして重ねられた改善は、住民へのサービス向上にも繋がっていくことだろう。

お話しいただいた齋藤さん（後列左から2番目）とICT推進室の皆さん。