大規模イベントから講習会まで運営業務DXで現場をラクに。

宇都宮市
総合政策部 デジタル政策課
主任主事 川俣 有輝（かわまた ゆうき）さん

市内で開催する成人式の受け付けを間違いなくスムーズに行うために。

自治体の恒例行事となっている成人式。同市でも毎年実施しているが、アナログな運営方法に課題を感じていたという。「これまでは、受け付けに時間がかかって混雑してしまうという課題がありました」と話すデジタル政策課の川俣さん。対象者にはがきを送り、当日は参加者がそれを受け付けへ持参するが、忘れた人には名前と住所を書いてもらう必要があった。さらに、クーポン券付きはがきの場合は、もぎり作業が発生。回収したはがきの数え間違いもあったという。また、参加者数を本部に電話報告する際は、約25カ所の会場から一斉に連絡が入るため、つながりにくくなる問題も。

そこで、成人式の所管課である生涯学習課からデジタル政策課に相談があり、運営業務をデジタル化する検討が令和5年度に始まった。「合意形成を進める中で、成人式だけではなく、ほかのイベントにも汎用的に使えるシステムを導入することになりました。生涯学習課と一緒に情報収集を行い、じっくり選定を進めました」。令和6年7月に公募を行い、複数の企業から情報提供を受けた。その後、サービスのトライアルを含めて約2カ月かけて比較検討し、10月にシステムを導入した。

セキュリティ要件、定額の料金体系、汎用性を重視してシステムを導入。

同市が導入したのは、「フラッグシステム」が提供する「イーベ！」だ。イベント開催時の告知、受け付け、決済、アフターフォローまで一元管理できるシステムとして、自治体や企業で使用されている。選定の決め手となったのは、セキュリティレベルの高さ、予算管理がしやすい料金体系、全庁的に使える汎用性の高さだった。操作方法がシンプルで、所管課の職員が直感的に使える分かりやすい設計も評価したという。「クラウドサービスの導入は、自治体のセキュリティポリシーを踏まえた運用が肝になってきます。当市ではちょうどセキュリティに関するルールを改訂していた時期で、サービスが要件を満たしているか、運用に問題はないかなど、企業側にも確認してもらいながら乗り越えることができました」。

導入後、令和7年の「二十歳を祝う成人のつどい」ですぐに運用を開始。参加者はメールで送られてきた申し込みフォームに回答すると、入場用の二次元コードが付与される。当日はそれを提示するのみ。これによって流れがスムーズになり、受け付け業務にかかる時間は合計約28時間から約7時間へと削減された。手作業によるはがき集計や参加者数の電話報告も不要になり、スタッフの負担が大幅に軽減されている。参加者のアンケートでも約95%の人が“便利だった”と回答。「リマインダー機能もあり、開催前の事前連絡と併せてインフルエンザの注意喚起を行いました。キャンセル防止などにも役立つので便利です」。

市民と職員の双方に喜ばれ役立つ仕組みを広げていく。

現在、同システムは庁内の様々なイベントや講習会でも使われている。デジタル政策課が全体の管理者アカウントをもち、そこにひも付く形で所管課に個別のアカウントを割り振って運用している。「様々な部署で使いやすく、汎用性の高い仕様だと感じています。基本的な使い方を1時間ほどレクチャーすると、あとは現場で設定して使いこなしています」。

イベントに合わせて柔軟に追加できる機能があり、人気のあるパブリックビューイングではキャンセル待ち機能を活用しているという。また、参加費が必要なウォーキング大会ではチケット機能を利用し、申し込み後に金額や振込先の案内をメールで自動送信している。

同市では庁内への普及を目的に職員向けDXツール展示会や同システムの体験会を実施。「展示会では、実際に使った職員が、他部署の職員に勧めるという口コミによる広がりも生まれました。大事なのは、市民と職員、どちらにもメリットがあることだと思います。このシステムはそれを体現できるので、もっと活用を進めていきたいですね」。

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