全国の自治体において、自治会役員の高齢化と担い手不足が深刻な課題となっている。約1,500の自治会を抱える同市も例外ではなく、運営にかかる負担の軽減を図る必要があった。「自治体が発行する広報紙や催しの案内など、各種配布物は公民館を拠点に各自治会へ届けられます。ここは150部、ここは36部というように、必要な枚数を数えて仕分けし、配布していました。ただ、この方法では公民館職員だけでなく、自治会にも大きな負担がかかっていたのです」と宮﨑さん。配布物は、公民館から自治会長、班長を経て各世帯へと順次届けられる。受け渡しのたびに、班ごとや戸数ごとの仕分けが発生し、天候に関係なく重い配布物を運ばなければならなかった。万が一、部数が不足すれば数え直しや公民館へ不足分を取りに行くといった二度手間が生じる。こうした背景もあり、自治会からは“公民館から受け取った数が間違っている”など不満の声が寄せられることもあったという。

「情報を受け取る市民側では、回覧が滞って行事の案内が開催後に届いたり、すぐにまわさなければという意識から内容を十分に確認できなかったりするケースも少なくありませんでした」。このように、従来の方法では自治体から市民に情報が届くまでの過程に課題が多く、紙の配布物と回覧板を前提とした情報共有のあり方を見直す必要に迫られていた。

自治会運営のデジタル化に向け電子回覧板の導入を決定。

同市は、配布負担の軽減と担い手不足解消を目指し、令和6年度に研究会を開催。自治会連合会長や自治会長、公民館職員を交えて、自治会運営のデジタル化をテーマに議論を重ねた。「研究会では、“運営の負担が大きすぎる”“若い世代にも参加してほしい”という声があり、その解決策として市内統一の電子回覧板サービスの導入を決めました」。プロポーザルの結果、「タウンデジボ」を採用。同サービスにより自治体から市民へ情報を直接発信できるようになり、これまで必要としていた物理的な仕分けや配布作業を大幅に軽減できると考えたという。市が主導して全域に導入することで、自治会の費用負担や地域間格差の解消を図るねらいもあった。

「市内全域への導入にあたって、充実した機能や運用のしやすさ、そして費用対効果に優れていたことが大きな決め手でした。このサービスの導入により、市民は手持ちのスマートフォンからアプリを立ち上げるだけで、地域の様々な情報を確認できます。画面構成や操作がシンプルで分かりやすく、利用者の負担も抑えられると感じています」。

デジタル導入を契機として若い世代の参画を促進したい。

同市では、サービス導入に向けた説明会を各地区で順次実施している。高齢の役員も多いため、アプリの操作に対して不安を抱く人も少なくないという。ところが、説明会で実際に画面に触れるとその反応が変わるそうだ。「当初は不安を感じていた人でも、“触ってみたら意外と簡単”と好感触です。イベントの中止や訃報などの緊急連絡に加え、毎朝のごみ出し通知も、即座に届けられるようになりました。とはいえ、デジタル対応が難しい市民を取り残さないよう、当面は紙の配布物も併用していく予定です」。すでに紙の運用がなくなる兆しが見えてきた自治会もあり、手応えを感じているという。

同サービスは、新たな担い手の確保や、地域への関心を醸成する契機としても注目されている。「今後は、タウンデジボを浸透させ、導入率を徐々に上げていきたいと考えています。サービスの利用をきっかけとして、デジタルツールを使いこなす若い世代が自治会運営に参画してくれることを願っています」。地域の実情に合わせながら、着実に歩みを進める同市。持続可能な自治会運営とコミュニティの活性化が期待される。

各世帯に寄り添いながら地域のつながりを豊かにする。

「タウンデジボ」は、紙の回覧板や配布物をデジタル化し、アプリで確認できる電子回覧板サービスだ。住民生活の利便性を高め、自治体・自治会双方の運営効率化をサポートする。

運営をラクにする「世帯登録方式」

紙を使いながらデジタル化を推進

多くのアプリは未登録者の把握が難しいが、同サービスでは世帯リストの事前登録により参加状況を可視化できる。世帯名の登録は必須ではないものの、登録することで運用管理がより容易になる。

住民の迷いを減らす情報集約

発信窓口の一本化で利便性を向上

自治体・公民館・自治会がそれぞれ発信していた情報をアプリに集約。住民は、紙やホームページ、SNSなど個別に確認する手間がなくなり、迷わず必要な情報へアクセスできる。

自治体が導入するメリット

❶ 共通インフラの構築

自治体が主体となり一斉導入することで、地域格差がなくなり共通のインフラとして定着させやすい。自治体内の転居なら、アプリを継続して利用可能だ。

❷ 発信経路の整理・統合

行政案内、防災情報など、部署ごとに分散していた発信ルートを統合できる。住民へ直接情報を届けることができる上に、発信経路の整理で周知の効率化を図れる。

❸ 多様な世帯への配慮

紙配布を不要とする世帯を把握でき、紙とアプリを併用して運用できるため、高齢者やデジタルが苦手な人も取り残されない。情報アクセスの公平性を担保できる。

地域の実情に合わせて導入から活用まで支援する

行事連絡や災害時の安否確認など、幅広い場面で活用できるのがポイント。同社による伴走支援で現場の不安を軽減する。

様々なシーンでのアプリ活用例

不安を安心に変える企業のサポート

企業担当者の思い

永和システムマネジメント
サービス担当
柳原麻里（やなぎはらまり）さん

実体験を原点に現場の負担軽減を目指す

自身が自治会で班長を務めた経験から、紙の仕分けや配布が現場の大きな重荷になっていることを痛感しました。開発にあたり多くの公民館を訪ねると、現場が求めているのは、“紙をなくすこと”以上に“労力の軽減”であることが分かったのです。そこで、無理にデジタルの一本化を迫るのではなく、紙が不要な世帯を可視化して、デジタルと併用しながら徐々に負担を減らせる世帯登録方式を取り入れました。操作性も、メッセージアプリで写真を送る程度のスキルを基準に、シンプルさを追求しています。マニュアル不要で直感的に使えるよう、あえて機能を絞りデザインにこだわりました。本サービスが自治会運営の負担を軽減し、地域のつながりを支える一助となればと考えています。