事務の集約化

人事

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取組概要

　これまで各課に配置されていた事務補助員を総務課に集約し、集中型の業務管理を行うことにより、臨時的・単発的な雇用を廃止し、事務の効率化を図る。

取組期間

令和２年４月１日～継続
※本記事は愛媛県主催の「行革甲子園2020」の応募事例から作成しており、本記事の内容はすべて「行革甲子園」応募時のもので、現在とは異なる場合があります。

背景・目的

　令和２年度からの会計年度任用職員制度の導入による人件費の増大及び人材不足、令和３年度中の新庁舎への移転を見据えた働き方改革等へ対応するため、これまで各課において雇用していた事務補助員について総務課に集約し、平準化と効率化を図る。

取組の具体的内容

・事務補助員（会計年度任用職員）を総務課に集約する。
・事務補助員は７時間勤務とし、早出・遅出勤務に分割する。
・事務補助員には、主担当課及び副担当課を割当てる。
・通常の定期的業務の他に依頼したい業務がある場合は、総務課に業務依頼を提出する。
・依頼のあった業務について事務補助員を割当てる。
・イベントや臨時的業務に係る一時的な雇用は廃止する。

取組の効果・費用

　昨年度までフルタイムで雇用していた事務補助員の集約を行い、事務の平準化・効率化を図ることにより、パートタイムでの雇用が可能となった。
　また、繁忙期やイベント、臨時的業務のための一時的な雇用を廃止することにより、人件費の削減に繋がった。

【集約前】　R２.１.１現在　１０名　週38.75h勤務（フルタイム）
【集約後】　R２.４.１現在　７名　週35.00h勤務（パートタイム）

取組を進めていく中での課題・問題点（苦労した点）

　これまで各課に配置されていた事務補助員を総務課に集約するにあたり、これまでの固定概念から職員の理解を得ることが難しい場面もあった。また、現庁舎では執務スペースが限られていることから、配置スペースの確保（レイアウト）に苦労した。