クリッピングにかかる手間を減らして、業務を効率化する。

行方市
元・企画部 政策秘書課 主任
（現・経済部 ブランド戦略課 主任）
大川 勢（おおかわ りょう）さん

毎朝行う新聞記事の確認業務を効率化するための方法を検討。

同市では、地方紙と全国紙の計7紙分の新聞を毎朝チェックする作業がある。リリースなど、同市に関する情報が掲載されていないか全紙を1面ずつ手作業で確認し、切り取ってから課内に共有するというものだ。「各新聞の紙面チェックに大きな負担を感じていました。特に休日明けの月曜や長期休暇後は、チェックする量が膨大です。また、手作業では漏れが生じやすく、“今朝の新聞にあったこの記事が見当たらない”と指摘されることもありました」と大川さん。

そこで同市は、業務効率化を図るためクリッピングサービスを探しはじめた。しかし、新聞に掲載された記事を許可なくコピー・スキャンして回覧すると、著作権を侵害してしまう。庁内では、著作権への理解が完全に浸透しているとはいえない状況だったため、著作権許諾済みのサービスであることを条件とした。これを満たしていたのが、「エレクトロニック・ライブラリー（ELNET）」の「モーニングクリッピング メール型」だ。「著作権の許諾が得られており、当市に関する記事の見出し一覧を、毎朝メールで届けてくれます。さらに、各記事の広告費換算値を算出できる点も魅力でした」。情報発信の成果を可視化できることが、導入の決め手だったという。

30分の作業が5分に短縮され、日々の業務負担とコストを削減。

同サービスの導入を決めた後、予算の確保には苦慮したそうだ。当初は市長や副市長、広報担当のほか、他部署での活用も想定して複数アカウントの利用を検討していたが、予算の確保が困難だったという。「予算を確保するために、同サービスの利用で著作権問題がクリアできることに加え、様々なデータを取得できて、導入効果が大きいことをアピールしました」。広告費換算値や掲載件数など、広報活動の効果を数値で確認できるようになると伝えると、3アカウントでの利用が可能となった。

利用が開始されると、毎朝30分かかっていた作業が5分に短縮されるなど、大きな効果を感じたという。これまでは紙面を確認し、手作業で記事を切り取った後、それらをまとめて市長や職員へ回覧していた。導入後は、記事の見出し一覧がメールで届き、同市を取り上げた記事だけを印刷して回覧するフローに変わった。「毎日の作業が25分削減され、業務負担だけでなく人的コストも削減できています。朝の時間にゆとりが生まれ、気持ちの面でもラクになりました」。

取得データを広報活動に活用し、より効果的な施策の実施へ。

同市では、“マスメディアに取り上げられる件数を年間100件”とKPIに設定し、広報活動を行っている。以前は、KPIの進捗確認にも多くの手間と時間を要していた。しかし、同社から1年分の記事リストが届くようになったため、掲載数の確認が容易になったそうだ。どのような情報がメディアに響くのか分析し、取り上げられやすい情報発信の方法を学んだことで、広報活動の改善を図れたという。「分析の結果、当市では食に関する話題が、全国紙でも取り上げられやすいことが分かりました。特産品のサツマイモへの問い合わせに対応する“行方市さつまいも課”設置のプレスリリースでは、タイトルなどに工夫を凝らした結果、多くのマスメディアに取り上げられました」。

“情報発信で日本一”を重点戦略に掲げ、さらに広報活動に力を入れていく予定の同市。情報発信力を高めるために、市独自のエリア放送や広報紙、公式ホームページ、SNSを活用し、職員や住民が市に関する情報に触れる機会を増やしていく。「今後も、県外にまで届く情報発信を心がけ、当市のことをより多くの人に知ってもらうことで関係人口の創出につなげていきたいと考えています」。令和7年度以降も、幅広い媒体に取り上げられた数や広告費換算値をもとに広報活動を続け、目標に向けた取り組みを進めていくそうだ。