ネットワーク環境が異なる自治体間をスムーズにつなぐビジネスチャット。

県内29の市町との連絡は、電話とメールが中心だった同県。しかし、これでは非効率だという課題意識があったという。令和3年に、市町と連携してDXを推進する“市町連携班”を新設したことを機に、複数の自治体間での効率的なコミュニケーションに、ビジネスチャットを活用する検討を始めた。

取り組みを先導した村田さんは、こう振り返る。「県と全市町が一斉に導入しないと、効果は限定されます。しかし、それにはネットワーク環境の問題がありました」。県や各市町では、それぞれネットワーク環境が異なっている。そこで、LGWANでもインターネットでも使えて、すでにいくつかの市町で導入が進みつつあった「トラストバンク」の「LoGoチャット」に、白羽の矢を立てたという。

令和4年6月、まずは県と29市町の情報担当部署で試行を開始。ここでの反応が良かったため、並行していくつかの部署でも活用してもらったという。「機能やUIがシンプルなため、総じて“使いやすい”という評価でした。デジタルツールが得意ではない職員も、活用に対する心理的なハードルは低かったようです。その後、令和4年度後半から現在にかけては、実証する部署や業務を拡大しているところです」。先行していた情報担当部署などでは、令和5年4月から広域連携での本運用が始まっているという。

県と市町がつながっているからトラブルにも迅速に対応できる。

同県が心がけたのは、“小さく生んで大きく育てる”こと。地方交付税関連など、自治体間の情報共有が効果的な部署から導入を進め、そこでの“便利になった”という声を背景に、他部署にも広げていった。「導入により改善された点は多いと聞きます。県から市町への連絡が1回で済むだけでなく、会議のスケジュール調整がラクになったなど。ネットワーク環境が違う自治体間で、簡単にファイルを共有できる点も喜ばれています」。

特に通信障害の発生時が印象的だったという。「原因はネットワークの一部の問題でしたが、トラブルが発覚した後、約1分で県から全市町に向けて情報を発信し、混乱を最小限に抑えることができました。電話やメールでこのスピードは難しいでしょう」。

また、ノート機能を使って、各市町が導入しているツールやソフトの情報をリストアップして、可視化しているという。「ツールの新規導入を検討する際には、すでに導入している自治体に問い合わせることができます。また、更新時期なども記載しているので、共同購入の検討にも役立ちます。県にとっても、市町にとっても、便利な機能ですね」。

共同調達によりDXツールのさらなる浸透を後押しする。

様々なシーンで活用が進む同サービス。「全市町が参加した会議で、質問をチャットのみで受け付けたことがあります。チャットなら発表者のプレゼン中も質問できて、質問する心理的な負担も軽い。リモートでの参加者も気軽に質問していました。また、県では市町だけでの連携も推奨しており、実際に近隣自治体だけでつながる動きも出ています」。

導入前から、活用の幅が広がることを期待していたと村田さん。「操作性の良さに加え、利便性の高さも確認していたので、導入さえすれば自然に広がる可能性は高いと見込んでいました」。また、市町の要望に応えて、共同調達を実施したことも、多くの職員が利用できる環境づくりにつながったようだ。

DXで職員の負担を軽減し、情報共有や意思決定を迅速化できる。ビジネスチャットの導入で、そんな意識が醸成されているという同県。「導入前は想定していなかった効果も出ています。今後の目標は、県と市町のやりとりが多い、全ての部署で使えるようにすること。使う職員が増えるほど、効果も増大するでしょう」と、今後の展望を語ってくれた。

三重県
総務部 デジタル推進局
デジタル改革推進課
村田 将（むらた しょう）さん

LGWANでもインターネットでもつながる

自治体・部署ごとにネットワーク環境が異なっても、問題なく連携可能。

試行～本格運用

令和4年度
▶ 6月 県と29市町の情報担当部署が試行開始
▶ 7月 情報担当部署にアンケートを行い、継続の意思を確認
▶ 9月 県と4市町の地方交付税担当部署で試行開始
▶12月 県と29市町の地方交付税担当部署に試行拡大
令和5年度
▶ 4月 情報担当部署・地方交付税担当部署で本格運用開始他部署にも範囲を拡大中

他部署にも範囲を拡大中

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