LGWANで使えるチャットツールと簡単に作成できる電子申請フォーム。

「LoGoチャット」は令和元年9月、「LoGoフォーム」は令和2年3月にリリースされた。それからわずか数年で、それぞれ自治体の約7割と約3割が導入済みと、驚くべきスピードで全国に広まっている。強みはセキュリティを担保した上で、LGWANとインターネットの両方で使えることだろう。

「ビジネスチャットが自治体に浸透した結果、電話・メール・対面だけという従来のコミュニケーションを変えたと思っています」と木澤さん。また、電子申請フォームについては、「ノーコードツールとして開発したのがポイントです。直感的な操作で誰でも簡単にフォームを作成できるため、業務を知り尽くした所管課の職員につくってもらうのがねらいでした」。

両ツールとも、最初は効果を実感した職員の口コミで広まり、その後、コロナ禍で導入数が急増。チャットツールはリモートワークを、電子申請フォームは非接触対応を進めるために導入されたという。「感染が落ち着いた今も解約事例はほとんどありません。業務効率化という、本来の目的が評価されているのだと思います」。

円滑なコミュニケーションで“協働”の意識が醸成されていく。

チャットツールが業務改善の役に立つのはいうまでもない。複数の相手にメッセージを一斉送信したり、出先から現場の画像を送ったりすることで、伝えるべき人に伝えるべき情報を共有できる。現場から幹部層への情報伝達が速くなれば、意思決定のスピードもアップ。また、庁内のパソコンだけでなく、手持ちのスマホからも連絡を取り合えるため、“災害時に役に立った”と話す職員は多いという。

「業務効率化に関する当社のアンケートでは、職員1人当たり年間約98時間もの削減効果が出ていることが分かっています。さらに、都合の良いときに返事ができるチャットは、相手の時間を奪うことがありません。職員間で声をかけやすくなるため、職場の風通しも良くなります」。互いに声をかけ合える環境は、DX分野をはじめ、様々な業務で必要になる“協働”意識の醸成にも役立つだろう。

今年7月には、LoGoチャット上でChatGPT（以下、チャットGPT）を使える「LoGo AIアシスタントbot版」をリリース。「自治体業務にどのように活用できるのか、すでに先進自治体では検証が始まっています。このような動きに合わせ、気軽に検証できる環境をLoGoチャットで提供したいと考えたのです。まずは使ってみることで、業務に役立つのかなどを吟味して、理解を深めてもらいたいですね」。

全国で無数に生まれる業務改善が“正のループ”をつくり出す。

LoGoフォームは、給付金の申請・証明書の発行申請・イベント予約など、自治体の様々な業務をデジタル化する。例えばアンケートを取る場合、用紙の配布・回収・集計という一連の業務がURLの配布だけで済むようになる。「負担が軽減される上、住民から便利になったと喜ばれ、職員のモチベーションがアップ。職員はより便利なものを目指し、住民がさらに喜ぶという、正のループができるのです」。

こうして活用が進むと、住民や職員から“ここがもっと便利になれば”という声も上がってくる。そんな声に応えたのが、今年4月にリリースされた新機能の“デジタル窓口”だ。「申請後の事務処理まで行える機能を実装し、自治体と住民が双方向でコミュニケーションを取れるようにしています」。“こんな機能を待っていた”という反応が寄せられ、すでに多くの自治体で導入されているそうだ。

「大切なのは、職員がデジタルツールを使ってアイデアを広げ、それが成功体験を生んで、次のステップにつながっていくこと。その結果、DXが楽しいものになっていくはずです」と、木澤さんは期待を込めて語る。「“自立した持続可能な地域をつくる”が当社のビジョン。便利なツールを活用して、空いた時間を地域に向き合うことに使ってほしい。私たちも全力でサポートしていきます」。

トラストバンク
取締役 兼 パブリテック事業部長
木澤 真澄（きざわ ますみ）さん

自治体への導入状況

※自治体に準ずる特別地方公共団体を含む
※令和5年5月 トラストバンク調べ

業務効率化の事例

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