“脱・メール”を実現！複数の自治体や団体をつないで業務効率化。

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自治体の業務では、ほかの自治体や外郭団体などと連絡を取ることも多い。宮城県の市町村課では、そうした一連の作業をクラウドの活用で効率化している。取り組みの中核を担うコミュニケーションツールについて、開発の経緯を聞いた。

※下記はジチタイワークスVol.17（2021年12月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
[提供]サイボウズ株式会社

煩雑な業務をスマート化し職員の疲弊を防ぐ取り組み。

宮城県利府町職員の松木さんは、令和２年度から県に派遣され、市町村課の任についた。そこで直面したのが膨大な事務作業だった。「国から受けた調査依頼を市町村などに展開し、取りまとめるのですが、その業務量に驚きました」。市町村課がやりとりをする団体は51もある。しかも、調査依頼は、通知文書、調査概要、入力用、取りまとめ用などいくつものファイルに分割されて送られてくることが多い。これらを整理・統合して51の団体にメールを送るのだが、送付先によってサーバーの容量制限が異なる上、圧縮したデータを受信できない団体もあるという。そのたびに確認や再送信の作業が発生する。また、51通送付したら、51通返事がくる。どこから返事が来ているか、どのメールに返信が来ているかを把握するだけでも膨大な作業量だ。

同課の榊原さんは、こうした作業を効率化できないか課内で議論を進め、その内容を「サイボウズ」に相談。そこで得た回答が“kintone（以下、キントーン）なら解決できる”というものだった。このツールは同社の業務改善プラットフォームで、クラウドサービスとして提供されているので、すぐに実装できる。まずはやってみようと、同課は新しい仕組みの開発に向けて動き出した。

“スモールスタート”からの段階的な導入がカギに。

令和２年12月、まずは市町村課でテスト導入。課内で開発チームを結成し、アイデアを出し合った。そして完成したのが、幅の広い情報共有機能とデータベースを併せ持つ、キントーンベースのコミュニケーションツールだ。愛称を「コネミヤ（Connect-MIYAGI）」とし、まず、メールに代わる連絡手段としてテスト運用。松木さんは「ノーコードで開発できたため、業務用アプリの作成や改修もスムーズにできました」と振り返る。

テストで手応えを得た後は、課内の“班”単位でトークルームを作成。案件ごとにスレッドを立てる方式を採用して、令和３年２月から市町村を加えた２次テストを開始した。新しい方法に戸惑う団体もあったが、「次第に使いやすさを理解してもらえました」と松木さん。

テスト運用を終え、同年４月から同ツールは本格稼働を開始。その効果はすぐにあらわれた。通知や調査依頼は一斉配信でき、開封・提出履歴なども一目瞭然。また、市町村からも“添書やメールをつくる手間がなく効率的だ”などの反応が寄せられ、送受信時のトラブルも減少したという。

アイデアの共有を進めつつ業務効率化の輪を広げる。

運用開始から半年が過ぎ、同ツールはその本領を発揮している。これまでは、たとえ近隣であっても自治体間の交流は少なかったが、現在においては、独自に市町村や団体が意見交換や資料の共有を進めているという。「メールを代替するだけでなく、情報交換の場でもあるということが浸透していったようです」。また、この新しい取り組みに庁内からも反応があり、職員から“キントーンについて詳しく教えてほしい”という声が徐々に聞かれるようになったという。

こうした変化を感じながら、榊原さんは次のような目標を描いている。「当課には市町村からの派遣職員も多くいます。彼らがこれらツールの有用性を学び、派遣元にノウハウを持ち帰ることで効率化も加速するはずです」。松木さんも「このツールを将来的には、テレワークや災害発生時の緊急対応といった分野にも役立てていきたいです」と今後を見据える。

職員の熱意がつくり上げたコミュニケーションツール。同課の取り組みが今後どのような発展を遂げるのか注目していきたい。