備品調達業務から始めるDXが庁内のムダを減らす第一歩に。

情報政策

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在庫管理や請求業務を効率化する備品一括購買システム

日々大量に使用するコピー用紙など、消耗品の在庫管理や請求作業といった一連の業務に悩む自治体は少なくないだろう。まんのう町では、３町の合併を経て顕在化した備品購入の課題をDXで解決に導いたという。

※下記はジチタイワークスVol.40（2025年10月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
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購入品の重複や複雑な在庫管理など3町合併で直面した備品調達の課題。

平成18年、近隣3町の合併により誕生した同町。いわゆる平成の大合併で、地方行政の基盤強化のための変革だった。しかし、様々な業務に奔走する現場では、予期せぬ混乱や管理の難しさに直面した部分もあったようだ。その一つに、事務用品などの購入・在庫管理の煩雑さが挙げられる。「合併時は今ほどインターネットの普及が進んでおらず、注文は地元を含む業者との対面や、電話・ファックスで行っていました。また、部署ごとにそれぞれ、複数の業者から購入していたそうです」と阿宅さんは振り返る。

また、業者が複数存在するだけではなく、購入品の重複も発生していたため、在庫管理に大きな負荷がかかっていた。購入品を集約する倉庫は総務課が管理していたが、目が行き届かない部分があり、未使用のまま劣化してしまった備品が大量に見つかることもあったという。

「従来のやり方では注文から商品が届くまでに日数を要していました。また、業者によっては商品の取り扱いがない、調達したいタイミングに納品が間に合わないなど、非効率な部分も多くあったようです」。そんな課題を解決しようと、平成27年5月に、事務用品などの通販を行うアスクルの一括購買システム「ソロエルアリーナ」を導入した。

スピード納品とコストダウンが実現しWEBでの一元管理システムに手応え。

同システムは自治体単位で契約を行い、代表者による管理権限、課ごとの管理権限、個人の注文権限という3つの階層で運用する。そのため、庁内全体の購買状況が可視化できるようになった。「購入先の業者がバラバラだったことに特に理由はなく、これまでの慣例に従っていただけでした。アスクルはすでに複数の部署で利用していたので、使用感が変わらないことも導入につながったのだと思います」。

基本的には注文の翌営業日に届くため、タイムラグが少なく在庫管理も効率化。さらに、WEBで購入履歴を確認できるので、注文の重複を避けたり、再注文がスムーズにできたり、工数削減にも寄与しているという。

半年間の利用金額に応じて割り引きされるボリュームディスカウントも決め手だった。導入をきっかけに、庁内で大量に使用するコピー用紙は同課で一括購入して、各課が使用する分を倉庫に取りに行く仕組みを整備。これにより、ムダを省き、コストダウンを実現した。「物によってはこれまでお願いしていた業者を利用するケースもありますが、業者の同意と同システムへの登録があれば、職員はWEB注文が可能になります。こうした利便性の高さが、発注の透明化につながっていると感じます」。

身近な備品調達業務を入口にDXを広げ工数削減につなげる。

自治体DXの視点からも、同システムは効果的だったという。「導入は約10年前ですが、当時から多少なりともDXの意識はあったようです。業者ごとに異なる様式やファックスを使った発注は、誤発注・誤発信などのミスにもつながりかねません。請求書も複数あり、明らかに非効率な状況でした。これらをWEBで確認できるようになったことで、DXが受け入れられたのだと思います」。

同町をサポートする「清和ビジネス」の担当者からは、庁内における発注状況の定期報告のほか、価格と工数の最適化を図るための提案があるという。利用についての困り事にも、担当者によるフォローがあるので心強いそうだ。同課では購買データを活用して、適切な購入・管理を各課に呼びかけている。

「導入によるコストダウンも大きなメリットでした。しかし、それ以上に発注から在庫管理までの一連の工数削減の影響が大きく、助かっています」。

WEB注文が一般的になった近年においても、電話・ファックスで発注を続ける自治体は少なくないという。職員にも身近な備品調達のDXは、業務改善に直結することを教えてくれた。