左：建築指導課
課長補佐 相川 琢（あいかわ たく）さん
右：建築指導課
主任 吉野谷 恵祐（よしのや けいすけ）さん
約2,000件の事務作業と電話連絡に多くの時間と手間がかかっていた。
令和4年、建築部局のDXとして“許認可プラットフォーム”の構築を見据えはじめた同市。これは、事業者や地域住民が来庁せずとも、全ての許認可を電子上で行うことを目指すというもの。そこでフェーズ1として、令和7年までに市内で建築される物件の法定書類を電子化することに取り組んでいる。というのも、それまでは、指定確認検査機関からの法定書類などを郵送やファックスで収受しており、この処理が業務を圧迫していたという。
「建築される物件は年間約2,000件。合計約16万枚からなる紙の書類をシステムへ取り込むだけでなく、押印決裁や膨大な資料の保管も課題でした。相手が電子データをわざわざ印刷して郵送し、こちらがスキャンしてデータ化するという、ムダが発生していました」と吉野谷さんは振り返る。書類内容について電話確認も多く、「担当者につながるまでの待ち時間など、とにかくムダな“時間”を削減し、大事な仕事に集中できる環境を整えたいと思っていました」と話す。
こうした課題の解消を目指し、サービスを検討する中で「Box Japan（ボックスジャパン）」が提供する「Box」に注目。容量無制限で利用できる点やISMAPに登録されるなどのセキュリティ面が評価され、令和6年10月より試験運用を開始した。
データ上でのやりとりが可能になり、確認作業や時間の制約を大幅に削減。
同サービスはPDFやWord、Excelなどのファイル（コンテンツ）を管理・活用できるプラットフォーム。その中でファイルの編集や外部との共有ができ、さらに電子サイン機能やワークフロー機能も備えている。相川さんは「電子データで書類を収受している場合は、Box内で検査機関と共有でき、修正箇所や疑問点について直接コメントを記入できます。時間を問わず確認でき、電話連絡が不要になりました」と話す。
導入にあたり、検査機関がこれを認めてくれるかどうかがハードルだった。「当市のBoxを使用するのに、相手の費用負担はありません。しかし、当市だけ業務の流れを変えると相手にとっては煩雑となります。そこで近隣自治体にも声をかけて仲間を増やしました」。デモ環境で事前に様々な機能を試したことで、検査機関や近隣自治体への説明もスムーズに。「予算取りも非常に大変だったのですが、何ができ、どう変わるのかの根拠をデモ環境で積み上げて説得材料としました」。「Box Relay（リレイ）」というワークフロー機能により、令和7年3月時点では、収受書類の約80％にあたる年間約7,000件分の押印決裁が100％電子決裁に。年間約700時間の削減を見込んでいるという。
相互理解を深めて規定を改訂し職員の意識にも変化が生まれた。
DX推進には“組織の横断的な連携”が欠かせなかったという同市。デジタル推進室の伴走や、他課の協力があったからこそ実現できたと相川さんは話す。「そもそも当市における公文書の取扱規定では、クラウド上での文書保管や電子決裁は認められていなかったんです。そこで、導入のメリットを理解してもらうために、まず私たちが文書管理部署の業務を理解することから始めました。そして、この業務がこう変わるよ、という一歩踏み込んだ提案をすることで徐々に理解を得て、最終的には規定の大幅改定に至りました」。
今回の対象業務は法定事務であり、多くの自治体が同様の課題を抱えているのではないだろうか。「最初は電子化など全く考えられない状況でしたが、今は職員のマインドが変わりました。これから加速度的にDXが進むのではないかと思います」と吉野谷さん。最終的な目標である許認可プラットフォームの実現に向けて「現在の機能を最大限に活用し、フェーズ1である審査報告書の電子化は概ね完了したと思っています。フェーズ2で電子申請に取り組み、さらなる業務効率化を目指します」と締めくくってくれた。
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