＋αの全戸配達サービスが、自治体の“広報戦略”と“業務効率化”を支える！

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＋αの全戸配達サービスが、自治体の“広報戦略”と“業務効率化”を支える！｜ジチタイワークスWEB

自治体が届けたい情報を届けるべき相手に確実に。

広報紙やハザードマップなど、全戸に届けたい紙媒体は、自治会や新聞折込など様々な方法で配布されている。しかし近年、自治会加入率の低下や役員の高齢化などにより、情報を届けにくくなっている。新聞折込もまた、購読者数が減少し、世帯カバー率は下がる一方だ。民間の業者に委託するにも、自治体が希望する仕様を実現できるポスティング会社は、実は非常に少ないという。例えば、広報紙は空き家を除く全戸に配布したいが、ごみカレンダーは事業所を除外したいなど、同じ自治体でも媒体の伝達目的によって要望は異なる。

それらの要望に対応するサービスが、YDMの「YDMエリア便」だ。「これまで当社は民間企業との仕事が主でしたが、自治体からの問い合わせが増え、お話を聞くと様々な困り事や細かな要望があることが分かりました。それで、自治体向けにもサービスを提供することになったんです」と、城代さんは話す。

誰一人取り残さない全戸配達を目指すには。

ひと口に全戸といえども、住居兼店舗や個別ポストのない住居型老人住宅など、形態は様々。広報物の内容だけでなく、情報を求める住民に確実に届ける配達の質もまた、自治体に必要とされる広報力だ。

自治体の要望に応えられる配達のカスタマイズと品質。

同社の強みの１つは、配達プランをきめ細かにカスタマイズできる点だという。設定できる項目は多岐にわたり、サイズ・重量・配達期間をはじめ、事業所への投函・非投函、地図上では把握しにくい複数世帯住宅や住居兼店舗への配達方法など、目的や予算に合わせて様々な要望をヒアリングする。「まずは依頼主の意思、やりたいことは何かをお聞きすること、そしてそれを実現する最適なプランの提示に努めています」と久木野さん。

実際の配達業務でも、常にサービスの改善を図ってきたという。その１つが、業界で先進的に導入されたリアルタイムGPS管理システムだ。移動ルートがGPSでリアルタイムに記録・追跡できるため、“配達軌跡”をエビデンスとして提示することも可能だ。配達スタッフ育成の場では、基本の配達方法と配達物ごとの２種のマニュアルを準備し研修。研修後にはさらに理解度テストを行うなど、その徹底ぶりにもノウハウが活かされている。「チラシ１枚でも、自治体にとっては住民一人ひとりに伝えたい大切な情報。私たちは“配布”でなく“配達”という言葉にこだわります。情報を１軒１軒に確実に到達させることで、要望にお応えしています」。

ワンストップのサービスで業務効率化にも寄与する。

こうしたサービス品質が評価され、ある自治体では、従来自治会を通して配っていたごみガイドブックの全戸配達業務をYDMに相談。その際、配達物のラッピング加工と、住民からの問い合わせに応対するコールセンターの設置も併せて委託したという。城代さんは「担当者との打ち合わせ時にたまたま“配布期間中は電話が鳴りやまない”という言葉を聞いたんです。配布物の制作や印刷の手配、自治会への配布依頼だけでなく、“届いていない”“もう１部ほしい”といった配布後の問い合わせ応対まで、職員の方々が全て行っていたことに驚きました」と振り返る。すぐに同社のコールセンターサービスを提案し、打ち合わせを重ねていった。

同社ではこのコールセンター業務においても、案件ごとのマニュアルを作成。連絡が入れば再配達するなど、柔軟な体制を整える。自治体担当者からは「確実に配達できた上、応対の時間が減り、ほかの業務に集中できた」という感謝の言葉が届いたそうだ。

配達やコールセンター業務に加え、配達物の制作から印刷といった分野まで、全工程をワンストップで対応できる同社。業務効率化や広報戦略を支える力強いパートナー候補として、まずは話
を聞いてみてはいかがだろうか。

YDM株式会社
左：東日本担当マネージャー　久木野妙子（くきのたえこ）さん
右：西日本担当　城代博光（じょうだいひろあき）さん