1万世帯に及ぶ給付事業を、外部委託で迅速かつ円滑に。

足立区
教育委員会事務局
学校運営部 学務課
担当係長 三木 雄太（みき ゆうた）さん

足立区
教育委員会事務局
学校運営部 学務課
主任 小林 達生（こばやし たつお）さん

約1万世帯を対象にした広範な事業に担当者2人で対応する必要があった。

同区は、幅広い子育て支援を検討するため、令和6年度に子育て世帯を対象にアンケートを実施。理想とする子どもの人数がもてていない理由として“子育てや教育にお金がかかりすぎる”との回答は6割を超えた。そこで、ランドセルや標準服の購入など入学時に多額の費用がかかる点に注目し、家庭の経済的負担を軽減する施策を打ち出した。

この事業は、小・中学校の新1年生となる児童・生徒を対象に、1人当たり10万円の入学準備金を支給するもの。学校教育法にもとづく従来の就学援助制度とは異なり、同区では所得制限を設けず、独自の施策として支援を広げた形だ。

対象は約1万世帯にのぼるが、実務に当たる職員は2人。さらにオンラインと郵送での申請を想定したものの、教育委員会がもつ既存のシステムではこの給付スキームに対応できず、ゼロからの体制構築が必要だったという。「該当者ごとの個別ページで受付状況や不備を一元管理し、重複申請も自動チェックできる仕組みが不可欠でした。加えて、書類の発送や審査、給付データの作成といった膨大な事務作業が短期間に集中するため、今の体制ではパンクしかねません。できる限り業務を委託する前提で検討しました」と三木さん。

委託内容は、給付金システムの提供、申請書の制作・印刷・封入封かん・発送、申請内容の審査などを想定。概算費用の算出のため、事業者に問い合わせるなど令和7年4月頃から調査を開始した。

申請にまつわる業務を委託し無理なく運用する体制を構築。

オンラインと郵送での申請を並行する上で、膨大な事務作業をミスなく処理するためのポイントとなるのが給付金システムだ。事業者との契約後に専用のシステムをオーダーメードで構築することは、限られたスケジュールと費用の両面から現実的ではなかった。「事業者に、給付金システムの既存パッケージがあることを重視していました。さらに、大量の個人情報を扱うため、セキュリティ面に十分配慮する必要がありました」。

入札を経て、給付金事業で多くの実績をもつ「マックスコム」への委託が決定。同区の住民税非課税世帯給付金事業で実績があったことも信頼につながったという。同社は既存パッケージを活用して、委託決定から3週間程度で給付金システムを構築。該当者データのクレンジングから申請書の制作～発送、システム入力や審査、給付データの作成、未申請者への確認までを一括して対応した。

作業状況はオンラインで随時共有され、区側は全体の進捗をチェック。現場で判断できない問題が発生した際は、同社の責任者が内容を取りまとめて区の担当者に問い合わせを行い、現場へフィードバックする体制を敷いた。「例えば、該当者データを児童手当や生活保護のデータと照合する作業一つとっても、高い専門性が求められます。事故を防ぐためにも、各業務にノウハウをもつ委託先と連携することで、極力ミスを防ぎたいと考えました」。

オンラインと郵送申請で大半の世帯の手続きが完了。

締め切り間近の段階で、対象世帯の9割以上、最終的には99%が申請を完了したことに、手応えを感じているという小林さん。「比較的若い世代が多かったこともあり、オンライン申請は約7割という結果になりました。電話などでの問い合わせも少ない傾向にあったと思います」。区民からは早くも給付金に対する喜びの声が届いているそうだ。

事業の大きな推進力となったのは、実務の大部分を一括して業務委託したことだ。「今回の事業を振り返ると、外部への委託によって職員の負担を抑え、ミスを防ぐ体制を整えられたことが非常によかったと思います。私は個人情報の漏えいなどの事故防止を最優先に考えていますが、委託先もその重要性を深く認識し、審査や情報管理におけるダブルチェックを徹底してくれました。スケジュールや費用のバランスが取れた提案内容も含め、納得のいく形で進められたと思います」と評価する。

事業の根幹にあるのは、“区民のために何をすればいいか”という職員の思いだ。今回のような事業では、実績豊富な事業者への包括委託が、円滑な運営を支える大きな力となるだろう。実務の効率化はもちろん、複数の事業者と個別に契約を交わす工程を一本化できるメリットは大きい。これにより、区側は区民対応や広報など、本来担うべき業務に注力する時間を創出でき、よりよい住民サービスの提供へとつながっていくはずだ。

三木さんは「オンライン申請が約7割となった一方、公平性を保つため紙の申請の併用も重要です。今後も子どもや若者の夢を応援できるよう、着実な運用を追求していきます」と語る。区民に寄り添い、柔軟な支援を模索しつづける同区の取り組みに、今後も注目したい。

学童保育の事務処理を事務局でまとめて効率化。

学童保育の現場では、紙の申請が中心で、住民には来所の負担、施設には対応の負担、そして自治体には事務の負担があるという。そこでマックスコムは、オンライン申請と事務局運営を一体化。紙の申請も併用できる多様な窓口を整え、事務を丸ごと代行することで、効率的な運用と子育て環境の向上を支援する。

それぞれが抱える学童保育の負担

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専用システムを活用したスムーズな申請業務

分かりやすい仕様で受付から審査業務まで一気通貫のシステム

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同社は子育てサポート企業として、現場支援を通じて子どもの育成を後押ししている。学童保育におけるWEB申請や施設間で行うリアルタイムな情報共有など、データ連携や運用のデジタル化に課題があるなら、相談してみては。